100+ въпроса и отговори за интервю в Excel, за да сте готови за работа

Приложения на Microsoft като Word, Excel, PowerPoint се използват в почти всяка голяма организация, както и от милиони малки фирми, фрийлансъри и предприемачи.

За нещо, което е толкова популярно, има смисъл да имате прилични познания за това как да използвате тези приложения ефективно. При някои работни позиции голяма част от работата включва ежедневна работа с тези приложения.

Бях част от много панели за интервюта, където видях кандидатите да споменават Excel като едно от уменията, в които са експерти, но когато им бяха зададени няколко въпроса, експертизата изчезна.

В случай, че се подготвяте за следващото си интервю и сте посочили Excel като едно от вашите умения, отделете малко време, за да разгледате тези общи въпроси за интервюто в Excel.

Опитах се да покрия всички популярни въпроси за интервюта в Excel, които съм виждал да бъдат задавани, както и някои, които смятах, че би било добре да знам.

Това ръководство може да се използва и от интервюиращи, които искат да преценят уменията на Excel на кандидатите в интервюто.

Забележка: Ще продължа да добавям нови въпроси към това ръководство. Можете да го маркирате, за да можете да се върнете и да го проверите по -късно.

Как да използвате това ръководство за въпроси за интервю на Excel

• Ако имате време, прегледайте всеки от въпросите на Excel.
• Ако искате да научите за конкретни теми, щракнете върху името на темата от съдържанието. След това можете да преминете през всички въпроси на Excel за тази тема.
• В повечето от въпросите е предложено допълнително четене и са свързани съответните уроци. Можете да преминете през тези уроци, за да разберете по -задълбочено темата.
• Ако искате само да получите правилните основи, преминете през всички въпроси, с изключение на тези в полетата, подчертани в синьо. Въпросите на Excel в синята кутия са на напреднало ниво.

Теми за въпроси за интервю в Excel

Въпроси за форматиране в Excel

По -долу са дадени някои често срещани въпроси за интервю за Excel за форматиране (щракнете върху въпроса, за да видите отговора на него).

Какви са различните формати на данни в Excel?

В Excel са налични следните формати:

• Текстов формат - Това може да включва текст, както и буквено -цифрови низове (като ABC123). Текстовият низ може също да включва пунктуация и символи.
• Формат на номера - Има различни формати дори в рамките на числа. Например можете да имате десетични числа, дроби, да имате хиляди разделители и т.н. Без значение какъв формат е приложен, можете да използвате числа при изчисления като събиране, изваждане, деление и умножение.
• Формат на датата - Най -важното нещо, което трябва да знаете за датите, е, че те се съхраняват като числа в Excel. Можете обаче да го форматирате, за да се показва като дати. Например 01-01-2019 ще бъде записан като 43466 в Excel, което е числото за дадената дата. В Excel можете да показвате дати в различни формати, като например дълга среща (01 януари2021-2022 г.), кратка среща (01-01-2019) и др.
• Счетоводен / валутен формат - Когато прилагате счетоводния / валутен формат към число, Excel добавя символа на валутата заедно с две десетични знака.
• Процентен формат - Можете да форматирате числа, които да се показват като процент. Например, можете да направите 0,1 да се показва като 10%, когато приложите процентния формат към него.

Как можете да увиете текст в Excel?

Опаковането на текст в Excel ви позволява да избегнете преливане на текст от клетката. Прилагайки опцията за преместване на текст, можете да се уверите, че целият текст се побира добре в една единична клетка (което обаче може да промени височината й).

За да преместите текст, изберете клетката, отидете в раздела Начало и щракнете върху опцията Прехвърляне на текст в групата Подравняване. Имайте предвид, че това е бутон за превключване, което означава, че ако кликнете върху него отново, той ще разгъне текста.

Как можете да обедините клетки в Excel?

За да обедините клетки, първо трябва да изберете клетките, които искате да обедините, след това отидете в раздела Начало и кликнете върху опцията „Обединяване и център“ в групата Подравняване.

Обърнете внимание, че докато използването на „Обединяване и център“ свършва работата, това не е най -ефективният начин да го направите. Проблемът с използването на „Обединяване и център“ е, че получените клетки няма да се сортират правилно. Правилният начин за обединяване на клетки е чрез опцията „Център през селекция“.

Можете да прочетете повече за сливането на клетки по правилния начин тук.

За какво се използва „Format Painter“?

„Format Painter“ ви позволява да копирате формата от клетка и да я приложите към друга клетка (или диапазон от клетки).

Можете да прочетете повече за Format Painter тук.

Как бихте изчистили цялото форматиране, без да премахвате съдържанието на клетката?

Понякога може да искате да премахнете цялото форматиране (цветове, рамки, стил на шрифта и т.н.) и просто да имате прости данни. Можете да направите това, като изчистите цялото форматиране в Excel.

За да направите това, трябва да използвате опцията „Изчистване на формати“, която може да бъде намерена в раздела Начало в групата за редактиране. Той става видим, когато кликнете върху падащото меню „Изчистване“.

Имайте предвид, че има и други опции - като ясно съдържание, ясни коментари и изчистени хипервръзки. В случай, че искате да изчистите всичко - използвайте опцията „Изчисти всичко“.

Какво е условно форматиране?

Условното форматиране ви позволява да форматирате клетка въз основа на стойността в нея. Например, ако искате да маркирате всички клетки, където стойността е по -малка от 30 с червен цвят, можете да направите това с условно форматиране.

Можете да прочетете повече за условното форматиране тук.

Как бихте подчертали клетки с отрицателни стойности?

Можете да направите това с условно форматиране. Ето стъпките:

• Изберете клетките, в които искате да маркирате клетките с отрицателна стойност.
• Отидете в раздела Начало и кликнете върху опцията Условно форматиране.
• Отидете на Highlight Cell Rules и кликнете върху опцията „Less Than“.
• В диалоговия прозорец „По -малко от“ задайте стойността като 0 и форматирането.

Как бихте подчертали клетки с дублирани стойности в него?

Можете да направите това лесно, като използвате условно форматиране. Ето стъпките:

• Изберете данните, в които искате да маркирате дублиращи се клетки.
• Отидете в раздела Начало и кликнете върху опцията Условно форматиране.
• Отидете на Highlight Cell Rules и кликнете върху опцията „Duplicate Values“.

Как бихте подчертали клетки с грешки в него?

В Excel може да има различни видове грешки - като например #N/A, #DIV/0 !, #VALUE !, #REF !, #NAME и #NUM.

Можете да маркирате всички клетки, които съдържат някоя от тези грешки, като използвате условно форматиране.

Ето стъпките за подчертаване на клетки с грешки:

• Изберете данните, в които искате да маркирате клетките с грешки.
• Отидете в раздела Начало и кликнете върху опцията Условно форматиране.
• Кликнете върху „Ново правило“.
• В диалоговия прозорец Ново правило за форматиране изберете опцията „Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате“.
• В полето за формула въведете = ГРЕШКА (A1), където A1 е активната клетка в селекцията.
• Щракнете върху бутона Форматиране и посочете цвета, в който искате да маркирате клетките.
• Щракнете върху OK.

Как можете да направите текст невидим в Excel?

Има няколко начина да направите това:

• Можете просто да направите шрифта бял и той ще изглежда така, сякаш е невидим.
• [По -добър начин] Можете да промените да направите текста невидим, като промените персонализирания формат. Ето стъпките за това. Изберете клетката, натиснете Control + 1 (задръжте клавиша за управление и натиснете 1). Това ще отвори диалоговия прозорец Форматиране на клетки. В опцията Персонализирано въведете ;;; в полето за персонализирана опция. Това ще направи текста невидим (но той все още ще бъде там).

Въпроси за формулата на Excel

По -долу са някои често срещани въпроси с формула на Excel за интервюта (щракнете върху въпроса, за да видите отговора на него).

Какъв е редът на операциите, използвани при оценяване на формули в Excel?

Следва редът на приоритет във формулите на Excel:

• PАрентеза (Бракети)
• Exponentiation (^)
• Мултипликация или дivision - и двете имат еднакъв приоритет и се оценяват въз основа на това, което настъпи първо
• Адобавка или Сubtraction - и двата имат равен приоритет и се оценяват въз основа на това, което настъпи първо

Лесен начин да запомните това е чрез съкращението PEMDAS - която е първата азбука на всеки оператор.

