Excel има много възможности, когато става въпрос за сортиране на данни.
И една от тези опции ви позволява да сортирате данните си според цвета на клетката.
Например в набора от данни по -долу можете да сортирате по цвят, за да получите имената на всички ученици, които са отбелязали над 80 заедно в горната част, и на всички ученици, които са вкарали по -малко от 35 заедно в долната част.
С функцията за сортиране в Excel можете да сортирате въз основа на цвета в клетката.
В този урок ще ви покажа различни сценарии, в които можете да сортирате по цвят и точните стъпки, от които се нуждаете, за да направите това.
Обърнете внимание, че в този урок съм взел примери, при които сортирам въз основа на числови стойности. Тези методи обаче работят перфектно, дори ако имате текст или дати вместо числа.
Сортиране въз основа на един цвят
Ако имате само един цвят във вашия набор от данни, можете лесно да го сортирате въз основа на него.
По -долу е набор от данни, където всички ученици, които са вкарали повече от 80, са маркирани в зелено.
Ето стъпките за сортиране по цвета на клетките:
- Изберете целия набор от данни (A1: B11 в този пример)
- Щракнете върху раздела Данни
- Кликнете върху опцията „Сортиране“. Това ще отвори диалоговия прозорец Сортиране.
- В диалоговия прозорец Сортиране се уверете, че е избрано „Моите данни имат заглавки“. В случай, че данните ви нямат заглавки, можете да запазите тази опция без отметка.
- Кликнете върху падащото меню „Сортиране по“ и изберете „Маркировки“. Това е колоната, въз основа на която искаме данните да бъдат сортирани.
- В падащото меню „Сортиране на“ щракнете върху Цвят на клетката.
- В падащото меню „Поръчка“ изберете цвета, въз основа на който искате да сортирате данните. Тъй като в нашия набор от данни има само един цвят, той показва само един цвят (зелен)
- Във втория падащ списък в Поръчка изберете Отгоре. Това е мястото, където посочвате дали искате всички цветни клетки в горната част на набора от данни или в долната част.
- Щракнете върху OK.
Горните стъпки ще ви дадат набор от данни, както е показано по -долу.
Имайте предвид, че сортирането въз основа на цвят само пренарежда клетките, за да обедини всички клетки с един и същи цвят. Останалите клетки остават такива, каквито са.
Този метод работи за клетки, които сте маркирали ръчно (като му дадете цвят на фона), както и тези, при които цветът на клетката е поради правилата за условно форматиране.Сортиране въз основа на множество цветове
В горния пример имахме само клетки с един цвят, които трябваше да бъдат сортирани.
Можете да използвате същата методология за сортиране, когато имате клетки с множество цветове.
Да предположим например, че имате набор от данни, както е показано по -долу, където всички клетки, в които маркировките са повече от 80, са в зелен цвят, а тези, в които маркировките са по -малки от 35, са в червен цвят.
И искате да сортирате тези данни, така че да имате всички клетки със зелено в горната част и всички тези с червено в долната част.
По -долу са стъпките за сортиране по няколко цвята в Excel:
- Изберете целия набор от данни (A1: B11 в този пример)
- Щракнете върху раздела Данни.
- Кликнете върху опцията Сортиране. Това ще отвори диалоговия прозорец Сортиране.
- В диалоговия прозорец Сортиране се уверете, че е избрано „Моите данни имат заглавки“. В случай, че данните ви нямат заглавки, можете да запазите тази опция без отметка.
- Кликнете върху падащото меню „Сортиране по“ и изберете „Маркировки“. Това е колоната, въз основа на която искаме данните да бъдат сортирани.
- В падащото меню „Сортиране на“ щракнете върху Цвят на клетката.
- В падащото меню „Поръчка“ изберете първия цвят, въз основа на който искате да сортирате данните. Той ще покаже всички цветове, които има в набора от данни. Изберете зелено.
- Във втория падащ списък в Поръчка изберете Отгоре.
- Кликнете върху бутона Добавяне на ниво. Това се прави, за да се добави друго условие за сортиране (тъй като искаме да сортираме въз основа на два цвята). Щракването върху този бутон ще добави друг набор от опции за сортиране.
- Щракнете върху падащото меню „След това“ и изберете „Маркировки“
- В падащото меню „Сортиране на“ щракнете върху Цвят на клетката.
- В падащото меню „Поръчка“ изберете втория цвят, въз основа на който искате да сортирате данните. Той ще покаже всички цветове, които има в набора от данни. Изберете Червено.
- Във втория падащ списък в Поръчка изберете On-Bottom.
- Щракнете върху OK
Горните стъпки биха сортирали данните с цялото зелено в горната част и всички червени в долната част.
Изясняване: Сортирането по цвят работи както с числа, така и с текстови данни. Може би си мислите, че можете да постигнете резултатите, показани по -горе, само като сортирате данните въз основа на стойностите. Въпреки че това ще работи в този конкретен сценарий, представете си, че имате огромен списък с клиенти/клиенти/продукти, които сте подчертали ръчно. В този случай няма числова стойност, но все пак можете да сортирате според цвета на клетките.Сортиране въз основа на цвета на шрифта
Друго удивително нещо при сортирането в Excel е, че можете също да сортирате по цвят на шрифта в клетките.
