✅ Създаване на падащ филтър за извличане на данни въз основа на избор

Съдържание

Извличане на данни от избор на падащ списък в Excel

Гледайте видео - Извличане на данни с помощта на падащ списък в Excel

В този урок ще ви покажа как да създадете падащ филтър в Excel, така че да можете да извличате данни въз основа на подбора от падащото меню.

Както е показано на снимката по-долу, имам създаден падащ списък с имена на държави. Веднага след като избера някоя държава от падащото меню, данните за тази държава се извличат вдясно.

Обърнете внимание, че веднага щом избера Индия от падащия филтър, всички записи за Индия се извличат.

Извличане на данни от избор на падащ списък в Excel

Ето стъпките за създаване на падащ филтър, който ще извлича данни за избрания елемент:

Създайте уникален списък с елементи.
Добавете падащ филтър, за да покажете тези уникални елементи.
Използвайте помощни колони, за да извлечете записите за избрания елемент.

Нека да се потопим дълбоко и да видим какво трябва да се направи във всяка от тези стъпки.

Създайте уникален списък с елементи

Въпреки че може да има повторения на елемент във вашия набор от данни, имаме нужда от уникални имена на елементи, за да можем да създадем падащ филтър, използвайки го.

В горния пример първата стъпка е да получите уникалния списък на всички държави.

Ето стъпките за получаване на уникален списък:

Изберете всички държави и го поставете в друга част на работния лист.
Отидете на Данни -> Премахване на дубликати.
В диалоговия прозорец Премахване на дубликати изберете колоната, в която имате списъка с държави. Това ще ви даде уникален списък, както е показано по -долу.

Сега ще използваме този уникален списък, за да създадем падащия списък.

Вижте също: Най -доброто ръководство за намиране и премахване на дубликати в Excel.

Създаване на падащ филтър

Ето стъпките за създаване на падащ списък в клетка:

Отидете на Данни -> Проверка на данни.
В диалоговия прозорец Проверка на данни изберете раздела Настройки.
В раздела Настройки изберете „Списък“ в падащото меню и в полето „Източник“ изберете уникалния списък с държави, които генерирахме.
Щракнете върху OK.

Целта сега е да изберем всяка държава от падащия списък и това трябва да ни даде списъка със записи за страната.

За да направим това, ще трябва да използваме помощни колони и формули.

Създайте помощни колони за извличане на записите за избрания елемент

Веднага щом направите избора от падащото меню, имате нужда от Excel, за да идентифицира автоматично записите, които принадлежат към този избран елемент.

Това може да стане с помощта на три помощни колони.

Ето стъпките за създаване на помощни колони:

Помощна колона №1 - Въведете серийния номер за всички записи (в този случай 20, можете да използвате функцията ROWS (), за да направите това).
Помощна колона #2 - Използвайте тази проста функция IF функция: = IF (D4 = $ H $ 2, E4, ””)
- Тази формула проверява дали държавата в първия ред съвпада с тази в падащото меню. Така че, ако избера Индия, проверява дали първият ред има Индия за държава или не. Ако е вярно, връща номера на този ред, в противен случай връща празно (“”). Сега, когато избираме която и да е държава, се показват само онези номера на редовете (във втората помощна колона), в които има избраната държава. (Например, ако е избрана Индия, тя ще изглежда като снимката по -долу).

Сега трябва да извлечем данните само за тези редове, които показват номера (тъй като това е редът, който съдържа тази държава). Искаме обаче тези записи без празни места един след друг. Това може да стане с помощта на трета помощна колона

Трета помощна колона - Използвайте следната комбинация от IFERROR и SMALL функции:
= ГРЕШКА (МАЛКА ($ F $ 4: $ F $ 23, E4), ””)

Това би ни дало нещо, както е показано по -долу на снимката:

Сега, когато имаме номера заедно, просто трябва да извлечем данните в това число. Това може да стане лесно с помощта на функцията INDEX (използвайте тази формула в клетките, където имате нужда от извличане на резултата):
= IFERROR (INDEX ($ B $ 4: $ D $ 23, $ G4, COLUMNS ($ J $ 3: J3)), ””)