Каква е разликата между функция и формула в Excel?

Формулата е дефиниран от потребителя израз, който изчислява стойност. Функцията е предварително дефинирана вградена операция, която може да приема определения брой аргументи. Потребителят може да създава формули, които могат да бъдат сложни и да имат множество функции в него.

Например = A1+A2 е формула и = SUM (A1: A10) е функция.

Кои според вас са топ 5 функции в Excel?

Този въпрос често се задава, за да се разбере комфортът на кандидата с функции на Excel. Въпреки че в Excel има 450+ функции и няма определени критерии за избор на първите пет, ето тези, които смятам, че са достойни:

• VLOOKUP
• COUNTIF
• SUMIF
• ГРЕШКА
• ИНДЕКС / МАТЧ

Избрах горните функции, тъй като те не са много основни и са доста полезни за някой, който прави анализ в Excel. Можете също така да разгледате следните функции - SUMPRODUCT, TEXT, SUM, AVERAGE, LEN/LEFT/RIGHT/MID.

Отново няма правилен или грешен отговор на това. Просто се уверете, че знаете функциите, които споменавате.

Тук можете да намерите подробни обяснения за най -популярните функции на Excel.

Каква е разликата между абсолютни и относителни референтни клетки?

В Excel препратка се отнася до препратка към клетка - като A1 или препратка към диапазон - като A1: A10.

Относителни препратки: Това са препратки към клетки, които се променят, когато копирате и поставите формулата, която съдържа препратките. За да ви дам прост пример, ако поставите = A10 в клетка A1 и след това копирате клетка A1 и я поставите в клетка A2, препратката ще се промени на A11. Това се случва, тъй като това е относителна референтна клетка и се променя спрямо клетката, от която е копиран.

Абсолютни препратки: Това са препратките, които остават същите и не променят копиране и поставяне на формулата, която съдържа препратките. Например, ако поставите = $ A $ 10 в клетка A1 и след това копирате клетка A1 и я поставите в клетка A2, препратката ще остане $ A $ 10. Знакът $ преди азбуката на колоната и номерът на реда го правят абсолютен.

Можете да прочетете повече за абсолютните и относителните препратки тук.

Какви са различните видове грешки, които можете да срещнете в Excel?

Когато работите с Excel, можете да срещнете следните шест вида грешки:

1. #N/A Грешка: Това се нарича грешка „Стойността не е налична“. Ще видите това, когато използвате формула за търсене и тя не може да намери стойността (следователно не е налична).
2. #DIV/0! Грешка: Вероятно ще видите тази грешка, когато числото е разделено на 0. Това се нарича грешка при разделяне.
3. #ЦЕННОСТ! Грешкаr: Грешката в стойността възниква, когато използвате неправилен тип данни във формула.
4. #REF! Грешка: Това се нарича референтна грешка и ще видите това, когато препратката във формулата вече не е валидна. Това може да е случаят, когато формулата се отнася до препратка към клетка и тази препратка към клетка не съществува (случва се, когато изтриете ред/колона или работен лист, посочен във формулата).
5. #ИМЕ ГРЕШКА: Тази грешка вероятно е резултат от грешно написана функция.
6. #NUM ГРЕШКА: Може да възникне грешка в номера, ако се опитате да изчислите много голяма стойност в Excel. Например = 194^643 ще върне грешка в числото.

Как можете да се справите с грешките при работа с формули на Excel?

Има различни начини да се справите с грешките в Excel:

1. Можете да подчертаете грешките, като използвате условно форматиране. Това изисква използването на функцията ISERROR при условно форматиране.
2. Можете да използвате функцията IFERROR в Excel, за да получите конкретна стойност в случай, че формулата връща грешка.
3. Можете да използвате ISERROR, за да получите TRUE в случай, че има грешка, и FALSE, в случай че няма.
4. Можете да използвате функцията IFNA за справяне с грешката #N/A.

Коя функция бихте използвали, за да получите текущата дата и час в Excel?

Могат да се използват следните функции:

• TODAY () - Тази функция не приема аргументи и би върнала стойността на текущата дата.
• NOW () - Тази функция не приема аргументи и би върнала стойността на текущата дата и час.

Не забравяйте, че датите и часът се съхраняват като числа в Excel. Така че можете да извършвате операции като събиране/изваждане с тези дати.

Как можете да комбинирате текста от множество клетки, използвайки формула?

За да комбинирате текст от различни клетки, можете да използвате някой от следните три метода:

1. Функция TEXTJOIN - Ако използвате абонамент за Office 365, функцията TEXTJOIN ще бъде налична във вашата версия. Щракнете тук, за да прочетете как работи.
2. Функция CONCATENATE - Ако искате да комбинирате стойности в клетка A1 и A2, можете да използвате формулата = CONCATENATE (A1, A2)
3. Оператор Ampersand (&): Това работи точно като функцията CONCATENATE. За да комбинирате текстови низове в клетка A1 и A2, използвайте формулата = A1 & A2

Можете да прочетете повече за присъединяването на низове в Excel тук.

Каква формула бихте използвали, за да намерите дължината на текстов низ в клетка?

Можете да намерите дължината на низ в клетка, като използвате функцията LEN.

Например, ако искате да знаете дължината на низа в клетка A1, можете да използвате формулата = LEN (A1)

Какъв е синтаксисът на функцията VLOOKUP?

VLOOKUP определено е една от най -популярните функции на Excel. И това също е един от най -задаваните въпроси за Excel, който съм виждал в интервюта.

Ето синтаксиса на VLOOKUP:

= VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value - това е търсената стойност, която се опитвате да намерите в най-лявата колона на таблица. Това може да бъде стойност, препратка към клетка или текстов низ. В примера на протокола това ще бъде вашето име.
• таблица_масив - това е табличният масив, в който търсите стойността. Това може да бъде препратка към диапазон от клетки или именуван диапазон. В примера на резултата това ще бъде цялата таблица, която съдържа оценка за всеки за всеки предмет
• col_index - това е индексният номер на колоната, от който искате да извлечете съответната стойност. В примера с резултатите, ако искате резултатите за математика (която е първата колона в таблица, която съдържа резултатите), ще погледнете в колона 1. Ако искате резултатите за физика, ще погледнете в колона 2.
• [range_lookup] - тук посочвате дали искате точно съвпадение или приблизително съвпадение. Ако е пропуснато, по подразбиране е TRUE - приблизително съвпадение.

Ако имате време, препоръчвам да отидете в това ръководство за функции VLOOKUP, което създадох с 10 практически примера.

Как бихте се отървали от водещите / задните / двойните интервали в текст в Excel?

За да се отървете от водещите, задните и двойните интервали, трябва да използвате функцията TRIM.

Например, ако имате текстов низ в клетка A1 и искате да премахнете интервалите, можете да използвате следната формула:

= TRIM (A1)

Обърнете внимание, че не премахва отделни интервали между думите.

Функцията Excel TRIM върши добра работа при премахването на интервали в Excel, но тя се проваля, когато в набора от данни имате непечатащи символи (като прекъсвания на редове). За да премахнете символи, които не се отпечатват, можете да използвате комбинация от функции TRIM и CLEAN.

Ако имате някакъв текст в клетка A1, от който искате да премахнете интервалите, използвайте формулата по -долу:

= TRIM (CLEAN (A1))

Можете да прочетете повече за това тук.

Какви са известните ограничения на функцията VLOOKUP?

Функцията VLOOKUP е изключително полезна, но има и някои ограничения:

• Не може да се използва, когато стойността за търсене е вдясно. За да работи VLOOKUP, стойността за търсене винаги трябва да е в най-лявата колона. Сега това ограничение може да бъде преодоляно, като се използва с други формули, има тенденция да прави формулите сложни.
• VLOOKUP ще даде грешен резултат, ако добавите/изтриете нова колона във вашите данни (тъй като стойността на номера на колоната сега се отнася до грешната колона). Можете да направите номера на колоната динамичен, но ако планирате да комбинирате две или повече функции, защо не използвате INDEX/MATCH на първо място.
• Когато се използва за големи набори от данни, това може да забави работната ви книга.

