- #1 Използвайте формуляр за въвеждане на данни в Excel
- #2 Бързо въведете числа с фиксирани десетични числа
- #3 Автоматично добавяне на ред към числата
- #4 Попълнете надолу с помощта на Control + D
- #5 Бързо въведете дата/час в Excel клетки
- #6 Control + Enter за попълване на целия избор със съдържание в активна клетка
- #7 Alt + стрелка надолу, за да получите списък с всички уникални стойности в тази колона
- #8 Бързо пресяване през множество раздели на работни листове в работна книга
- #9 Въведете дълъг текст, като използвате съкращения
- #10 Въведете данни в несъседни диапазони
Excel е невероятен инструмент с очарователни възможности за анализ на данни (било то с помощта на функции, диаграми или табла за управление). Лекотата, с която данните могат да се въвеждат и съхраняват в Excel, го прави убедителен избор.
В тази публикация в блога изброих 10 полезни съвета за въвеждане на данни в Excel, които ще ви направят по -ефективни и ще спестят много време.
#1 Използвайте формуляр за въвеждане на данни в Excel
Формулярът за въвеждане на данни на Excel ви позволява да добавяте записи към съществуващ набор от данни. Той дава изскачащ формуляр, който може да бъде попълнен от потребителя. Това е особено удобно, когато наборът от данни има много колони и би изисквал от вас да превъртате надясно и наляво отново и отново, докато въвеждате точки от данни.
Функцията Формуляр за данни вече не е налична в лентата на Excel. Първо трябва да го направим достъпно, като го добавим към лентата с инструменти за бърз достъп.
Добавяне на формуляр за въвеждане на данни на Excel към лентата с инструменти за бърз достъп
- Отидете на лентата с инструменти за бърз достъп, щракнете с десния бутон и изберете Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп.
- В диалоговия прозорец за опции на Excel изберете Всички команди и отидете на формуляр. Изберете Форма и натиснете Добавяне. Това ще добави иконата за формуляри за данни към лентата с инструменти за бърз достъп.
Използване на формуляр за въвеждане на данни в Excel
- Изберете всяка клетка в диапазона от данни и кликнете върху иконата Формуляр за данни от лентата с инструменти за бърз достъп.
- Във формуляра за изскачащи данни всички заглавия на колони са изброени вертикално. Попълнете данните в съседното текстово поле за всяко заглавие.
- След като въведете данните, натиснете Enter.
- Щракнете върху Нов, за да добавите нов запис.
Използвайки формуляра за въвеждане на данни в Excel, можете също да навигирате през съществуващите данни (ред по ред) или да намерите данни, като посочите критериите (опитайте това, като щракнете върху бутона за критерии).
#2 Бързо въведете числа с фиксирани десетични числа
Ако сте в ситуация, в която трябва ръчно да въведете данни в excel, които също имат десетична част, този трик може да бъде изключително полезен. Да предположим например, че трябва да въведете оценки за ученици в проценти с до 2 десетични точки. Можете да активирате функция, при която просто въвеждате числата, без да се притеснявате всеки път да натискате точков клавиш. За да активирате това:
- Отидете на Файл -> Опции.
- В диалоговия прозорец за опции на Excel изберете Разширени.
- В разширените опции поставете отметка в опцията „Автоматично вмъкване на десетична запетая“.
- Посочете желания брой десетични знаци (например 2 в този случай).
Сега, когато въведете произволно число, Excel автоматично поставя последните 2 цифри след десетичната запетая. Така 1 става .01, 10 става 0.1, 100 става 1, 2467 става 24.67 и така нататък …
След като приключите с въвеждането на данни, просто го изключете, като премахнете отметката от същата опция.
#3 Автоматично добавяне на ред към числата
Да, можете да използвате комбинация от Excel функции (като VALUE, RIGHT, IF, OR), за да добавите ординали („st“ на 1 -во, „nd“ на 2 -ро и т.н. …).
Ето формулата:
= A1 & IF (OR (VALUE (RIGHT (A1,2)) = {11,12,13}), "th", IF (OR (VALUE (RIGHT (A1)) = {1,2,3}), ИЗБЕРЕТЕ (НАДЯСНО (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))
#4 Попълнете надолу с помощта на Control + D
Това е чудесен трик за въвеждане на данни в Excel. Ако трябва да копирате горната клетка, просто натиснете Control + D.
Той копира съдържанието, както и форматирането. Ако в горната клетка има формула, формулата се копира (с коригирани препратки).
