✅ Активирайте условно въвеждане на данни в Excel с помощта на валидиране на данни

Съдържание

Условно въвеждане на данни в Excel с помощта на валидиране на данни

Excel е нещо повече от инструмент за въвеждане на данни. Но ако говорите само за въвеждане на данни в Excel, това е адски добро. Използвайки валидирането на данни, можете да активирате въвеждането на данни в клетки (клетки) въз основа на предварително дефинирано условие.

Условно въвеждане на данни в Excel с помощта на валидиране на данни

Ето няколко примера за условни правила за въвеждане на данни:

Разрешаване на въвеждане на данни само от предварително определен списък (с помощта на падащи списъци).
Разрешете въвеждането на данни само когато посочените клетки са попълнени.
Разрешаване на запис DATE само между две посочени дати.

Можете също да комбинирате множество условия, за да създадете правило за въвеждане на данни.

Този тип условно въвеждане на данни в Excel може да се извърши с помощта на функцията за валидиране на данни в Excel. Той може да разреши въвеждането на данни в посочените клетки само когато са изпълнени посочените условия, в противен случай показва грешка.

Разрешаване на въвеждане на данни от предварително определен списък

Можете да ограничите потребителя да избира от списък, като създадете падащ списък. Да предположим например, че имате списък с държави, както е показано по -долу, и искате да разрешите въвеждането само на едно от тези имена в клетка C1:

Можете да създадете падащ списък, който ще ограничи записите само до тези, споменати в списъка. Ако се опитате да въведете друг текстов низ, той ще покаже грешка (както е показано по -долу):

Ето как можете да създадете падащ списък:

Изберете клетката, където искате да покажете падащия списък. В този пример това са клетки C1.
Отидете на Данни -> Инструменти за данни -> Проверка на данни.
В диалоговия прозорец за потвърждаване на данни изберете раздела с настройки и направете следните промени:
- Разрешаване: Списък
- Източник: $ A $ 1: $ A $ 6 (можете да използвате диапазона, в който имате данните).
- Игнориране на празно: Отметнато (махнете отметката от това, ако не искате потребителят да въведе празно).
- Падащо меню в клетката: Проверено (това би активирало функцията за падащо меню).

Това ще създаде падащ списък в избраната клетка.

Сега можете или да ги изберете от падащия списък, или да въведете ръчно данните в него. Ако въведете данни, които не са от изходните данни, те ще покажат грешка.

ВНИМАНИЕ: Ако копирате и поставите върху клетката, която има правила за валидиране на данни, правилата за валидиране на данни изчезват.

Въвеждане на данни, когато е попълнена зависима клетка

Това може да е случаят, когато искате потребителят да премине в последователност и да попълни формуляр/въпросник/анкета.

Да кажем, че имам нещо, както е показано по -долу:

В този набор от данни искам потребителят първо да попълни името (името и фамилията са задължителни) и след това да премине към попълване на датата. Ако потребителят пропусне въвеждането на името, тогава искам да покажа грешка (както е показано по -долу):

Това може лесно да се направи с помощта на валидиране на данни. Да го направя:

Изберете клетката, към която искате да приложите това условие. В горния пример това е клетка В5.
Отидете на Данни -> Инструменти за данни -> Проверка на данни
В диалоговия прозорец за потвърждаване на данни изберете раздела с настройки и направете следните промени:
- Разрешаване: Персонализирано
- Формула: = И ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
- Игнориране на празно: Непроверено (уверете се, че това е отметнато, иначе няма да работи).

В този случай използвахме функция AND, която проверява дали и B1, и B3 вече са попълнени. Ако не, тогава показва грешка.

ВНИМАНИЕ: Ако копирате и поставите върху клетката, която има правила за валидиране на данните, правилата за валидиране на данните изчезват.

Въвеждане на дата между две посочени дати

Вградената функция за валидиране на данни ви позволява да направите това. Можете да посочите горните и долните граници на датата и ако потребителят въведе дата, която е извън този диапазон, той/тя ще получи грешка.

Да го направя:

Изберете клетката, към която искате да приложите това условие. В горния пример това е клетка В5.
Отидете на Данни -> Инструменти за данни -> Проверка на данни
В диалоговия прозорец за потвърждаване на данни изберете раздела с настройки и направете следните промени:
- Разрешаване: Дата
- Данни: Между
- Начална дата: Въведете началната дата тук (всяка дата, която е преди тази дата, няма да бъде приета).
- Крайна дата: Въведете крайната дата тук (всяка дата, която е след тази дата, няма да бъде приета).

Можете също да използвате препратка към клетка или формула, за да посочите датата. Например, можете да използвате функцията TODAY () като едно от ограниченията за дата (ако искате долната граница на текущата дата).

Тъй като Excel съхранява датите като числа, можете също да използвате числа вместо дати. Например, вместо да използвате 01-01-2015, можете да използвате и номера 42005.

Условия за въвеждане на множество данни

Можете също да комбинирате множество условия. Например, да предположим, че искате да въведете дата в клетка В5 със следните условия:

Името и Фамилията вече са попълнени от потребителя.
Въведената дата е между 01-01-2015 и 10-10-2015.

Да го направя:

Изберете клетката, към която искате да приложите това условие. В горния пример това е клетка В5.
Отидете на Данни -> Инструменти за данни -> Проверка на данни
В диалоговия прозорец за потвърждаване на данни изберете раздела с настройки и направете следните промени:
- Разрешаване: Персонализирано
- Формула: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
- Игнориране на празно: Непроверено (уверете се, че това не е отметнато, иначе няма да работи)

Тази формула проверява за четири условия - дали двете клетки (B1 и B3 вече са попълнени и дали датата, въведена в клетка B5, е в рамките на определения диапазон от дати).

По същия начин можете да създавате и тествате за множество условия, като същевременно разрешавате въвеждането на данни в Excel.