Можете да прочетете моето сравнение на VLOOKUP Vs. ИНДЕКС/МАТЧ тук.

Ето няколко примера за използване на комбинацията INDEX MATCH в Excel.

Кога бихте използвали функцията SUBTOTAL?

Когато работите с таблични данни, можете да използвате функцията SUBTOTAL, за да получите различни междинни суми - като СРЕДНО, COUNT, MAX, MIN, STDEV.

Един от акцентите на функцията SUBTOTAL е, че ви позволява да игнорирате скрити/филтрирани клетки. Така че, ако имате огромен набор от данни и го филтрирате въз основа на критерий или скривате някои редове, функцията SUBTOTAL автоматично ще се актуализира, за да ви даде резултат само от видимите клетки.

Разбира се, ако не искате данните на филтрирани/скрити клетки да бъдат игнорирани, можете да направите и това.

Какви са летливите функции? Можете ли да посочите няколко?

Нестабилна функция преизчислява формулата отново и отново (винаги, когато има някаква промяна в работния лист). Това може да забави значително работната книга.

Много прост пример за променлива функция е функцията NOW () (за да получите текущата дата и час в клетка). Всеки път, когато редактирате клетка в работен лист, тя се преизчислява. Това е добре, ако имате малък набор от данни и по -малък брой формули, но когато имате големи електронни таблици, това може значително да забави обработката.

Ето списък на летливи формули:

• Силно променлив: RAND (), NOW (), TODAY ()
• Почти променливи: OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), INFO ()

СЪВЕТ ЗА БОНУС: Условното форматиране също е нестабилно. Трябва да го използвате само клетките, където е необходимо.

Клавишни комбинации на Excel

По -долу са дадени някои често срещани въпроси за интервюта в Excel относно клавишните комбинации, които може да ви бъдат зададени в интервю (щракнете върху въпроса, за да видите отговора).

Кои са най -полезните клавишни комбинации, които използвате?

Има стотици клавишни комбинации в Excel. Изброявам моите пет най -добри преки пътища, но в случай, че имате свой собствен, не се колебайте да го използвате.

1. КОНТРОЛ D за попълване на съдържанието от клетката по -горе.
2. SHIFT интервал за да изберете целия ред (или CONTROL + интервал, за да изберете цяла колона).
3. КОНТРОЛ - за изтриване на клетки/ред/колона. Това отваря диалоговия прозорец за изтриване, където можете да изберете какво да изтриете.
4. КОНТРОЛ; за да вмъкнете текуща дата (CONTROL SHIFT; вмъква текущия час).
5. CONTROL PAGEUP/PAGEDOWN за циклично преминаване през работните листове.

Можете да прочетете следните уроци, в случай че искате повече клавишни комбинации:

• 20 клавишни комбинации на Excel, които ще впечатлят шефа ви
• 200+ клавишни комбинации в Excel

Какъв е пряк път за отваряне на диалоговия прозорец за намиране и замяна

• КОНТРОЛ F - Това отваря диалоговия прозорец Намиране и замяна с избран раздел Намери.
• УПРАВЛЕНИЕ H - Това отваря диалоговия прозорец Намиране и замяна с избрания раздел Замяна.

Какъв е пряк път за проверка на правописа?

F7 - Това отваря диалоговия прозорец за проверка на правописа.

Какъв е пряк път за бързо автоматично сумиране на редове/колони?

ALT =

Ако имате числа в колона/ред, можете бързо да получите сумата, като използвате тази клавишна комбинация в Excel.

Какъв е пряк път за отваряне на нова работна книга на Excel?

КОНТРОЛ N

Това работи само когато имате отворено приложението Excel.

Как можете да изберете всички клетки в работния лист

Можеш да използваш УПРАВЛЕНИЕ А А - задръжте клавиша за управление и натиснете бутона A два пъти.

В случай, че нямате данни около активната клетка, еднократното натискане на клавиш А ще избере целия работен лист. Но в случай, че има данни, натискането на клавиш A веднъж избира всички данни и натискането отново след това избира всички клетки в работния лист.

Как бихте вмъкнали нов ред в същата клетка?

За да вмъкнете нов ред в същата клетка, използвайте прекия път ALT Enter - задръжте клавиша ALT и натиснете enter.

Какъв е пряк път за вмъкване на коментар в Excel?

SHIFT F2

Изберете клетката, в която искате да добавите коментара, задръжте клавиша ALT, натиснете клавиша F2.

В случай, че сте избрали диапазон от клетки, той ще вмъкне коментара само в активната клетка.

Въпроси за обобщена таблица на Excel

По -долу са дадени някои често задавани въпроси за интервю за Excel относно обобщена таблица, които може да получите в интервю (щракнете върху въпроса, за да видите отговора).

Какво е обобщена таблица и кога бихте я използвали?

Обобщена таблица е функция в Microsoft Excel, която ви позволява бързо да обобщавате огромни набори от данни (с няколко кликвания).

Дори ако сте абсолютно нов в света на Excel, можете лесно да използвате обобщена таблица. Това е толкова лесно, колкото плъзгане и пускане на заглавки на редове/колони за създаване на отчети.

За да ви дадем пример, ако имате 10 000 реда данни за продажбите от четири различни региона, можете да използвате обобщена таблица, за да намерите незабавно какви са общите продажби във всеки регион. Ако искате да анализирате допълнително и да видите какви са продажбите на всеки продукт във всеки регион, можете лесно да направите това (буквално е толкова лесно, колкото да плъзнете точка от данни в кутия).

Можете да прочетете повече за обобщените таблици тук.

Какви са различните секции в обобщена таблица?

Обобщена таблица се състои от четири различни раздела:

• Зона на стойностите: Това е областта, където се отчитат стойностите.

• Зона на редовете: Заглавията вляво от областта Стойности правят областта Редове.

• Площ на колоните: Заглавията в горната част на областта Стойности правят областта Колони.

• Област на филтъра: Това е незадължителен филтър, който можете да използвате за по -нататъшно проучване в набора от данни.

Какво представляват резачките?

Слайсерите бяха въведени в обобщена таблица във версията на Excel за 2010 г.

Срезникът на обобщена таблица ви позволява да филтрирате данните, когато изберете една или повече от една опция в полето за нарязване (както е показано по -долу).

Какво е обобщена диаграма

Когато създавате обобщена таблица, получавате обобщението на вашите данни. Можете също така да начертаете това обобщение в диаграма, която е свързана с данните.

Тази диаграма се нарича обобщена диаграма.

Едно голямо предимство от използването на обобщена диаграма е, че тя се актуализира, когато промените оформлението на обобщената таблица. Например, ако имате общите продажби по региони и актуализирате обобщената таблица, за да се показват данните за продажбите за всеки продукт в регионите, съответната обобщена диаграма ще се актуализира.

Каква е разликата между обобщените диаграми срещу обикновените диаграми?

Докато обобщените диаграми са невероятни и идват с възможност за актуализиране при актуализиране на обобщената таблица, те не са толкова гъвкави, колкото обикновените диаграми.

Като цяло можете да направите много персонализиране в обикновена диаграма на Excel, но не и в обобщена диаграма. Също така, ако персонализирате обобщена диаграма и след това актуализирате обобщената таблица, има вероятност да загубите персонализирането.

Въпреки ограниченията, обобщените диаграми са полезни и могат да помогнат за създаването на бързи изгледи от обобщена таблица.

Как можете да опресните обобщена таблица?

За да опресните обобщена таблица, щракнете върху която и да е клетка в обобщената таблица, щракнете с десния бутон и изберете Опресняване.

Друг начин за опресняване на обобщена таблица е да изберете всяка клетка в обобщената таблица. Той ще активира раздела Инструменти за обобщена таблица. В раздела Анализ кликнете върху „Опресняване“.

Можете да прочетете повече за опресняването на обобщената таблица тук.

Можете ли да групирате дати в обобщени таблици?

Ако имате записи по дати, можете лесно да ги групирате в следните сегменти:

• Години
• Квартали
• Месеци
• Седмици
• Дни
• Часове / минути / секунди

Опцията за групиране на данни в обобщена таблица е в раздела „Анализ“, който става видим, когато изберете клетка в обобщената таблица в областта „Редове“.

