Използване на филийки в обобщена таблица на Excel - Ръководство за начинаещи

Версията на Excel 2010 на обобщената таблица беше разтърсена от навлизането на нова супер готина функция - Slicers.

Срезникът на обобщена таблица ви позволява да филтрирате данните, когато изберете една или повече от една опция в полето за нарязване (както е показано по -долу).

В горния пример Slicer е оранжевото поле вдясно и можете лесно да филтрирате обобщената таблица, като просто кликнете върху регионалния бутон в среза.

Да започваме.

Щракнете тук do Изтеглете примерните данни и следвайте.

Вмъкване на резец в обобщена таблица на Excel

Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:

Това е фиктивен набор от данни (продажби на дребно в САЩ) и обхваща 1000 редове. Използвайки тези данни, ние създадохме обобщена таблица, която показва общите продажби за четирите региона.

Прочетете още: Как да създадете обобщена таблица от нулата.

След като поставите обобщената таблица, можете да вмъкнете филийки.

Човек може да попита - Защо ми трябват слайсери?

Може да се нуждаете от резачки, когато не искате цялата обобщена таблица, а само част от нея. Например, ако не искате да виждате продажбите за всички региони, а само за юг, или юг и запад, тогава можете да вмъкнете слайсера и бързо да изберете желания регион (и), за който искате да получите данни за продажбите.

Слайсерите са по -визуален начин, който ви позволява да филтрирате данните от обобщената таблица въз основа на избора.

Ето стъпките за вмъкване на резец за тази обобщена таблица:

• Изберете всяка клетка в обобщената таблица.
• Отидете на Insert -> Filter -> Slicer.
• В диалоговия прозорец Insert Slicers изберете измерението, за което имате възможност да филтрирате данните. Кутията за нарязване ще изброи всички налични размери и можете да изберете едно или повече от едно измерение наведнъж. Например, ако избирам само Регион, той ще вмъкне само полето за регионален нарязвач и ако избирам Регион и Тип на търговеца на дребно и двете, тогава ще вмъкна два резена.
• Щракнете върху OK. Това ще вмъкне резачката (ите) в работния лист.

Обърнете внимание, че Slicer автоматично ще идентифицира всички уникални елементи от избраната величина и ще я изброи в полето за нарязване.

След като поставите нарязващия механизъм, можете да филтрирате данните, като просто щракнете върху елемента. Например, за да получите продажбите само за Южен регион, щракнете върху Юг. Ще забележите, че избраният елемент получава различен цвят на цвят в сравнение с другите елементи в списъка.

Можете също така да изберете да изберете няколко елемента наведнъж. За да направите това, задръжте клавиша за управление и щракнете върху тези, които искате да изберете.

Ако искате да изчистите селекцията, кликнете върху иконата на филтъра (с червен кръст) горе вдясно.

Вмъкване на няколко резена в обобщена таблица

Можете също да вмъкнете няколко резачки, като изберете повече от едно измерение в диалоговия прозорец Вмъкване на филийки.

За да поставите няколко резачки:

• Изберете всяка клетка в обобщената таблица.
• Отидете на Insert -> Filter -> Slicer.
• В диалоговия прозорец Insert Slicers изберете всички измерения, за които искате да получите Slicers.
• Щракнете върху OK.

Това ще вмъкне всички избрани срезове в работния лист.

Обърнете внимание, че тези резачки са свързани помежду си. Например, ако избера „Среден Запад“ във филтъра за Регион и „Многоредов“ във филтъра за Тип на търговец на дребно, тогава той ще показва продажбите само за всички търговци на много магазини в региона на Средния Запад.

Също така, ако избера Среден Запад, имайте предвид, че опцията Специалност във втория филтър получава по -светъл нюанс на синьо (както е показано по -долу). Това показва, че няма данни за специализирани търговци на дребно в региона на Средния Запад.

Slicers Vs. Филтри за отчети

Каква е разликата между резачките и филтрите за отчети?

Слайсерите изглеждат супер готини и са лесни за използване. Силата на Pivot Table се крие във факта, че не се нуждаете от много умения, за да я използвате. Всичко, което трябва да направите, е да плъзнете и пуснете и щракнете тук и там и ще имате страхотен отчет готов за секунди.