Това работи и за повече от една клетка. Така че, ако искате да копирате целия ред по -горе, изберете текущия ред и натиснете Control + D.
Ако изберете повече от една клетка/клетки, тогава клетката над селекцията се копира във всички клетки.
Вижте също: 200+ клавишни комбинации в Excel.
#5 Бързо въведете дата/час в Excel клетки
Не помните текущата дата? Не се притеснявайте, просто натиснете Control +; (ключ с точка и запетая) и той ще въведе текущата дата в клетката.
По същия начин можете да въведете текущото време, като използвате прекия път Control + Shift +: (ключ за двоеточие)
Не забравяйте, че това са абсолютни стойности и няма да се променят, ако датата или часът се променят. Ако искате да имате динамична стойност на дата и час, която да се променя всеки път, когато отваряте работната книга или когато има повторно изчисление, използвайте функциите ДНЕС и СЕГА.
Вижте също: Как автоматично да вмъкнете дата и час в Excel.
#6 Control + Enter за попълване на целия избор със съдържание в активна клетка
Когато изберете няколко клетки в Excel, една от клетките със светъл нюанс (в сравнение с останалите избрани клетки) е активната клетка. Ако въведете нещо в активната клетка при извършване на избора и натиснете Control + Enter, стойността се вмъква във всички избрани клетки.
Това важи и за формулите. Ако въведете формула в активната клетка и натиснете Control + Enter, всички клетки ще получат тази формула (с коригирани препратки).
#7 Alt + стрелка надолу, за да получите списък с всички уникални стойности в тази колона
Това може да спести време, което иначе бихте загубили при писане. Да предположим, че въвеждате данни в колона със състояние на активност (Завършено, Завършено). Вместо да въвеждате състоянието, отново и отново, просто трябва да го въведете в няколко клетки и след това можете да използвате клавишната комбинация Alt + стрелка надолу. Той ви дава списъка с всички уникални записи и можете бързо да изберете от списъка.
Ако искате да изберете от предварително зададени опции, можете да създадете падащ списък.
#8 Бързо пресяване през множество раздели на работни листове в работна книга
Това спестява много време. Просто използвайте клавишната комбинация Control + Page Up/Page Down, за да се придвижвате през множество раздели на работен лист в работна книга.
Вижте също: 200+ клавишни комбинации в Excel.
#9 Въведете дълъг текст, като използвате съкращения
Ако трябва да въвеждате дълги имена или ключови думи отново и отново в работния си лист, този трик ще ви бъде полезен.
Например, може да искате, когато въвеждате ABC, Excel автоматично да го замени с ABC Technology Corporation Limited.
Нещо, както е показано по -долу:
Тази функция може да бъде активирана с помощта на опциите за автоматично коригиране. Прочетете как да го активирате.
#10 Въведете данни в несъседни диапазони
Да предположим, че имате шаблон, както е показано по -долу, и трябва да въведете данни във всички клетки, подчертани в червено, в реда, посочен от стрелките.
Ето бърз начин да направите това:
- Изберете всички клетки, където трябва да въведете данните (натиснете control и след това изберете една по една).
- Започнете с втората клетка във вашата последователност на въвеждане на данни (започнете с D3). Изберете най -накрая първата клетка B3 (където започва въвеждането на данни).
- След като изберете, отидете в полето за име (което е вляво от лентата с формули).
- Въведете всяко име без интервали.
- Това е!! Изберете именования диапазон, като щракнете върху падащото меню Име на полето. Сега започнете да въвеждате данните си и да ги използвате Въведете/Tab за да преминете към следващата клетка.
Прочетете повече за този трик.
Това са моите десет съвета на Excel за въвеждане на данни, които могат значително да подобрят вашата производителност и да спестят време.
Може да ви харесат и следните съвети на Excel:
- 10 супер чисти начина за почистване на данни в електронни таблици на Excel.
- 24 ежедневни проблеми с Excel и техните бързи поправки.
- Как да проследявате промените в Excel.
- Как да възстановите несъхранени файлове на Excel.
- Как да активирате условно въвеждане на данни в Excel.
- Страдате от бавни Excel електронни таблици? 10 съвета как да ускорите вашия Excel.
- Извлечете повече от Find and Replace в Excel (4 невероятни съвета).
- Как да използвате екраните за замразяване на Excel в Excel.
- 100+ въпроса за интервю в Excel
- Попълнете празни клетки до следващата стойност в Excel