Можете да прочетете повече за групирането на дати в обобщена таблица тук.

Какво е Pivot Cache?

Pivot Cache е нещо, което автоматично се генерира, когато създавате Pivot Table, Това е обект, който съдържа реплика на източника на данни. Въпреки че не можете да го видите, той е част от работната книга и е свързан с обобщената таблица. Когато правите каквито и да било промени в обобщената таблица, тя не използва източника на данни, а използва обобщената кеш памет. Причината, поради която се генерира осева кеш, е да оптимизира функционирането на обобщената таблица. Дори когато имате хиляди редове с данни, обобщената таблица е много бърза в обобщаването й. Можете да плъзгате и пускате елементи в редовете/колоните/стойностите/филтрите и това незабавно ще актуализира резултатите. Pivot Cache позволява това бързо функциониране на обобщена таблица.

Можете ли да направите обобщена таблица от няколко таблици?

Да, можете да създадете една обобщена таблица от няколко различни таблици. Трябва обаче да има връзка в тези таблици.

Например, ако имате две таблици, едната с дата, ИД на продукта и стойността на продажбата, и друга, която има ИД на продукт и Име на продукта, тогава можете да ги комбинирате като обща колона в ИД на продукта.

След като свържете тези таблици, можете да създадете обобщена таблица от тях.

Важна част от това е да настроите връзки на таблици (където посочвате връзката между 2 таблици).

Можете да прочетете повече за това тук.

Какво представляват изчислените полета в обобщена таблица?

Изчисленото поле ви позволява да добавите колона към данните от обобщената таблица, където можете да използвате съществуващите колони, за да направите някои изчисления.

Нека ви дам един прост пример.

Да предположим, че имате набор от данни за търговци на дребно и сте създали обобщена таблица, както е показано по -долу:

Горната обобщена таблица обобщава стойностите на продажбите и печалбата за търговците на дребно.

Какво ще стане, ако искате също да знаете какъв е маржът на печалбата на тези търговци на дребно (където маржът на печалбата е „Печалба“, разделен на „Продажби“).

Имате няколко опции:

• Можете да се върнете към първоначалния набор от данни и да добавите тази нова колона. Това е възможно, но не е най -доброто решение, тъй като променя първоначалния набор от данни и увеличава размера на файла.
• Можете да направите това изчисление извън обобщената таблица. Това е добре, ако вашата обобщена таблица е статична, но ако актуализирате таблицата или промените оформлението, ще трябва да направите изчисленията отново.
• Добавяте изчислено поле.

Помислете за изчислено поле като виртуална колона, която сте добавили, като използвате съществуващите колони от обобщената таблица.

Използването на изчислено поле за обобщена таблица има много предимства:

• Не изисква да работите с формули или да актуализирате изходните данни.
• Той е мащабируем, тъй като автоматично ще отчита всички нови данни, които можете да добавите към своята обобщена таблица. След като добавите поле за изчисляване, можете да го използвате като всяко друго поле във вашата обобщена таблица.
• Лесно се актуализира и управлява. Например, ако показателите се променят или трябва да промените изчислението, можете лесно да направите това от самата обобщена таблица.

Можете да прочетете повече за изчисленото поле на обобщената таблица тук.

Въпроси за диаграми в Excel

По -долу са някои често срещани въпроси за интервюта в Excel относно графиките, които може да получите в интервю (щракнете върху въпроса, за да видите отговора).

Какво е колонна диаграма?

Колонна диаграма се състои от вертикални ленти, които се използват за сравняване на стойности във времето или две сравняващи стойности в различни категории.

Например можете да го използвате, за да видите как са се реализирали продажбите през годините. Или можете да го използвате, за да сравните коя категория продукти е постигнала по -добри продажби. Тъй като можете да видите всички вертикални ленти наведнъж, е по -лесно визуално да видите и сравните.

Можете също така да създавате групирани колонни диаграми, където можете да имате няколко колони за една и съща категория или година (нещо, както е показано по -долу).

Какво е лентова диаграма?

Стълбовидна диаграма се състои от хоризонтални ленти, които се използват за сравняване на стойности в различни категории.

Например, можете да го използвате, за да сравните коя категория продукти е постигнала по -добри продажби. Или какъв е отговорът на едно проучване.

Можете също така да създадете клъстерирани диаграми, където можете да имате множество ленти за една и съща категория (нещо, както е показано по -долу).

Какво е линейна диаграма?

Линейната диаграма е полезна, когато искате да покажете тенденция през годините (или други периоди от време, като седмици, месеци или тримесечия).

Можете да имате няколко реда в линейна диаграма. Това би ви позволило да сравнявате различни категории за същия период от време (нещо, както е показано по -долу).

Какво е Scatter диаграма?

Скатер диаграма се използва за сравняване на два набора от стойности. Например, можете да имате данни за различни продукти за два KPI и можете да начертаете данните в диаграма за разсейване (както е показано по -долу).

Това ви позволява да видите какви продукти се справят добре и с двата KPI (горния десен квадрант) или с лоши резултати и с двата KPI (долния ляв квадрант).

Можете да видите пример за разсейваща диаграма в действие в таблото за управление на KPI тук.

Добри ли са кръговите диаграми? Трябва ли да се използва в отчетите/таблото за управление?

Има две школи на мисли.

Има някои, които напълно мразят кръговата диаграма и препоръчват никога да не ги използвате (като тази статия). И тогава има някои (включително и аз), които понякога използват кръгови диаграми в таблата за управление в докладите.

Има много мениджъри, които се чувстват добре с кръговите диаграми и ги намират за лесни за четене. Така че, ако искате да покажете разбивка на приходите по разделение (където имате само няколко дивизии), тогава можете да използвате кръгова диаграма.

Нека бъда ясен. Кръговата диаграма може да бъде напълно заменена с лентова диаграма. Няма допълнителна полза от използването му. Но в някои случаи кръговите диаграми правят добра история (например показват, че една дивизия носи ~ 75% от приходите, както е показано по -долу).

Трябва да избягвате използването на кръгови диаграми:

• В случай, че разликата в стойностите не е значителна. Разликата се визуализира по -добре чрез стълбовидна диаграма.
• В случай, че има твърде много части в кръгова диаграма. В такива случаи може да изглежда претрупан.

Какво е диаграма на водопада? Кога бихте го използвали?

Диаграма на водопада показва различни стойности (положителни и отрицателни), които водят до крайната стойност на резултата. Например, ако анализирате нетния доход на компаниите, можете да имате всички компоненти на разходите, показани в диаграмата на водопада.

Това ще ви помогне визуално да видите как се получава стойността от приходите до нетния доход, когато се приспаднат всички разходи.

Какво представляват комбинираните диаграми?

Комбинираните диаграми са тези, при които комбинирате повече от един тип диаграма. Популярен пример за това е показването на лентова диаграма с линейна диаграма.

Комбинираните диаграми ви позволяват да представите и сравните два различни набора от данни, които са свързани помежду си. Например, може да се интересувате от начертаване на данните за приходите на дадена компания и в същото време също да можете да покажете как се е променил маржът на печалбата. Комбинираната диаграма (както е показано по -долу) е подходящ начин да направите това.

Какво е вторична ос в диаграма?

В диаграма има ос Y, където показвате мащаба, по който можете да измервате диаграмата (да бъде лентова диаграма или линейна диаграма или други).

В случаите, когато имате два показващи два различни типа набор от данни със значителна разлика в стойността, можете да използвате вторичните оси.

За да ви дам пример, ако искате да покажете маржа на приходите и нетния доход в една и съща диаграма, трябва да покажете две различни оси. Това е така, защото броят на приходите може да бъде в хиляди или милиони, но маржът на нетния доход би бил в проценти и винаги по -малък от 100%. В този случай трябва да имате две оси, една, която показва скалата за приходите, и друга, която скала за маржа на нетния доход.

Така че, когато добавите още оси, това се нарича вторични оси. На фигурата по -долу осите вдясно са вторичните оси.

Какво е Bullet диаграма? Кога трябва да го използваме?

Графичните диаграми са проектирани от експерта по таблото за управление Стивън Фю и оттогава тя е широко приета като едно от най -добрите графични представления, където трябва да покажете производителност срещу цел.

