Как да направите PIE диаграма в Excel (Лесно ръководство стъпка по стъпка)

Excel има разнообразие от вградени диаграми, които могат да се използват за визуализиране на данни. И създаването на тези диаграми в Excel отнема само няколко кликвания.

Сред всички тези типове диаграми на Excel има един, който е обект на много дебати във времето.

… Кръгова диаграма (няма точки за отгатване).

Кръговите диаграми може да нямат толкова любов, колкото връстниците, но определено има място. И ако мина през това, което виждам на ръководни срещи или във вестници/списания, това вероятно е доста по -напред от неговите колеги.

В този урок ще ви покажа как да създадете кръгова диаграма в Excel.

Но този урок не е само за създаване на кръгова диаграма. Ще разгледам и плюсовете и минусите на използването на кръгови диаграми и някои негови усъвършенствани вариации.

Забележка: Често кръговата диаграма не е най -добрата диаграма за визуализиране на вашите данни. Препоръчвам да го използвате само когато имате няколко точки от данни и убедителна причина да го използвате (например склонността на вашия мениджър/клиент към кръгови диаграми). В много случаи можете лесно да го замените с колонна или стълбовидна диаграма.

Нека започнем от основите и да разберем какво е кръгова диаграма.

В случай, че намирате някои раздели на този урок твърде основни или не са уместни, щракнете върху връзката в съдържанието и преминете към съответния раздел.

Какво е кръгова диаграма?

Няма да отделям много време за това, ако приемем, че вече знаете какво е това.

И не … няма нищо общо с храната (въпреки че определено можете да я нарежете на парчета).

Кръгова диаграма (или кръгова диаграма) е кръгова диаграма, която е разделена на филийки. Всяка част (филийка) представлява процент от цялото. Дължината на дъговата дъга е пропорционална на количеството, което представлява.

Или просто казано, това е нещо, както е показано по -долу.

Цялата кръгова диаграма представлява общата стойност (която в този случай е 100%) и всеки отрязък представлява част от тази стойност (които са 45%, 25%, 20%и 10%).

Обърнете внимание, че съм избрал 100% като обща стойност. Можете да имате всяка стойност като обща стойност на диаграмата (която става 100%) и всички филийки ще представляват процент от общата стойност.

Нека първо да разгледам как да създадете кръгова диаграма в Excel (ако приемем, че за това сте тук).

Но аз ви препоръчвам да продължите и да прочетете всички неща, обхванати по -късно в тази статия (най -важното в раздела Плюсове и минуси).

Създаване на кръгова диаграма в Excel

За да създадете кръгова диаграма в Excel, трябва да структурирате данните си, както е показано по -долу.

Описанието на филийките на пая трябва да бъде в лявата колона, а данните за всеки филий трябва да са в дясната колона.

След като разполагате с данните, по -долу са стъпките за създаване на кръгова диаграма в Excel:

1. Изберете целия набор от данни
2. Щракнете върху раздела Вмъкване.
3. В групата Диаграми кликнете върху иконата „Вмъкване на пай или диаграма с понички“.
4. Кликнете върху иконата на пай (в рамките на икони 2-D Pie).

Горните стъпки незабавно биха добавили кръгова диаграма към вашия работен лист (както е показано по -долу).

Въпреки че можете да разберете приблизителната стойност на всеки фрагмент в диаграмата, като погледнете неговия размер, винаги е по -добре да добавите действителните стойности към всеки фрагмент от диаграмата.

Те се наричат Етикети с данни

За да добавите етикети с данни към всеки отрязък, щракнете с десния бутон върху някой от резените и кликнете върху „Добавяне на етикети с данни“.

Това незабавно ще добави стойностите към всеки фрагмент.

Можете също така лесно да форматирате тези етикети с данни, за да изглеждате по -добре на диаграмата (обхваната по -късно в този урок).

Форматиране на кръговата диаграма в Excel

Има много персонализации, които можете да направите с кръгова диаграма в Excel. Почти всеки елемент от него може да бъде модифициран/форматиран.

Професионален съвет: Най -добре е вашите кръгови диаграми да са прости. Въпреки че можете да използвате много цветове, сведете го до минимум (дори различни нюанси на един и същи цвят са добре). Също така, ако вашите диаграми са отпечатани в черно и бяло, трябва да се уверите, че разликата в цветовете на филийки е забележима.

Нека да видим някои от нещата, които можете да промените, за да подобрите графиките си.

Промяна на стила и цвета

Excel вече има някои спретнати предварително направени стилове и цветови комбинации, които можете да използвате за незабавно форматиране на вашите кръгови диаграми.