Въпреки че това не е толкова често срещано, колкото получаването на данни, където клетките са оцветени, това все още е нещо, което много хора правят. В крайна сметка отнема само едно щракване, за да промените цвета на шрифта.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу и искате да сортирате тези данни, за да съберете всички клетки с червен цвят.
По -долу са стъпките за сортиране по цвят на шрифта в Excel:
- Изберете целия набор от данни (A1: B11 в този пример)
- Щракнете върху раздела Данни
- Кликнете върху опцията Сортиране. Това ще отвори диалоговия прозорец Сортиране.
- В диалоговия прозорец Сортиране се уверете, че е избрано „Моите данни имат заглавки“. В случай, че данните ви нямат заглавки, можете да запазите тази опция без отметка.
- Щракнете върху падащото меню Сортиране по и изберете „Маркировки“. Това е колоната, въз основа на която искаме данните да бъдат сортирани.
- В падащото меню „Сортиране на“ щракнете върху Цвят на шрифта.
- В падащото меню „Поръчка“ изберете цвета, въз основа на който искате да сортирате данните. Тъй като в нашия набор от данни има само един цвят, той показва само един цвят (червен)
- Във втория падащ списък в Поръчка изберете Отгоре. Това е мястото, където посочвате дали искате всички цветни клетки в горната част на набора от данни или в долната част.
- Щракнете върху OK.
Горните стъпки биха сортирали данните с всички клетки с шрифта в червен цвят в горната част.
Сортиране въз основа на икони за условно форматиране
Условното форматиране ви позволява да добавите слой визуални икони, които могат да направят вашите данни или вашите отчети/табла за управление да изглеждат много по -добре и лесни за четене.
Ако имате такива данни с икони за условно форматиране, можете също да сортирате тези данни въз основа на иконите
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:
По -долу са стъпките за сортиране по икони за условно форматиране:
- Изберете целия набор от данни (A1: B11 в този пример)
- Щракнете върху раздела Данни
- Кликнете върху опцията Сортиране. Това ще отвори диалоговия прозорец Сортиране.
- В диалоговия прозорец Сортиране се уверете, че е избрано „Моите данни имат заглавки“. В случай, че данните ви нямат заглавки, можете да запазите тази опция без отметка.
- Кликнете върху падащото меню „Сортиране по“ и изберете „Маркировки“. Това е колоната, въз основа на която искаме данните да бъдат сортирани.
- В падащото меню „Сортиране по“ кликнете върху „Икона за условно форматиране“.
- В падащото меню „Поръчка“ изберете иконата, въз основа на която искате да сортирате данните. Той ще покаже всички икони, които са налични в набора от данни. Първо изберете зеленото.
- Във втория падащ списък в Поръчка изберете Отгоре.
- Кликнете върху бутона Добавяне на ниво. Това се прави, за да се добави друго условие за сортиране (тъй като искаме да сортираме въз основа на три икони). Щракването върху този бутон ще добави друг набор от опции за сортиране.
- Щракнете върху падащото меню „След това“ и изберете „Маркировки“
- В падащото меню „Сортиране на“ кликнете върху „Икони за условно форматиране“.
- В падащото меню „Поръчка“ изберете втората икона, въз основа на която искате да сортирате данните. Той ще покаже всички икони, които са налични в набора от данни. Изберете жълто.
- Във втория падащ списък в Поръчка изберете Нагоре.
- Кликнете върху бутона Добавяне на ниво. Това се прави, за да се добави друго условие за сортиране. Щракването върху този бутон ще добави друг набор от опции за сортиране.
- Кликнете върху падащото меню „След това“ и изберете „Маркировки“
- В падащото меню „Сортиране на“ кликнете върху „Икони за условно форматиране“.
- В падащото меню „Поръчка“ изберете третата икона, въз основа на която искате да сортирате данните. Той ще покаже всички икони, които са налични в набора от данни. Изберете Червено.
- Във втория падащ списък в Поръчка изберете Нагоре.
- Щракнете върху OK.
Горните стъпки ще сортират набора от данни и ще ви дадат всички подобни икони заедно.
Не губи първоначалния ред на данните
Когато сортирате данните, губите първоначалния ред на набора от данни.
В случай, че искате да запазите и оригиналния набор от данни, най -добре е да създадете копие на данните и след това да извършите сортирането на копираните данни.
Друга техника, за да сте сигурни, че можете да получите обратно първоначалните данни, е да вмъкнете колона с номера на редове.
След като добавите тази колона, използвайте това при сортиране на данните.
В случай, че имате нужда от първоначалния ред на данни на по -късен етап, можете лесно да сортирате тези данни въз основа на колоните с числата.
Интересувате се да научите повече за сортирането на данни в Excel. Ето огромна информация за това как да сортирате в Excel, която обхваща много теми, като например сортиране по текст/дати/числа, сортиране отляво надясно, сортиране въз основа на частичен текст, сортиране с чувствителност към регистър, сортиране на много нива и много повече.