Едно от най-хубавите неща в диаграмите с куршуми е, че е заредено с информация и заема малко място във вашия отчет или табла за управление.

По -долу е даден пример за диаграма с куршуми:

Обърнете внимание, че диаграмите с куршуми не са тип диаграма по подразбиране в Excel и трябва да използвате няколко стъпки, за да ги създадете.

Можете да прочетете повече за диаграмите с куршуми тук.

Въпроси за анализ на данни в Excel

По -долу са някои често срещани въпроси за анализ на данни за анализ на данни в Excel, които може да получите в интервю (щракнете върху въпроса, за да видите отговора).

Как да заменим една стойност с друга в Excel?

Можете да замените една стойност с друга, като използвате функцията НАМЕРИ И ЗАМЕНИ в Excel.

За да направите това, изберете набора от данни и използвайте клавишната комбинация - CONTROL H (задръжте клавиша за управление и след това натиснете H). Това ще отвори диалоговия прозорец Find & Replace.

В този диалогов прозорец можете да посочите стойността, която искате да промените, и стойността на замяна.

Ако се интересувате да научите повече за Find and Replace, щракнете тук.

Какви филтри за данни са налични в Excel?

В Excel можете да филтрирате набор от данни въз основа на вида данни.

В Excel са налични следните видове филтри за данни:

• Текстов филтър
• Филтър за числа
• Филтър за дата

Можете да приложите филтър към набор от данни, като изберете данните, след това щракнете върху раздела Начало и щракнете върху иконата Филтър.

Когато имате таблични данни и прилагате филтри, въз основа на данните в колоната, Excel ви показва съответния филтър. Например, ако имате текстови данни, те ще ви покажат филтри, свързани с текст (като например текстът съдържа, започва с, завършва с и т.н.).

Вие в

Как можете да сортирате данни в Excel?

В Excel има функция за сортиране, която може да сортира данни въз основа на текст, числа или цветове.

Ето няколко начина за сортиране на данни в Excel:

• Изберете данните и кликнете върху една от двете икони за сортиране в раздела Данни.
• Изберете данните и кликнете върху иконата Сортиране. Той ще отвори диалоговия прозорец за сортиране и можете да посочите колоната за сортиране и критериите (възходящ/низходящ).
• Приложете филтъра за данни и щракнете върху филтъра. Заедно с опциите за филтриране, той показва и опциите за сортиране на данни.

Можете да прочетете повече за сортирането на данни тук.

Какво е валидиране на данни?

Проверката на данни ви позволява да въвеждате само тези данни в клетка, която отговаря на критерий.

Например, ако искате да имате само въведени числа в клетка, тогава можете да използвате валидирането на данни, за да направите това. В случай, че някой въведе нещо различно от числа, Excel ще покаже грешка и няма да позволи това.

Опциите за валидиране на данни са налични в раздела данни.

Можете да прочетете повече за валидирането на данните тук.

Проверката на данните може да бъде наистина полезна, когато създавате формуляри в Excel. Например, ако искате потребител да въведе само възрастта си, можете да използвате проверка на данни, за да се уверите, че клетката приема само цифрова стойност.

Как можете да транспонирате набор от данни в Excel?

Има два популярни начина за транспониране на данни в Excel:

• Използване на диалоговия прозорец Специално поставяне.
• Използване на функцията за транспониране.

С диалоговия прозорец Специално поставяне трябва първо да копирате данните, които искате да транспонирате, да изберете клетката, където искате да ги поставите, да щракнете с десния бутон и да отидете на Специално поставяне и да изберете опцията Транспониране (както е показано по-долу).

Можете да прочетете повече за транспонирането на данни в Excel тук.

Как можете да изберете всички празни клетки в Excel?

Ако работите с набор от данни, който има празни клетки в него, можете лесно да изберете тези клетки в Excel. След като сте избрани, можете да изберете да ги маркирате, да ги изтриете или да добавите някаква стойност към нея (като 0 или NA).

За да направите това, трябва да използвате диалоговия прозорец Go To Special в Excel.

Ето стъпките за избор на всички празни клетки в Excel:

• Изберете целия набор от данни (включително празни клетки)
• Натиснете F5 (това отваря диалоговия прозорец Go To)
• Щракнете върху бутона „Специално“ (това отваря диалоговия прозорец „Отиди до специален“)
• Изберете Празни и щракнете върху OK (това избира всички празни клетки във вашия набор от данни)

Можете да прочетете повече за избора на празни клетки в Excel тук.

Как можете да премахнете дубликати от набор от данни?

Excel има вградена функционалност, която ви позволява да премахвате дублиращи се клетки/редове в Excel.

Можете да намерите опцията за премахване на дубликати в раздела Данни.

Ето стъпките за премахване на дубликати в Excel:

• Изберете данните.
• Щракнете върху раздела Данни и след това върху опцията Премахване на дубликати.
• В диалоговия прозорец Премахване на дубликати, ако вашите данни имат заглавки, уверете се, че е опцията „Моите данни имат заглавки“. Изберете колоната, от която искате да премахнете дубликати.
• Щракнете върху OK

Можете да прочетете повече за премахването на дубликати в Excel тук.

Какво представлява разширеният филтър в Excel?

Разширеният филтър на Excel - както подсказва името - е усъвършенстваната версия на обикновения филтър. Можете да използвате това, когато трябва да използвате по -сложни критерии за филтриране на набора от данни.

Ето някои разлики между обикновения филтър и разширения филтър:

• Докато обикновеният филтър за данни ще филтрира съществуващия набор от данни, можете да използвате разширения филтър на Excel, за да извлечете набора от данни и на друго място.
• Разширеният филтър на Excel ви позволява да използвате сложни критерии. Например, ако имате данни за продажбите, можете да филтрирате данни по критерий, при който търговският представител е Боб, а регионът е или на север, или на юг.

Можете да прочетете повече за разширения филтър на Excel тук.

Можете ли да сортирате няколко колони едновременно?

Да, можете да сортирате няколко колони в Excel.

При многократно сортиране идеята е да сортирате колона и след това да сортирате другата колона, като същевременно запазите първата колона непокътната.

По -долу е даден пример за сортиране на няколко нива в Excel.

Обърнете внимание, че в този случай първо се сортира колона A, а след това колона B се сортира. Крайният резултат има сортирани стойности в колона А и колона В, сортирана за всеки елемент в колона А.

За да извършите сортиране на няколко нива, трябва да използвате диалоговия прозорец Сортиране. За да получите това, изберете данните, които искате да сортирате, щракнете върху раздела Данни и след това щракнете върху иконата Сортиране.

В диалоговия прозорец Сортиране можете да посочите подробностите за сортиране за една колона и след това, за да сортирате друга колона, щракнете върху бутона „Добавяне на ниво“. Това ще ви позволи да сортирате въз основа на множество колони.

Можете да прочетете повече за сортирането на данни в няколко колони тук.

Какво е таблица с данни с една променлива?

Една променлива таблица с данни в Excel е най -подходяща в ситуации, когато искате да видите как се променя крайният резултат, когато промените една от входните променливи.

Например, ако искате да знаете колко се променя месечната вноска, ако увеличите/намалите броя на месеците, можете да настроите таблица с данни с една променлива за нея. Това може да бъде полезно, когато искате да запазите месечното плащане по -малко от $ 500 и знаете какви опции имате (6 месеца, 9 месеца, 12 месеца и т.н.)

Опцията за задаване на таблица с данни с една променлива се намира в раздела Данни, в падащото меню Какво става.

Можете да прочетете повече за таблицата с данни с една променлива тук.

Какво е таблица с данни с две променливи?

Две променливи таблица с данни в Excel са най -подходящи в ситуации, когато искате да видите как се променя крайният резултат, когато промените две от входните променливи.

Например, ако искате да знаете колко се променя месечната вноска, ако увеличите/намалите броя на месеците и лихвения процент.

Можете да настроите таблица с две променливи данни за нея, която да ви показва последната месечна вноска въз основа на различни комбинации от лихвен процент и брой месеци. Това може да бъде полезно, когато искате да запазите месечното плащане по -малко от 500 долара и знаете какви опции имате.