Докато Филтрите за отчети вършат добре работата, Слайсерите Ви правят още по -лесно да филтрирате обобщена таблица и/или да я предадете на всеки, без да знае за Excel или Обобщени таблици. Тъй като е толкова интуитивен, дори този човек може сам да използва тези резачки, като кликне върху него и филтрира данните. Тъй като това са визуални филтри, за всеки е лесно да го разбере, дори когато го използва за първи път.

Ето някои ключови разлики между срезовете и филтрите за отчети:

• Слайсерите не заемат фиксирана клетка в работния лист. Можете да ги преместите като всеки друг обект или форма. Филтрите за отчети са свързани с клетка.
• Филтрите за отчети са свързани към конкретна обобщена таблица. Слайсерите, от друга страна, могат да бъдат свързани с множество обобщени таблици (както ще видим по -късно в този урок).
• Тъй като филтърът за отчети заема фиксирана клетка, е по -лесно да го автоматизирате чрез VBA. От друга страна, резачката е обект и ще се нуждае от по -сложен код.

Форматиране на среза

Slicer идва с много гъвкавост, що се отнася до форматирането.

Ето нещата, които можете да персонализирате в резачка.

Промяна на цветовете на резачките

Ако не харесвате цветовете по подразбиране на резачка, можете лесно да я промените.

• Изберете резачката.
• Отидете на Slicer Tools -> Options -> Slicer Styles. Тук ще намерите редица различни опции. Изберете този, който харесвате, и вашият резач незабавно ще получи това форматиране.

Ако не ви харесват стиловете по подразбиране, можете да създадете свой собствен. За да направите това, изберете опцията New Slicer Style и посочете вашето собствено форматиране.

Получаване на няколко колони в кутията за нарязване

По подразбиране Slicer има една колона и всички елементи от избраната величина са изброени в нея. В случай, че имате много елементи, Slicer показва лента за превъртане, която можете да използвате, за да преминете през всички елементи.

Може да искате всички елементи да се виждат без да се налага да превъртате. Можете да направите това, като създадете няколко колони Slicer.

Да го направя:

• Изберете слайсера.
• Отидете на Инструменти за нарязване -> Опции -> Бутони.
• Променете стойността на колоните на 2.

Това незабавно ще раздели елементите в среза на две колони. Може обаче да получите нещо ужасно, както е показано по -долу:

Това изглежда претрупано и пълните имена не се показват. За да изглежда по -добре, променяте размера на резачката и дори бутоните в нея.

Да го направя:

• Изберете слайсера.
• Отидете на Slicer Tools -> Options.
• Променете височината и ширината на бутоните и резачката. (Обърнете внимание, че можете също да промените размера на резачката, като просто я изберете и използвате мишката, за да регулирате ръбовете. За да промените размера на бутона, трябва да направите промените само в опциите).

Промяна/Премахване на заглавката на среза

По подразбиране Slicer избира името на полето от данните. Например, ако създам слайсер за региони, заглавката автоматично ще бъде „Регион“.

Може да искате да промените заглавката или да я премахнете напълно.

Ето стъпките:

• Щракнете с десния бутон върху Slicer и изберете Settings Slicer Settings.
• В диалоговия прозорец Настройки на срезки променете надписа на заглавката на това, което искате.
• Щракнете върху OK.

Това ще промени заглавката в резачката.

Ако не искате да виждате заглавката, премахнете отметката от опцията Display Header в диалоговия прозорец.

Сортиране на елементи в резачката

По подразбиране елементите в Slicer са сортирани във възходящ ред в случай на текст и от по -стари към по -нови в случай на числа/дати.

Можете да промените настройката по подразбиране и дори да използвате свои собствени критерии за сортиране.

Ето как да направите това:

• Щракнете с десния бутон върху Slicer и изберете Settings Slicer Settings.
• В диалоговия прозорец Настройки на резеца можете да промените критериите за сортиране или да използвате свои собствени критерии за сортиране.
• Щракнете върху OK.