Когато изберете диаграмата, тя ще ви покаже двата контекстуални раздела - Дизайн и Формат.

Тези раздели се показват само когато изберете диаграмата

В раздела „Дизайн“ можете да промените стила на кръговата диаграма, като щракнете върху някой от предварително направените стилове. Веднага след като изберете стила, който искате, той ще бъде приложен към диаграмата.

Можете също така да задържите курсора на мишката върху тези стилове и той ще ви покаже визуализация на живо как ще изглежда вашата кръгова диаграма, когато този стил бъде приложен.

Можете също да промените цветовата комбинация на диаграмата, като кликнете върху опцията „Промяна на цветовете“ и след това изберете тази, която искате. Отново, когато задържите курсора върху тези цветови комбинации, той ще покаже визуализация на диаграмата на живо.

Професионален съвет: Освен ако не искате вашата диаграма да бъде наистина цветна, изберете монохроматичните опции. Те имат нюанси със същия цвят и са сравнително лесни за четене. Също така, в случай че искате да подчертаете една конкретна филия, можете да запазите всички останали филии в тъп цвят (като сиво или светло синьо) и да подчертаете тази филийка с различен цвят (за предпочитане ярки цветове като червено или оранжево или зелено) .

Свързан урок: Как да копирате формат на диаграма (графика) в Excel

Форматиране на етикетите на данните

Добавянето на етикети с данни към кръгова диаграма е супер лесно.

Щракнете с десния бутон върху някоя от филийките и след това щракнете върху Добавяне на етикети на данни.

Веднага щом направите това. етикетите с данни ще бъдат добавени към всеки фрагмент от кръговата диаграма.

И след като добавите етикетите с данни, можете да направите много персонализиране с него.

Бързо форматиране на етикета на данни от раздела Дизайн

Бързо ниво на персонализиране на етикетите с данни е налично в раздела Проектиране, което става достъпно, когато изберете диаграмата.

Ето стъпките за форматиране на етикета с данни от раздела Проектиране:

1. Изберете диаграмата. Това ще направи раздела Дизайн наличен в лентата.
2. В раздела Проектиране щракнете върху Добавяне на елемент на диаграма (той е в групата Оформления на диаграми).
3. Задръжте курсора на мишката върху опцията Етикети на данни.
4. Изберете всяка опция за форматиране от списъка.

Една от опциите, които искам да подчертая, е опцията „Облекчение за данни“. Той бързо превръща етикетите ви с данни в допълнителни описания, както е показано по -долу.

Повече опции за форматиране на етикети за данни стават налични, когато щракнете с десния бутон върху някой от етикетите с данни и кликнете върху „Форматиране на етикети с данни.

Това ще отвори страницата „Форматиране на етикети на данни“ отстрани (или диалогов прозорец, ако използвате по -стара версия на Excel).

В прозореца Форматиране на етикети на данни има два набора от опции - Опции за етикети и Опции за текст

Форматиране на опциите на етикета

Можете да направите следния тип форматиране с опциите на етикета:

1. Дайте рамка на етикета (ите) или попълнете полето (ите) с цвят.
2. Дайте ефекти като Shadow, Glow, Soft Edges и 3-D Format.
3. Променете размера и подравняването на етикета с данни
4. Форматирайте стойностите на етикета, като използвате опциите Label.

Препоръчвам да запазите настройките на етикета за данни по подразбиране. В някои случаи може да искате да промените цвета или размера на шрифта на тези етикети. Но в повечето случаи настройките по подразбиране са добре.

Можете обаче да направите някои прилични промени във форматирането, като използвате опциите за етикети.

Например, можете да промените разположението на етикета с данни (който по подразбиране е „най -подходящ“) или можете да добавите процентната стойност за всеки фрагмент (който показва колко процент от общия брой представлява всеки фрагмент).

Форматиране на опциите за текст

Форматирането на текстови опции ви позволява да промените следното:

1. Текст Запълване и очертаване
2. Текстови ефекти
3. Текстово поле

В повечето случаи настройките по подразбиране са достатъчно добри.

Единствената настройка, която може да искате да промените, е цветът на текста на етикета с данни. Най -добре е да запазите контрастен цвят на текста, така че да е лесен за четене. Например в примера по -долу, докато цветът на текста на етикета за данни по подразбиране беше черен, го промених на бял, за да стане читав.

Също така можете да промените цвета и стила на шрифта, като използвате опциите в лентата. Просто изберете етикета (ите) с данни, който искате да форматирате, и използвайте опциите за форматиране в лентата.