Опцията за задаване на таблица с две променливи данни е в раздела Данни, в падащото меню What-if Analysis.

Можете да прочетете повече за таблицата с данни с две променливи тук.

Какво е Scenario Manager?

Scenario Manager в Excel може да бъде инструмент за избор, когато имате няколко променливи и искате да видите ефекта върху крайния резултат, когато тези променливи се променят. Ако имате само една или две променливи, можете да създадете една или две променливи -променлива таблица с данни. Но ако имате 3 или повече от 3 променливи, които могат да се променят, тогава мениджърът на сценарии е пътят.

Например, ако сте регионален мениджър продажби и имате четири области под себе си, можете да използвате мениджъра на сценарии, за да създадете различни сценарии (като например):

• Нито една област не показва растеж на продажбите.
• Площ А нараства с 10%, но останалите 3 не растат.
• Зона А и В нарастват с 10%, но други две не растат.

Разбрахте идеята … нали?

С мениджъра на сценарии в Excel можете лесно да създавате сценарии и да ги анализирате един по един или като обобщение на всички сценарии.

Можете да прочетете повече за мениджъра на сценарии тук.

Какво е търсене на цел?

Търсенето на цел в Excel, както подсказва името, ви помага да постигнете стойност (целта), като промените зависима стойност.

Например, ако купувате кола и искате да знаете за каква месечна вноска трябва да изберете, така че месечното Ви плащане да не надвишава $ 500, можете да направите това, като използвате Търсене на цел.

Можете да прочетете повече за търсенето на цели тук.

Какво е Solver?

Solver в Excel е добавка, която ви позволява да получите оптимално решение, когато има много променливи и ограничения. Можете да го считате за усъвършенствана версия на Goal Seek.

С Solver можете да посочите какви са ограниченията и целта, която трябва да постигнете. Той прави изчисленията в задната част, за да ви даде възможно решение.

Можете да прочетете повече за Solver тук.

Въпроси за Excel VBA

По -долу са някои често срещани въпроси за интервю за Excel за VBA, които може да получите в интервю (щракнете върху въпроса, за да видите отговора).

Какво е VBA?

VBA означава Visual Basic за приложения. Това е езикът за програмиране, който можете да използвате за автоматизиране на задачи в Excel.

Какви са ползите от използването на VBA в Excel?

Докато Excel има много невероятни функции и функционалности, той може да не разполага с всичко необходимо.

VBA ви позволява да подобрите способностите на Excel чрез създаване на кодове, които могат да автоматизират задачи в Excel. По -долу са някои от нещата, които можете да направите този VBA:

• Автоматизирайте набор от задачи и спестете време.
• Създайте свои собствени функции на Excel (в случай, че съществуващите функции не са достатъчни).
• Създавайте и споделяйте кодовете си с други хора, за да могат те също да автоматизират задачи и да спестят време.
• Създавайте персонализирани приложения.

Какво е макрос в Excel?

Макросът е набор от инструкции, написани на езика VBA, които Excel може да разбере и изпълни. Макросът може да бъде толкова прост, колкото един ред, или може да бъде дълъг хиляди редове.

В много случаи хората са склонни да използват VBA код и макрос взаимозаменяемо.

Как можете да запишете макрос в Excel?

Дори и да не знаете нищо за VBA, все пак можете да създадете някои макроси и да автоматизирате работата си.

Можете да направите това, като запишете макрос.

Когато записвате макрос, Excel внимателно следи стъпките, които предприемате, и го записва на език, който разбира - който е VBA.

Сега, когато спрете записа, запазете макроса и го стартирате, Excel просто се връща към генерирания от него VBA код и следва точно същите стъпки.

Това означава, че дори и да не знаете нищо за VBA, можете да автоматизирате някои задачи, просто като оставите Excel да записва стъпките ви веднъж и след това да ги използвате повторно по -късно.

Можете да запишете макрос, като използвате опцията Record Macro, която е налична в раздела Developer на лентата.

След като запишете макроса, Excel го съхранява с посоченото от вас име и след това лесно можете да го използвате повторно колкото пъти искате.

Можете да прочетете повече за записването на макрос тук.

Какви са ограниченията при запис на макрос в Excel?

Докато записването на макрос е чудесен начин за бързо генериране на код, той има следните ограничения:

• Не можете да изпълните код, без да изберете обекта. Ако искате макрорекордерът да премине към следващия работен лист и да маркира всички попълнени клетки в колона А, без да напуска текущия работен лист, тогава той няма да може да направи това. Това е така, защото ако ви помоля да направите това, дори вие няма да можете да направите това (без да напускате текущия лист). И ако не можете да го направите сами, как макрорекордерът ще улови вашите действия. В такива случаи трябва ръчно да отидете и да създадете/редактирате кода.
• Не можете да създадете персонализирана функция с макрорекордер. С VBA можете да създавате персонализирани функции, които можете да използвате в работния лист като обикновени функции. Можете да създадете това, като напишете кода ръчно.
• Не можете да стартирате кодове въз основа на събития. Във VBA можете да използвате много събития - като отваряне на работна книга, добавяне на работен лист, двукратно щракване върху клетка и т.н., за да стартирате код, свързан с това събитие. Не можете да използвате макрорекордер за това.
• Не можете да създавате цикли с макрорекордер. Когато ръчно въвеждате кода, можете да използвате силата на цикли във VBA (като For Next, For Every Next, Do While, Do until). Но не можете да направите това, когато записвате макрос.
• Не можете да анализирате условията: Можете да проверите за условия в кода с помощта на макрорекордер. Ако пишете VBA код ръчно, можете да използвате операторите IF Then Else, за да анализирате условие и да стартирате код, ако е истина (или друг код, ако е невярен).

Какво е UDF в Excel VBA?

UDF е потребителска функция във VBA. Те се наричат ​​още персонализирани функции.

С VBA можете да създадете персонализирана функция (UDF), която може да се използва в работните листове точно като обикновените функции.

Те са полезни, когато съществуващите функции на Excel не са достатъчни. В такива случаи можете да създадете свои собствени персонализирани UDF, които да отговорят на вашите специфични нужди.

Можете да прочетете повече за потребителските функции тук.

Какви са събитията във VBA?

В Excel VBA събитие е действие, което може да задейства изпълнението на посочения макрос.

Например, когато отворите нова работна книга, това е събитие. Когато вмъкнете нов работен лист, това е събитие. Когато щракнете двукратно върху клетка, това е събитие.

Има много такива събития във VBA и можете да създавате кодове за тези събития. Това означава, че веднага щом настъпи събитие и ако сте посочили код за това събитие, този код незабавно ще бъде изпълнен.

Excel автоматично прави това веднага щом забележи, че е станало събитие. Така че трябва само да напишете кода и да го поставите в правилната подпрограма за събитие.

Можете да прочетете повече за събитията Excel VBA тук.

Кои са някои от полезните цикли във VBA?

В Excel VBA има следните контури:

• За следващия цикъл
• Направете While Loop
• Направете до цикъл
• За всеки следващ цикъл

Можете да прочетете повече за Excel VBA Loops тук.

Какви са различните начини за стартиране на макрос в Excel?

Можете да използвате следните начини за стартиране на макрос в Excel:

• Присвойте макроса на форма
• Задайте макроса на бутон
• Стартирайте макрос от лентата (раздел за програмисти)
• Стартирайте макрос от VB Editor
• Стартирайте макрос с помощта на клавишна комбинация
• Извикайте макрос от друг макрос

Можете да прочетете повече за изпълнението на макрос тук.

Какво представляват UserForms?

UserForm е диалогов прозорец, който можете да проектирате и изградите в Excel VBA.

След като бъдат създадени, те могат да се използват по много начини в областта на работния лист на Excel:

• Можете да го използвате, за да получите въвеждане от потребителя.
• Можете да направите формуляр и да запишете записите в Excel.
• Можете да добавите бутони към UserForm и да дадете опции на потребителя. Можете също така да кодирате тези бутони, така че всеки път, когато потребител кликне върху бутон, се изпълнява определен макрос.

Какво представляват добавките?

Добавката е файл, който можете да заредите с Excel при стартирането му.

