*Това е гост публикация от Puneet Gogia, колега от Excel, блогър от Индия.*
Excel има a Лента с инструменти за бърз достъп което ви дава незабавен достъп до любимите/важните опции.
Не много хора обаче използват QAT ефективно.
Миналия месец попитах 15 потребители на Excel за това и само 7 го използваха в чести дни. Други бяха заети с навигацията в Excel за своите неща.
В тази статия ще споделя моите топ 5 опции за QAT, които ми помагат да остана продуктивен и да спестя време.
Също така няма да намерите тези опции в лентата на Excel.
Ето моите топ 5 опции (по -късно в този урок ще ви покажа и как да използвате тези опции):
- Инструмент за камера
- електронна поща
- Формуляр
- Автоматично форматиране
- Калкулатор
Нека сега ви покажа как да добавите тези 5 команди към QAT в Excel.
Стъпки за добавяне на команди към QAT (лента с инструменти за бърз достъп)
Следвайте тези прости стъпки.
- Първо, щракнете с десния бутон върху QAT и изберете „Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп“.
- От прозореца за персонализиране изберете „Команди, които не са в лентата“.
- Сега от списъка изберете следните команди и ги добавете към QAT една по една.
- Инструмент за камера
- електронна поща
- Формуляр
- Автоматично форматиране
- Калкулатор
- След като добавите всички тези команди, щракнете върху OK.
Сега вашата лента с инструменти за бърз достъп ще изглежда така.
Позволете ми да ви кажа защо тези команди са специални и как можете да ги използвате, за да увеличите производителността си.
1. Инструмент за камера
Живите изображения са полезни във вашите табла за управление.
Единственият мотив да се използва инструментът на камерата на Excel е да се създаде живо изображение на редица клетки. Това ще ви помогне да копирате диапазон от клетки и да създадете жива картина на този диапазон и можете да го поставите навсякъде във вашия работен лист.
Следвайте тези стъпки, за да използвате инструмента за камера.
- Изберете диапазона, за който искате да създадете изображение.
- Щракнете върху бутона на камерата от QAT.
- Щракнете върху мястото на работния лист, където искате да го поставите.
Ползи
Инструментът за камера е полезен за създаване на изображения на живо, които можете да използвате по -нататък, докато създавате Excel табла за управление. Подобно на нормалното изображение, можете да преоразмерите тези изображения на живо според пространството на таблото си за управление.
И когато искате да го актуализирате, направете промени в действителния диапазон от данни и изображението ще се актуализира незабавно.
2. Имейл
Изпратете работната си книга с едно щракване.
Е, вече има опция в excel да изпратите работната си книга по имейл, която можете да използвате от менюто с файлове на excel.
Но можете да използвате бутон за имейл от QAT, за да изпратите бързо вашия Excel файл като прикачен файл. След като щракнете, той автоматично ще отвори вашия пощенски клиент по подразбиране и ще прикачи текущата ви работна книга с него. Той ще използва името на вашата работна книга като предмет на имейла.
Ползи
Той автоматично ще вземе актуализираната версия на вашия файл, докато изпращате имейла, дори ако не сте запазили направените от вас промени.
3. Потребителски формуляр
Не е необходимо да пишете макрос за потребителска форма.
В Excel има вградена потребителска форма, която можете да използвате за въвеждане на данни.
Но преди да активирате този формуляр, имате нужда от таблица за въвеждане на вашите данни или поне от заглавки на данните. Изберете някоя от клетките в таблицата или просто изберете едно от заглавията и щракнете върху бутона за формуляр от QAT.
Ползи
Освен просто въвеждане на данни, има много неща, които можете да направите с това.
- Можете да редактирате записи, които вече сте въвели във вашите данни.
- Това ще ви помогне да навигирате през записите.
- Можете да намерите записи от данни, като използвате различните критерии.
- И ако искате да изтриете всеки конкретен запис, можете също да направите това.
4. Автоматично форматиране
Форматирането на данни е важно. Но понякога форматирането на таблица с данни отнема много време.
Автоматичното форматиране е опция, която можете да използвате за бързо прилагане при форматиране на данни. Той има 16 различни стила на форматиране, които можете да използвате.
Просто следвайте тези стъпки.
- Изберете вашите данни.
- Кликнете върху бутона за автоматично форматиране.
- Изберете желания формат.
- Щракнете върху OK.
Всички опции за автоматичен формат имат 6 основни компонента: формат на номера, стил на шрифта, подравняване, граница, шарки и ширина-височина.
Ползи
- Ако вашите данни са свързани с валута или счетоводство, автоформатът е най -добрият вариант за използване. Това са 4 от 16 стила на формат за счетоводни данни.
- Можете също да изберете или премахнете избора на опции за форматиране. Да речем, ако не искате да прилагате граница с форматирането, можете просто да премахнете избора на опцията за граница от „Опции“.
Калкулатор
Калкулатор на Windows за бързи изчисления.
Excel е умен калкулатор, но понякога имате нужда от прост калкулатор. Можете да получите достъп до приложението за калкулатор на Windows от QAT.
Предлага се и в менюто "Старт" на вашата система.
Този калкулатор има прости, както и научни и програмни опции.
Ползи
- Има опция, която можете да използвате, за да конвертирате стойности от една единица в друга (инчове в см, килограми в килограми и т.н.).
- Има и опция „Изчисляване на данни“, която можете да използвате, за да изчислите разликата между две дати или да изчислите бъдеща дата, като добавите дни.
Бонус съвет: бутони за отмяна / повторение
Е, бутоните за отмяна/повторение вече са на QAT по подразбиране. Но почти всеки път, когато използвате клавиш за бърз достъп, за да отмените и повторите. И понякога не знаете колко стъпки трябва да вървите назад/напред.
С тези бутони можете да проверите всички дейности, които сте извършили във вашия файл, и да ги отмените/повторите с едно щракване.
Можете да отмените/повторите максимум 100 дейности, като използвате тези бутони. Тези 100 дейности са приложими за цялото приложение, а не само за една работна книга.
Заключение
Както ви казах, повечето потребители не използват правилно лентата с инструменти за бърз достъп. Но ако имате някои опции, които често използвате в работата си, можете да ги добавите към своя QAT.
Винаги е лесно да използвате любимото си нещо с едно щракване. Надявам се, че всички горепосочени команди ще ви помогнат да улесните работата си.
Ако имате някаква друга команда, която използвате често от QAT, моля споделете с мен в полето за коментари. Бих искал да се свържа с вас.
Puneet е блогър в Excel Champs. Можете да го намерите онлайн, да туитвате за Excel, на бягаща писта или понякога да изкачвате планина. Намерете го в Twitter.
