✅ Въведение в валидирането на данни в Excel

Съдържание

Проверката на данни в Excel ви позволява да контролирате данните, които могат да бъдат въведени в клетка. Можете да ограничите потребителя да въвежда само определен диапазон от числа или текст или дата.

Можете също да използвате функцията за валидиране на данни, за да създадете падащ списък на Excel (което определено е една от най -готините и най -мощните функции в Excel)

Достъп до валидиране на данни в Excel

Валидирането на данни в Excel може да бъде достъпно чрез раздела Данни в лентата.

В повечето случаи има три ситуации, при които бихте искали да използвате валидиране на данни в Excel:

Когато искате да ограничите въвеждането на данни до определени числа/текст/дати. Не се допускат данни, които не отговарят на критериите за валидиране.
Когато искате да информирате потребителя при всяко въвеждане на данни извън обхвата. Разрешени са обаче всякакви видове въвеждане на данни.
Когато насочвате потребителя какви данни да въведе. Всички видове въвеждане на данни са разрешени.

Нека преминем през тези ситуации една по една:

Когато искате да ограничите въвеждането на данни до определени числа/текст/дати

Валидирането на данни ви позволява да зададете условие за въвеждане на данни в клетка/клетки в Excel. Веднъж посочен, той не позволява на потребителя да въведе нищо, което е извън посочения диапазон. Тази функция може да бъде достъпна, като отворите диалоговия прозорец за потвърждаване на данните и изберете опцията Настройки

В падащия списък можете да изберете условието, което искате да приложите за диапазон от клетки

Всяка стойност - Позволява всяка стойност да бъде въведена в клетка.
Цяло число - Позволява да се въвеждат само цели числа, с допълнителни условия като по -голямо/по -малко от, между/не между, равно на/не равно на.
Десетичен - Позволява въвеждане на числа с десетични знаци, с допълнителни условия като по -голямо/по -малко от, между/не между, равно на/не равно на.
Списък - Създава падащо меню, като взема списък с елементи (чрез избор на диапазон или именован диапазон).
Дата - Позволява въвеждане на дати (или нейната стойност) с допълнителни условия като по -голямо/по -малко от, между/не между, равно на/не равно на.
Time - Позволява въвеждане на време (или неговата стойност) с допълнителни условия като по -голямо/по -малко от, между/не между, равно на/не равно на.
Дължина на текста - Позволява текст с условието за неговата дължина.
Персонализиран - Позволява стойности, които отговарят на посочените критерии. Например, ако използвам формулата = A1> 10, тогава в клетка A1 са разрешени само числа, по -големи от 10.

Всеки път, когато въведете данни в клетка, която нарушава посоченото условие, тя показва грешка.

Когато искате да информирате потребителя при всяко въвеждане на данни извън обхвата (разрешени са всички видове въвеждане на данни)

Докато по-ранният раздел беше за ограничаване на потребителя до определен диапазон при въвеждане на данни, този раздел е за предупреждение на потребителя, ако са въведени данни извън обхвата. Въвеждането на данни обаче все още е разрешено. Това може да бъде активирано чрез промяна на настройките за съобщения за грешка.

Можете да персонализирате съобщението за грешка, като отидете в раздела Предупреждение за грешка в диалоговия прозорец Проверка на данни. Има три варианта:

Стоп грешка - Показва грешката при спиране и не позволява на потребителя да въведе данните, които са извън определения диапазон.
Предупредителна грешка - Показва предупредителната грешка, но позволява на потребителя да въведе данните, които са извън определения диапазон.
Информационна грешка - Показва информационната грешка, но позволява на потребителя да въведе данните, които са извън определения диапазон.

Когато насочвате потребителя какви данни да въведе (всички видове въвеждане на данни са разрешени)

Да предположим, че имате списък на служителите и искате да получите тяхната дата на присъединяване. Възможно е да има няколко формата за въвеждане на датата (например 01/01/2014 или 01 януари 2014 г. или 1 януари 2014 г.). Въпреки това, за съгласуваност, е по -добре всички дати да бъдат в един формат. Въпреки това е добре хората да го въведат във всеки друг формат, тъй като улавянето на данните е от първостепенно значение.

Ето как това може да стане:

Изберете която и да е клетка и след това отидете в раздела Данни -> Проверка на данни
В диалоговия прозорец Проверка на данни изберете раздела Входящо съобщение
Уверете се, че е поставена отметка в квадратчето „Показване на входно съобщение, когато е избрана клетка“
В раздела Входящо съобщение въведете заглавие (максимум 32 знака, по избор) и въведено съобщение (максимум 256 знака)
Щракнете добре. Сега, когато щракнете върху клетката или я изберете с клавиатура, тя ще покаже съобщението.

Cautйон: Ако преместите полето за съобщения от неговото положение, тогава цялото поле за съобщения ще се покаже само на това място. Така че е безопасно да не премествате полето за съобщения.