Гледайте видео - 7 бързи и лесни начина за номериране на редове в Excel
Когато работите с Excel, има някои малки задачи, които трябва да се извършват доста често. Познаването на „правилния начин“ може да ви спести много време.
Една такава проста (но често необходима) задача е да номерирате редовете на набор от данни в Excel (наричани още серийни номера в набор от данни).
Сега, ако мислите, че един от начините е просто да въведете тези серийни номера ръчно, добре - прав сте!
Но това не е най -добрият начин да го направите.
Представете си, че имате стотици или хиляди редове, за които трябва да въведете номера на реда. Би било досадно - и напълно ненужно.
Има много начини за номериране на редове в Excel и в този урок ще споделя някои от начините, които препоръчвам и често използвам.
Разбира се, щеше да има още и ще чакам - с кафе - в зоната за коментари, за да чуя от вас за това.
Как да номерирате редове в Excel
Най -добрият начин за номериране на редовете в Excel ще зависи от вида на набора от данни, който имате.
Например може да имате непрекъснат набор от данни, който започва от ред 1, или набор от данни, който започва от различен ред. Или може да имате набор от данни, който има няколко празни реда в него и искате само да номерирате попълнените редове.
Можете да изберете някой от методите, които работят въз основа на вашия набор от данни.
1] Използване на дръжката за запълване
Дръжката за запълване идентифицира модел от няколко запълнени клетки и може лесно да се използва за бързо попълване на цялата колона.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:
Ето стъпките за бързо номериране на редовете с помощта на дръжката за запълване:
- Въведете 1 в клетка A2 и 2 в клетка A3.
- Изберете двете клетки (A2 и A3).
- Обърнете внимание, че в долния десен ъгъл на селекцията ще има малък квадрат.
- Задръжте курсора на мишката върху този квадрат и ще забележите, че курсорът се променя на икона плюс.
- Щракнете двукратно върху квадрата на дръжката за запълване (докато курсорът е във формата на икона плюс) и той автоматично ще запълни всички клетки до края на набора от данни.
Имайте предвид, че Fill Handle автоматично идентифицира шаблона и попълва останалите клетки с този модел. В този случай моделът беше, че числата се увеличават с 1.
В случай, че имате празен ред в набора от данни, дръжката за попълване ще работи само до последния непрекъснат непразен ред.
Също така имайте предвид, че в случай, че нямате данни в съседната колона, двукратното щракване върху дръжката за попълване няма да работи. Можете обаче да поставите курсора върху дръжката за запълване, да задържите десния бутон на мишката и да плъзнете надолу. Той ще запълни клетките, обхванати от плъзгането на курсора.
2] Използване на Fill Series
Докато Fill Handle е бърз начин за номериране на редове в Excel, Fill Series ви дава много по -голям контрол върху начина на въвеждане на числата.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:
Ето стъпките за използване на Fill Series за номериране на редове в Excel:
- Въведете 1 в клетка А2.
- Отидете на раздела Начало.
- В групата за редактиране щракнете върху падащото меню Попълване.
- От падащото меню изберете „Серия …“.
- В диалоговия прозорец „Серия“ изберете „Колони“ в опциите „Серия в“.
- Посочете Стоп стойността. В този случай, тъй като имаме 26 записа, можем да въведем 26. Ако не въведете никаква стойност, Fill Series няма да работи.
- Щракнете върху OK.
Това незабавно ще номерира редовете от 1 до 26.
Използването на „Fill Series“ може да бъде полезно, когато започнете, като въведете номерата на редовете. За разлика от дръжката за запълване, тя не изисква съседните колони да бъдат попълнени вече.
Дори и да нямате нищо на работния лист, Fill Series пак ще работи.
Забележка: В случай, че имате празни редове в средата на набора от данни, Fill Series ще запълни номера за този ред.
3] Използване на функцията ROW
Можете също да използвате функции на Excel за номериране на редовете в Excel.
В методите Fill Handle и Fill Series по -горе вмъкнатият сериен номер е статична стойност. Това означава, че ако преместите реда (или го изрежете и поставите някъде другаде в набора от данни), номерирането на редовете няма да се промени съответно.
Този недостатък може да бъде отстранен с помощта на формули в Excel.
Можете да използвате функцията ROW, за да получите номерацията на редовете в Excel.
За да получите номерация на редове с помощта на функцията ROW, въведете следната формула в първата клетка и копирайте за всички останали клетки:
= ROW ()-1
Функцията ROW () дава номера на реда на текущия ред. Така че извадих 1 от него, като започнах от втория ред нататък. Ако вашите данни започват от 5-ти ред, трябва да използвате формулата = ROW ()-4.
Най -хубавото при използването на функцията ROW е, че тя няма да прецака номерирането, ако изтриете ред във вашия набор от данни.
Тъй като функцията ROW не препраща към нито една клетка, тя автоматично (или трябва да кажа AutoMagically) ще се коригира, за да ви даде правилния номер на ред. Нещо, както е показано по -долу:
Обърнете внимание, че веднага щом изтрия ред, номерата на редовете се актуализират автоматично.
Отново, това няма да вземе предвид празни записи в набора от данни. В случай, че имате празни редове, той все още ще показва номера на реда.