Когато създавате добавка и я инсталирате в Excel, тя се отваря всеки път, когато се отвори приложението Excel. Можете да имате много различни макроси в добавка и всеки път, когато отворите Excel, тези кодове са достъпни за използване.

Това е полезно, тъй като можете да създадете добавка и става достъпна за всички работни книги. Така че, ако има някои задачи, които трябва да правите често, можете да ги автоматизирате, като напишете макрос и след това ги запишете като добавки. Сега без значение какъв Excel отваряте, можете да използвате макроса.

Друго предимство на добавката е, че можете да споделяте файла с добавка и с други. Всичко, което трябва да направят, е да го инсталират веднъж и те също ще имат на разположение същите макроси

Можете да прочетете повече за създаването на добавка тук.

Въпроси за таблото за Excel

По -долу са някои често срещани въпроси за интервюта в Excel относно таблата за управление, които може да ви бъдат зададени в интервю (щракнете върху въпроса, за да видите отговора).

Каква е разликата между таблото за управление и отчета?

Докладът има за цел да предостави съответните данни. Това може да бъде отчет, който съдържа всички данни или може да има и няколко диаграми/визуализации. Примери за отчети могат да бъдат данните за транзакциите на продажбите или данните от анкетата на служителите.

Таблото за управление е предназначено да отговаря на въпроси, използвайки данните. Може да се покаже кои региони се представят по -добре в продажбите или кои области изостават по отношение на обратната връзка на служителите. Тези табла за управление могат да бъдат статични или интерактивни (където потребителят може да прави избор и да променя изгледите и данните ще се актуализират динамично).

Можете да прочетете повече за таблата за управление на Excel тук.

Какви са някои от въпросите, които трябва да зададете на клиент/заинтересована страна, преди да създадете табло за управление?

Въпреки че въпросите ще зависят от конкретния случай, има няколко въпроса на високо ниво, които трябва да зададете, когато създавате табло за управление в Excel.

• Каква е целта на таблото за управление?
• Какви са източниците на данни?
• Кой ще използва това табло за управление на Excel?
• Колко често трябва да се актуализира таблото за управление на Excel?
• Каква версия на Office използва клиентът/заинтересованата страна?

Може да има много такива въпроси. Намерението тук е да бъде ясно какво трябва да бъде таблото за управление и за какво служи.

Какви интерактивни контроли можете да използвате в таблата за управление?

Excel има редица интерактивни инструменти, които могат да се използват в таблото за управление:

• Падащи списъци
• Квадратчета за отметка
• Ленти за превъртане
• Радио бутони

Освен тези обикновени интерактивни инструменти, можете също да използвате VBA, за да добавите повече функционалности към таблото си за управление.

Какви са някои полезни типове диаграми, които можете да използвате в таблото за управление?

Една от нуждите при създаването на табло е да се показват съответните данни с визуални елементи. Диаграмите, които могат да разкажат добра история и да покажат подходяща информация, са по -подходящи за таблото за управление.

Тъй като обикновено се очаква таблото да се побере в един екран, има ограничено пространство за данни и визуални елементи. В такива случаи диаграмите за комбинации са полезни.

Следните диаграми могат да бъдат полезни при създаване на табло за управление:

• Комбинирани диаграми
• Скатерни диаграми
• Bullet Chart
• Диаграма на водопада
• Топлинни карти

Какви са някои най -добри практики при създаване на табло за управление в Excel?

Ето някои най -добри практики при създаване на табло за управление в Excel:

• Конвертиране на таблични данни в Excel таблици: Създаването на табла за управление с помощта на таблица на Excel като източник на данни е много по -лесно. Освен ако нямате изключително сериозни причини против това, винаги преобразувайте бекенд данните в таблица на Excel.
• Номериране на вашите диаграми/раздел: Това помага, когато представяте таблото за управление и се позовавате на различни диаграми/таблици. По-лесно е да помолите хората да се съсредоточат върху диаграма с номер 2, вместо да казват линейната диаграма или лентовата диаграма горе вляво.
• Ограничете движението в областта на таблото: Докато работният лист на Excel е огромен, по -добре е да премахнете всички редове/колони, с изключение на тези, които имат вашето табло за управление.
• Замразяване на важни редове/колона: В случай, че искате някои редове/колони винаги да са видими, можете да ги замразите.
• Направете фигури/диаграми залепени: Потребителят може в крайна сметка да промени ширината на ред/колона. Не искате формите и диаграмите да се разминават и да се преместват от първоначалното си място. Затова е по -добре да ги накарате да се придържат към позицията си.
• Осигурете Ръководство за потребителя: Добра идея е да включите отделен лист, който съдържа подробности за това как да използвате таблото за управление. Това става по -полезно, когато имате интерактивни контроли в таблото за управление.
• Спестете място с комбинирани диаграми: Тъй като има ограничено място в таблото за управление (тъй като трябва да го поставите на един екран), използването на комбинирани диаграми може да ви спести място.
• Използвайте символи и условно форматиране: Можете да направите таблото за управление по -визуално и лесно за четене, като използвате символи и условно форматиране. Например, по -лесно е да видите най -ниската стойност в таблица, когато е маркирана в червено, вместо да преминавате през всички стойности една по една.
• Използвайте цветовете разумно, за да покажете контраст: Когато искате да маркирате точка от данни в таблица или лента в диаграмата, по-добре е да я откроите, като я маркирате в привличащ вниманието цвят.

Други въпроси за Excel

Това са въпросите, които не бих могла да вместя в нито една от горните категории. Затова събирам всичко това тук (щракнете върху въпроса, за да видите отговора).

Какво е таблица на Excel?

Таблица на Excel е функция в Excel. Това не е същото като табличните данни.

Когато преобразувате таблични данни в таблица на Excel, към нея се добавят няколко допълнителни функции, които могат да бъдат наистина полезни.

Според сайта за помощ на Microsoft - „Таблица обикновено съдържа свързани данни в поредица от редове и колони на работен лист, които са форматирани като таблица. Използвайки функциите на таблицата, след това можете да управлявате данните в редовете и колоните в таблицата независимо от данните в други редове и колони на работния лист.

Можете да прочетете повече за таблиците на Excel тук.

Какви са предимствата от използването на Excel Table?

Когато преобразувате таблични данни в таблица на Excel, следните функции се добавят автоматично към данните:

• Можете да използвате иконата на филтъра във всяка заглавка на колона, за да сортирате и филтрирате данните.
• Можете лесно да приложите стилове към таблица и да я форматирате. Налични са много вградени стилове, които можете да използвате с едно щракване.
• Можете да използвате име на таблица и имена на колони вместо препратки към клетки във формули.
• Когато добавите нов ред/колона към табличните данни, таблицата на Excel автоматично се разширява, за да покрие новия ред/колона като част от нея. И тъй като можете да използвате имена на таблици/колони във формули, не е нужно да отивате и да актуализирате формулите, когато се добавят нови редове/колони. Excel Table автоматично го отчита.

Какво представляват структурираните препратки?

Когато използвате таблица на Excel, не е необходимо да използвате препратки към клетки. Вместо това можете да използвате името на таблицата или имената на колоните. Тези препратки се наричат ​​структурирани препратки.

Какви са често използваните файлови формати, в които може да се запише файл в Excel?

Има много файлови формати, в които можете да запазите работната си книга в Excel. Някои често използвани са:

• .XLS
• .XLSX
• .XLSM (когато вашият файл има макроси)
• .CSV
• .XLB (двоичен формат)
• .XLA (за добавки)
• .PDF

Как да намалим размера на Excel файл?

Има много начини, по които можете да намалите размера на файла на работна книга на Excel:

• Изтрийте неизползваните данни
• Изтрийте неизползваните работни листове
• Премахнете изображенията или компресирайте тези изображения
• Премахнете ненужното форматиране
• Премахнете обобщените таблици, от които нямате нужда. Това също ще помогне за изчистване на Pivot Cache.
• Запишете файла във формат .XLSB

Прочетете още: 8 начина за намаляване на размера на файла в Excel

Какви стъпки можете да предприемете, за да се справите с бавни работни книги на Excel?

