- Ръчно вмъкване на прекъсвания на страници в Excel (хоризонтално/вертикално)
- Проверете вмъкването на прекъсване на страницата от визуализацията на прекъсване на страницата
- Премахване на прекъсванията на страниците
- Нулиране на всички прекъсвания на страници
- Преместване на прекъсването на страницата ръчно
- Скриване или показване на пунктирана линия с прекъсване на страницата
- Добавяне на прекъсване на страницата след всяка междинна сума
Когато отпечатвате работата си в Excel, би било полезно, ако има система, която да решава колко съдържание да отиде на една страница и какво след това да се отпечата на следващата страница и т.н.
По подразбиране Excel прави това, като вмъква прекъсвания на страници на редовни интервали в работния лист, докато печата.
Това се прави въз основа на размера на хартията, полетата и опциите за мащаб.
Но в случай, че имате нужда от по -голям контрол и искате да решите колко съдържание трябва да бъде отпечатано на страница 1 и къде да се прекъсне и да преминете към следващата страница, тогава можете ръчно да вмъкнете прекъсване на страницата между страниците.
По този начин Excel ще знае, че веднага щом настъпи прекъсване на страница, трябва да спре да печата на текущата страница и да отпечата останалата на следващата страница.
В този урок ще ви покажа как да ръчно вмъкване на прекъсвания на страници в Excel (и как да премахнете прекъсванията на страниците)
Ръчно вмъкване на прекъсвания на страници в Excel (хоризонтално/вертикално)
Да предположим, че имам набор от данни, както е показано по -долу, където имам номера на продажбите за различни хора, работещи за различни региони.
В тези данни искам да отпечатам всички записи за САЩ на първата фаза и след това всички останали записи на втората страница.
Ако продължа и отпечатвам данните към момента, всичко ще бъде отпечатано на една страница, защото данните не са достатъчно големи, за да бъдат разделени на няколко страници.
Така че за да направя това, ще трябва ръчно да вмъкна прекъсване на страница след данните за САЩ.
По -долу са описани стъпките за това:
- Изберете реда, над който искате да вмъкнете прекъсването на страницата. в нашия пример това ще бъде ред 11
- Щракнете върху раздела „Оформление на страницата“
- В групата „Настройка на страница“ кликнете върху опцията „Прекъсвания“
- Кликнете върху опцията „Вмъкване на прекъсване на страница“
Горните стъпки биха вмъкнали прекъсването на страницата точно над избрания ред.
Excel също ви показва позициите на прекъсванията на страници, като добавя светло сива пунктирана линия между двете страници.
Възможно е да не можете да видите този ред, ако вече виждате линиите на мрежата, но ако скриете линиите на мрежата, ще можете да видите това, както е показано по -долу.
Точно като начина, по който съм вмъкнал хоризонтален прекъсване на страница в Excel, можете да вмъкнете и вертикален прелом на страница.
Просто изберете колоната B, за която искате да се добави прекъсването на страницата, и отидете в раздела „Оформление на страницата“ и кликнете върху опцията „Вмъкване на прекъсване на страницата“
Имайте предвид, че можете да вмъкнете толкова прекъсвания на страници, колкото искате.
Например, ако искате да отпечатате данните за всеки регион на различна страница, можете да вмъкнете множество хоризонтални разкъсвания на страници, като изберете реда точно под мястото, където данните за този регион завършват, и вмъкнете прекъсване на страница там.
Забележка: Ако искате да вмъкнете както хоризонтални, така и вертикални разкъсвания на страници на определено място, можете да направите това, като изберете клетката и повторите същия процес по -горе, за да вмъкнете прекъсването на страницата. Това би вмъкнало хоризонтален пробив на страница точно над клетката и вертикален прекъсване на страницата вляво от клетката.Клавишна комбинация за вмъкване на прекъсване на страница
ALT + P + B + I
Проверете вмъкването на прекъсване на страницата от визуализацията на прекъсване на страницата
След като сте вмъкнали прекъсванията на страници в Excel, можете бързо да проверите какво би било отпечатано на всяка страница, като отидете в режим за визуализация на прекъсване на страницата.
По -долу са описани стъпките за това:
- Щракнете върху раздела Изглед
- В групата Изгледи на работна книга щракнете върху опцията Преглед на прекъсване на страницата
Горните стъпки биха променили изгледа на вашия работен лист и ще можете да видите колко съдържание ще бъде отпечатано на всяка страница.
Всяка прекъсване на страницата се показва като дебела синя линия, а страниците са номерирани, което улеснява разбирането какво съдържание би отишло на каква отпечатана страница.
За да се върнете към обикновения изглед на работен лист, щракнете върху опцията Нормално в раздела Изглед.
Забележка: Можете също да превключвате между Нормален изглед и Преглед на прекъсване на страницата, като щракнете върху иконите в лентата на състоянието.Премахване на прекъсванията на страниците
Точно както можете да добавите прекъсване на страница в Excel, можете също така лесно да премахнете прекъсване на страница.
В нашия пример, да предположим, че искам да премахна прекъсването на страницата, което вмъкнах след данните за региона на САЩ.
По -долу са описани други стъпки:
- Изберете реда, над който имате прекъсване на страницата. Това ще бъде ред #11 в нашия пример
- Щракнете върху раздела „Оформление на страницата“
- В групата „Настройка на страница“ кликнете върху опцията „Прекъсвания“
- Кликнете върху „Премахване на прекъсването на страницата“
Горните стъпки биха премахнали прекъсването на страницата над избрания ред.
В случай, че сте вмъкнали множество почивки за похвала, които искате да премахнете, ще трябва да повторите този процес един по един.