Можете да използвате следната формула, за да скриете номера на реда за празни редове, но той все пак няма да коригира номерата на редовете (така, че следващият номер на ред да бъде присвоен на следващия запълнен ред).
IF (ISBLANK (B2), "", ROW ()-1)
4] Използване на функцията COUNTA
Ако искате да номерирате редове по такъв начин, че само тези, които са запълнени, да получат сериен номер, тогава този метод е пътят.
Той използва функцията COUNTA, която отчита броя на клетките в диапазон, които не са празни.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:
Обърнете внимание, че в показания по-горе набор от данни има празни редове.
Ето формулата, която ще номерира редовете, без да номерира празните редове.
= АКО (ISBLANK (B2), "", COUNTA ($ B $ 2: B2))
Функцията IF проверява дали съседната клетка в колона B е празна или не. Ако е празно, връща празно, но ако не е, връща броя на всички запълнени клетки до тази клетка.
5] Използване на SUBTOTAL за филтрирани данни
Понякога може да имате огромен набор от данни, където искате да филтрирате данните и след това да копирате и поставите филтрираните данни в отделен лист.
Ако използвате някой от методите, показани по -горе досега, ще забележите, че номерата на редовете остават същите. Това означава, че когато копирате филтрираните данни, ще трябва да актуализирате номерирането на редовете.
В такива случаи функцията SUBTOTAL може автоматично да актуализира номерата на редовете. Дори когато филтрирате набора от данни, номерата на редовете ще останат непокътнати.
Нека ви покажа как точно работи с пример.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:
Ако филтрирам тези данни въз основа на продажбите на продукт А, ще получите нещо, както е показано по -долу:
Имайте предвид, че серийните номера в колона А също са филтрирани. Така че сега виждате само числата за редовете, които са видими.
Въпреки че това е очакваното поведение, в случай че искате да получите серийна номерация на редове - за да можете просто да копирате и поставите тези данни някъде другаде - можете да използвате функцията SUBTOTAL.
Ето функцията SUBTOTAL, която ще гарантира, че дори филтрираните данни имат непрекъсната номерация на редове.
= СУБТОТАЛ (3, $ B $ 2: B2)
3 във функцията SUBTOTAL определя използването на функцията COUNTA. Вторият аргумент е диапазонът, в който се прилага функцията COUNTA.
Предимството на функцията SUBTOTAL е, че тя се актуализира динамично, когато филтрирате данните (както е показано по -долу):
Имайте предвид, че дори когато данните се филтрират, номерирането на редовете се актуализира и остава непрекъснато.
6] Създаване на таблица в Excel
Excel Table е чудесен инструмент, който трябва да използвате, когато работите с таблични данни. Това прави управлението и използването на данни много по -лесно.
Това е и любимият ми метод сред всички техники, показани в този урок.
Нека първо ви покажа правилния начин за номериране на редовете с помощта на таблица в Excel:
- Изберете целия набор от данни.
- Отидете на раздела Вмъкване.
- Кликнете върху иконата на таблицата (можете да използвате и клавишната комбинация Control + T).
- В диалоговия прозорец Създаване на таблица се уверете, че диапазонът е правилен.
- Щракнете върху OK. Това ще преобразува вашите таблични данни в таблица на Excel.
- В клетка A2 въведете следната формула. Имайте предвид, че веднага след като въведете формулата, тя автоматично ще я попълни във всички клетки в тази колона (можете да прочетете повече за изчислените колони тук).
= ROW ()-ROW (Таблица2 [#Headers])
Обърнете внимание, че във формулата по -горе съм използвал Таблица 2, тъй като това е името на моята таблица в Excel. Можете да замените Table2 с името на таблицата, която имате.
Има някои допълнителни предимства от използването на таблица в Excel при номериране на редове в Excel:
- Тъй като Excel Table автоматично вмъква формулата в цялата колона, тя работи, когато вмъкнете нов ред в таблицата. Това означава, че когато вмъквате/изтривате редове в таблица на Excel, номерирането на редовете ще се актуализира автоматично (както е показано по -долу).
- Ако добавите още редове към данните, Excel таблицата автоматично ще се разшири, за да включи тези данни като част от таблицата. И тъй като формулите автоматично се актуализират в изчислените колони, той ще вмъкне номера на реда за ново вмъкнатия ред (както е показано по -долу).
7] Добавяне на 1 към предишния номер на ред
Това е прост метод, който работи.
Идеята е да добавите 1 към предишния номер на ред (номера в клетката по -горе). Това ще гарантира, че следващите редове ще получат число, увеличено с 1.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:
Ето стъпките за въвеждане на номера на редове с този метод:
- В клетката в първия ред въведете 1 ръчно. В този случай той е в клетка А2.
- В клетка A3 въведете формулата = A2+1
- Копирайте и поставете формулата за всички клетки в колоната.
Горните стъпки ще въведат серийни номера във всички клетки в колоната. В случай, че има празни редове, това все пак ще вмъкне номера на реда за него.
Имайте предвид също, че в случай, че вмъкнете нов ред, номерът на реда няма да се актуализира. В случай, че изтриете ред, всички клетки под изтрития ред ще покажат грешка за справка.
Това са някои бързи начини, които можете да използвате, за да вмъкнете серийни номера в таблични данни в Excel.
В случай, че използвате друг метод, споделете го с мен в секцията за коментари.