Прочетете още: Как да създадете персонализирани списъци в Excel (за да създадете свои собствени критерии за сортиране)

Скриване на елементи без данни от кутията за нарязване

Може да се случи, че някои от елементите в обобщената таблица нямат данни в нея. В такива случаи можете да накарате срезовете да скрият този елемент.

Например, на изображението по -долу, имам два среза (един за регион, а другият за тип търговец на дребно). Когато избера Среден Запад, Специалният елемент във втория филтър получава светлосин нюанс, показващ, че в него няма данни.

В такива случаи можете да изберете да не го показвате изобщо.

Ето стъпките за това:

• Щракнете с десния бутон върху Slicer, в който искате да скриете данните, и изберете Settings Slicer Settings.
• В диалоговия прозорец Настройки на резеца с опциите „Сортиране и филтриране на елементи“ поставете отметка в опцията „Скриване на елементи без данни“.
• Щракнете върху OK.

Свързване на резачка към множество обобщени таблици

Слайсер може да бъде свързан към множество обобщени таблици. След като се свържете, можете да използвате един единствен срезач, за да филтрирате всички свързани осеви таблици едновременно.

Не забравяйте, че за да свържете различни обобщени таблици към среза, осевите таблици трябва да споделят един и същ обобщен кеш. Това означава, че те или са създадени с помощта на едни и същи данни, или една от обобщената таблица е копирана и поставена като отделна обобщена таблица.

Прочетете още: Какво е кеш на обобщена таблица и как да го използвам?

По -долу е даден пример за две различни обобщени таблици. Обърнете внимание, че Slicer в този случай работи само за обобщената таблица вляво (и няма ефект върху тази вдясно).

За да свържете този резач към двете обобщени таблици:

• Щракнете с десния бутон върху Slicer и изберете Report Connections. (Като алтернатива можете също да изберете слайсера и да отидете на Инструменти за срязване -> Опции -> Слайсер -> Връзки за доклад).
• В диалоговия прозорец Връзки с отчети ще видите всички имена на обобщена таблица, които споделят един и същ Pivot Cache. Изберете тези, които искате да свържете към среза. В този случай имам само две обобщени таблици и съм свързал и двете със среза.
• Щракнете върху OK.

Сега вашият Slicer е свързан към двете обобщени таблици. Когато направите избор в среза, филтрирането ще се случи и в двете обобщени таблици (както е показано по -долу).

Създаване на динамични обобщени диаграми с помощта на срезове

Точно както използвате резачка с обобщена таблица, можете да я използвате и с обобщени диаграми.

Нещо, както е показано по -долу:

Ето как можете да създадете тази динамична диаграма:

• Изберете данните и отидете на Insert -> Charts -> Pivot Chart.
• В диалоговия прозорец Създаване на обобщена диаграма се уверете, че диапазонът е правилен и щракнете върху OK. Това ще вмъкне обобщена диаграма в нов лист.
• Направете избора на полета (или плъзнете и пуснете полета в секцията с области), за да получите желаната обобщена диаграма. В този пример имаме диаграма, която показва продажбите по региони за четири тримесечия. (Прочетете тук как да групирате датите като тримесечия).
• След като подготвите обобщената диаграма, отидете на Insert -> Slicer.
• Изберете желаната величина Slicer с диаграмата. В този случай искам типовете търговци на дребно, затова проверявам това измерение.
• Форматирайте диаграмата и резачката и сте готови.

Обърнете внимание, че можете да свържете няколко резена към една и съща обобщена диаграма, а също така можете да свържете няколко диаграми към един и същ резач (по същия начин, по който свързваме няколко обобщени таблици към един и същ резач).

Щракнете тук, за да изтеглите примерните данни и да опитате сами.

Може да харесате и следните уроци за обобщена таблица:

• Как да групирате дати в обобщена таблица на Excel.
• Как да групирате числа в обобщена таблица в Excel.
• Как да опресните обобщена таблица в Excel.
• Подготовка на изходните данни за обобщена таблица.
• Как да добавите и използвате изчислено поле на обобщена таблица на Excel.
• Как да приложите условно форматиране в обобщена таблица в Excel.
• Как да замените празните клетки с нули в обобщените таблици на Excel.