Забележка: не можете да премахнете няколко прекъсвания на страници наведнъж, като изберете няколко реда или колони. ако се опитате да направите това, Excel ще вземе предвид само последния избран ред и ще премахне прекъсването на страницата над него.
Клавишна комбинация за премахване на прекъсването на страницата
ALT + P + B + R
Нулиране на всички прекъсвания на страници
Ако искате да премахнете всички прекъсвания на страници, които ръчно вмъквате, и да ги върнете към тези по подразбиране, има опция и за това.
По -долу са стъпките за нулиране на прекъсване на страница в Excel:
- Щракнете върху раздела „Оформление на страницата“
- В групата „Настройка на страница“ кликнете върху опцията „Прекъсвания“
- Кликнете върху „Нулиране на всички прекъсвания на страници“
Ако сте над стъпките, ще премахнете всички ръчно вмъкнати разкъсвания на страници и ще ги поставите въз основа на размера на страницата, полето и мащаба (както се прави по подразбиране)
Клавишна комбинация за премахване на прекъсването на страницата
ALT + P + B + A
Преместване на прекъсването на страницата ръчно
След като вмъкнете прекъсванията на страници в работния лист, можете да направите малки корекции, като плъзнете хоризонталните или вертикалните линии на прекъсване на страницата.
За да работи това, трябва да сте в режим Преглед на прекъсване на страницата.
По -долу са стъпките, които можете да използвате, за да преместите прекъсването на страницата, като го плъзнете:
- Щракнете върху раздела Изглед
- В групата изгледи на работната книга щракнете върху опцията Преглед на прекъсване на страницата. Това ще промени изгледа на работния лист и ще можете да видите всички прекъсвания на страници като дебели сини линии
- Задръжте курсора на мишката над реда на страницата, който искате да коригирате. Ще забележите, че курсорът се променя в икона със стрелка с две точки
- Задръжте левия клавиш на мишката и плъзнете синята линия където искате да бъде поставена и след това оставете клавиша
- Щракнете върху нормалната опция в раздела изглед, за да се върнете към обикновения изглед на работен лист
Скриване или показване на пунктирана линия с прекъсване на страницата
Докато големите почивки са доста полезни, ако отпечатвате данните си, едно нещо, което наистина ме смущава, е пунктираната сива линия, която остава в работния лист, след като сте приложили прекъсванията на страниците.
Някои хора го намират за полезен, тъй като им казва къде ще се счупи страницата при отпечатване, а аз от друга страна го намирам за досадно.
И след като приложите прекъсванията на страниците, тази сива линия няма да изчезне, докато не запазите работната си книга и не я рестартирате отново.
Така че, ако сте като мен, може да искате да скриете реда за прекъсване на страницата завинаги.
По -долу са стъпките за скриване на реда за прекъсване на страницата в Excel:
- Щракнете върху раздела Файл
- Кликнете върху Опции
- В диалоговия прозорец с опции на Excel, който се отваря, щракнете върху опцията „Разширени“ в левия прозорец
- Превъртете надолу до „Опции за показване на този работен лист“
- Премахнете отметката от опцията „Показване на прекъсванията на страници“
Можете да активирате тази настройка, за да премахнете сивата линия на прекъсване на страницата в конкретни работни листове или цялата работна книга, но не можете да приложите тази настройка към всички работни книги на Excel.
Ако искате да направите това за друга работна книга, която отваряте, ще трябва да следвате същите стъпки отново.
Добавяне на прекъсване на страницата след всяка междинна сума
Ако добавите междинна сума към вашия набор от данни, тогава има опция, която ви позволява автоматично да добавяте прекъсвания на страници всеки път, когато се промени категорията данни.
По -долу имам този набор от данни, където имам региони, сортирани в низходящ ред (с приложена междинна сума).
За такъв набор от данни би имало смисъл да се добави междинна сума, която да показва целевите продажби и действителните продажби за всеки регион, а междинната сума да се добавя, когато регионът се променя (т.е. междинна сума за САЩ под регионите на САЩ на общо за Близкия изток под региона на Близкия изток).
И когато тези данни се отпечатат, може да помогне да се отпечатат всички региони в отделни работни листове (което може да стане чрез добавяне на прекъсвания на страници, когато регионът се променя).
Под други стъпки за добавяне на междинната сума и добавяне на прекъсване на страницата, когато регионът се промени:
- Изберете всяка клетка в набора от данни
- Отидете в раздела Данни
- Щракнете върху опцията за междинна сума (използвам Microsoft 365 и тя е в опциите на Outline)
- В диалоговия прозорец на междинната сума, който се отваря, щракнете върху падащото меню „При всяка промяна в“ и изберете Регион
- Проверете целевите и действителните продажби в опциите „Добавяне на междинна сума към“
- Проверете опцията „Прекъсване на страницата между страниците“
- Щракнете върху OK
Горните стъпки биха добавили междинната сума към данните, както е показано по -долу, и в същото време също биха добавили прекъсване на страницата всеки път, когато регионът се промени.
Това може да бъде полезно, когато искате да отпечатате данни за всяка държава в отделен лист.
Можете да видите къде се добавят прекъсванията на страници, като щракнете върху раздела Изглед и след това щракнете върху опцията Преглед на прекъсване на страницата
Така че, ето как можете лесно да вмъкнете прекъсване на страница в Excel. Разгледах също как можете да изтриете някои от прекъсванията на страници, да ги премахнете напълно. или да го върнете към настройката по подразбиране.
Надявам се, че сте намерили този урок за полезен.