Можете да използвате следните техники за работа с бавни работни книги на Excel:

• Избягвайте летливи функции като ИНДИРЕКТЕН, ОФСЕТ и др.
• Използвайте помощни колони вместо формула на масив
• Използвайте условно форматиране само когато е абсолютно необходимо (тъй като и това е нестабилно).
• Използвайте Excel таблици и именовани диапазони.
• Преобразувайте неизползваните формули в стойности.
• Съхранявайте всички референтни данни в един лист.
• Избягвайте използването на цял ред/колона в препратките.
• Използвайте режим на ръчно изчисление.

Можете да прочетете повече как да работите с бавна работна книга на Excel тук.

Колко реда и колони има в работен лист на Excel?

Лист на Excel (2007 и по -нови версии) има:

• 16 384 колони
• 1 048 576 реда

Как да добавяте/изтривате редове в Excel?

За да добавите нови редове, щракнете с десния бутон върху всяка клетка, където искате да вмъкнете реда, и кликнете върху опцията Вмъкване. Това ще отвори диалогов прозорец, който можете да използвате за вмъкване на нови редове.

По същия начин, за да изтриете клетки/редове/колони, изберете тези, щракнете с десния бутон и изберете Изтриване.

Как можете да увеличите или намалите мащаба в Excel?

В лентата на състоянието в Excel има бутони Zoom In и Zoom Out. Можете да щракнете върху знака плюс за увеличаване и знак минус за намаляване.

Можете също така да задържите клавиша за управление и след това да използвате колелото за превъртане в мишката, за да увеличите и намалите.

Също така в раздела Изглед има опция за увеличаване и намаляване на мащаба в Excel.

Как да защитим лист в Excel?

Можете да защитите лист, като щракнете върху раздела Преглед и след това щракнете върху опцията Защита на листа.

Това отваря диалогов прозорец, където можете да зададете парола. Ако не искате да зададете парола, можете да я оставите празна.

Какво се наричат ​​диапазони? Какви са неговите ползи?

Именован диапазон е функция в Excel, която ви позволява да дадете име на клетка или диапазон от клетки. Сега можете да използвате това име, вместо да използвате препратки към клетки.

Използването на именуван диапазон улеснява работата с формули. Това става особено полезно, когато трябва да създадете формули, които използват данни от няколко листа. В такива случаи можете да създадете именовани диапазони и след това да ги използвате вместо препратките към клетки.

Можете да дадете описателни имена на тези именовани диапазони - което също улеснява четенето и разбирането на формулата.Например, можете да използвате = SUM (SALES) вместо = SUM (C2: C11), което незабавно ще ви каже за какво е формулата.

Можете да прочетете повече за Named Ranges тук.

Можете ли да накарате заглавните редове/колони да се придържат и да се виждат при превъртане?

Когато работите с големи набори от данни, когато превъртате надолу или надясно, редовете и колоните в заглавката изчезват. Това понякога затруднява разбирането за какво се отнася точка от данни.

Използвайки опцията Freeze Panes в Excel, можете да направите редовете/колоните на заглавката видими, когато се придвижвате до далечните точки от данни.

Опциите за замразяване на панели са налични в раздела Изглед на лентата на Excel.

Можете да прочетете повече за панелите за замразяване на Excel тук.

Как бихте идентифицирали клетки, в които има коментари?

Клетките, към които има добавени коментари, са маркирани с малък червен триъгълник в горния десен ъгъл на клетката. Когато задържите курсора върху клетката, коментарите стават видими.

Как бихте запазили работен лист на Excel като PDF?

За да запишете работен лист като PDF документ, можете да посочите типа на файла като PDF, когато записвате файла.

За да направите това, щракнете върху раздела Файл и след това щракнете върху Запазване като.

В диалоговия прозорец Запазване като изберете местоположението, където искате да запазите файла и използвайте падащото меню Запиши като, за да изберете PDF. Това ще запази целия работен лист като PDF документ.

Как да създадете хипервръзка в Excel?

За да създадете хипервръзка, изберете клетката, в която искате хипервръзката, и използвайте клавишната комбинация Контрол К (задръжте клавиша за управление и натиснете клавиша K).

Това ще отвори диалоговия прозорец Вмъкване на хипервръзка, където можете да посочите URL адреса.

Можете също така да получите опцията за добавяне на хипервръзка, когато щракнете с десния бутон върху клетката.

Кога бихте помислили за преминаване от автоматично към ръчно изчисление в Excel?

Въпреки че в повечето случаи режимът на автоматично изчисление е начинът, в случай че имате тежък файл с формула, където преизчисляването отнема много време всеки път, когато промените нещо в листа, тогава можете да преминете към ръчно изчисление.

След като преминете към ръчно изчисление, трябва да опреснявате всеки път, когато искате листът да се преизчисли.

Какво е Flash Fill?

Flash Fill е невероятен инструмент, който е добавен в Excel 2013 и е достъпен във всички версии след това.

Можете да използвате Flash Fill в Excel, за да улесните въвеждането на данни. Това е интелигентен инструмент, който се опитва да идентифицира модели въз основа на въведените от вас данни и прави това вместо вас.

Някои прости примери за използване на Flash Fill могат да бъдат получаването на първото име от пълното име, получаването на инициалите на имената, форматирането на телефонни номера и т.н.

Можете да прочетете повече за Flash Fill тук.

Какво е дръжка за запълване?

Дръжката за попълване е инструмент, който можете да използвате за автоматично попълване на списъци в Excel. Например, ако трябва да въведете числа от 1 до 20 в клетка A1: A20, вместо да въвеждате ръчно всеки номер, можете просто да въведете първите две числа и да използвате дръжката за попълване, за да направите останалото.

Дръжката за запълване е малкият квадрат, който ще видите, когато изберете две или повече от две клетки в Excel.

Когато задържите курсора върху дръжката за запълване, курсорът се променя на икона плюс. Сега можете да задържите левия бутон на мишката и да го плъзнете, за да добавите още числа в поредицата.

Какво представляват заместващите знаци в Excel?

В Excel има три заместващи знака:

• * (звездичка) - представлява произволен брой знаци. Например Ex* може да означава Excel, Excels, Example, Expert и т.н.
• ? (въпросителен знак) - Той представлява един единствен знак. Например, Gl? Ss може да бъде стъкло или гланц.
• ~ (тилда) - Използва се за идентифициране на заместващ знак (~, *,?) в текста. Например, да предположим, че искате да намерите точната фраза Excel* в списък. Ако използвате Excel* като низ за търсене, той ще ви даде всяка дума, която има Excel в началото, последвана от произволен брой знаци (като Excel, Excels, Excellent). За да търсим специално Excel*, трябва да използваме ~. Така че нашият низ за търсене ще бъде excel ~*. Тук наличието на ~ гарантира, че Excel чете следния знак такъв, какъвто е, а не като заместващ знак.

Заместващите знаци са полезни, когато искате да ги използвате във формули или докато филтрирате данни.

Можете да прочетете повече за заместващите символи тук.

Какво е област за печат и как можете да я настроите в Excel?

Областта за печат е диапазон от клетки (непрекъснати или несвързани), които определяте за отпечатване всеки път, когато отпечатвате този работен лист. Например, вместо да отпечатвам целия работен лист, ако искам да отпечатам само първите 10 реда, мога да задам първите 10 реда като област за печат.

За да зададете областта за печат в Excel:

• Изберете клетките, за които искате да зададете областта за печат.
• Щракнете върху раздела Оформление на страницата.
• Щракнете върху Зона за печат.
• Щракнете върху Задаване на област за печат.

Можете да прочетете повече за Print Area тук.

Как можете да вмъкнете номера на страници в Excel?

Можете да вмъкнете номера на страници, като използвате полето за настройка на страницата за настройка.

Ето стъпките за това:

• Щракнете върху раздела Оформление на страницата,
• В категорията Page Setup, щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец (която е иконата със малка наклонена стрелка в долния десен ъгъл на групата).
• В диалоговия прозорец Настройка на страница щракнете върху раздела Заглавка/Долен колонтитул.
• Изберете формата на номера на страницата от падащото меню Долен колонтитул.

Можете да прочетете повече за номера на страници в Excel тук.

Въпреки че се опитах да запазя това ръководство „Въпроси и отговори за интервю в Excel“ без грешки, в случай че откриете грешки в някой от въпросите, моля, уведомете ме в областта за коментари.