Форматиране на опциите на серията

Отново, въпреки че настройките по подразбиране са достатъчни в повечето случаи, има няколко неща, които можете да направите с форматирането „Опции за серия“, които могат да направят вашите кръгови диаграми по -добри.

За да форматирате поредицата, щракнете с десния бутон върху някоя от филийките на кръговата диаграма и кликнете върху „Форматиране на серия от данни“.

Това ще отвори прозорец (или диалогов прозорец) с всички опции за форматиране на серия.

Налични са следните опции за форматиране:

1. Fill & Line
2. Ефекти
3. Опции за серия

Сега нека ви покажа малко незначително форматиране, което можете да направите, за да направите вашата кръгова диаграма да изглежда по -добре и по -полезна за читателя.

• Маркирайте едно парче в кръговата диаграма: За да направите това, премахнете отметката от опцията „Промяна на цветовете по филийки“. Това ще направи всички филии с един и същи цвят (можете също да промените цвета, ако искате). Сега можете да изберете една от филийките (тази, която искате да подчертаете) и да й придадете различен цвят (за предпочитане контрастен цвят, както е показано по -долу)
• Отделете парче, за да подчертаете/анализирате: В случай, че имате отрязък, който искате да подчертаете и анализирате, можете да използвате опцията „Point Explosion“ в раздела опция Series. За да отделите филийка, просто я изберете (уверете се, че е избрана само частта, която искате да отделите от останалия пай) и увеличете стойността „Point Explosion“. Той леко ще издърпа филийката от останалата част от кръговата диаграма.

Форматиране на легендата

Както всяка друга диаграма в Excel, можете също да форматирате легендата за кръгова диаграма.

За да форматирате легендата, щракнете с десния бутон върху легендата и щракнете върху Форматиране на легенда. Това ще отвори прозореца Format Legend (или диалогов прозорец)

В рамките на опциите Format Legend имате следните опции:

1. Опции за легенди: Това ще ви позволи да промените форматирането, като цвят на запълване и цвят на линията, да приложите ефекти и да промените позицията на легендата (което ви позволява да поставите легендата в горната, долната, лявата, дясната и горната дясна част).
2. Опции за текст: Тези опции ви позволяват да променяте цвета и контура на текста, текстовите ефекти и текстовото поле.

В повечето случаи не е необходимо да променяте някоя от тези настройки. Единственият път, когато използвам това, е когато искам да променя позицията на легендата (поставете я вдясно вместо в долната част).

Кръгова диаграма Плюсове и минуси

Въпреки че кръговите диаграми се използват много в Excel и PowerPoint, има някои недостатъци, които трябва да знаете.

Трябва да помислите за използването му само когато смятате, че ви позволява да представяте данните в лесен за разбиране формат и добавя стойност за читателя/потребителя/управлението.

Нека преминем през плюсовете и минусите на използването на кръгови диаграми в Excel.

Нека първо започнем с хубавите неща.

Какво е добро за кръговите диаграми

1. Лесен за създаване: Докато повечето от диаграмите в Excel са лесни за създаване, кръговите диаграми са още по -лесни. Не е нужно да се притеснявате много за персонализирането, тъй като в повечето случаи настройките по подразбиране са достатъчно добри. И ако трябва да го персонализирате, има много опции за форматиране.
2. Лесен за четене: Ако имате само няколко точки от данни, кръговите диаграми могат да бъдат много лесни за четене. Веднага щом някой погледне кръгова диаграма, може да разбере какво означава това. Имайте предвид, че това работи само ако имате няколко точки от данни. Когато имате много точки от данни, резените стават по -малки и стават трудни за разбиране
3. Ръководството обича кръговите диаграми: В моята многогодишна корпоративна кариера като финансов анализатор видях любовта, която мениджърите/клиентите имат към кръговите диаграми (което вероятно е победено само от любовта им към кафето и PowerPoint). Имало е случаи, в които съм бил помолен да конвертирам стълбови/колонови диаграми в кръгови диаграми (тъй като хората го намират за по -интуитивен).

Ако се интересувате, можете също да прочетете тази статия от експерта по графики на Excel Джон Пелтие за това защо обичаме кръговите диаграми (отказ от отговорност: той не го прави)

Какво не е толкова добро за кръговите диаграми

1. Полезно Само с по -малко точки от данни: Кръговите диаграми могат да станат доста сложни (и безполезни, честно казано), когато имате повече точки от данни. Най -доброто използване на кръгова диаграма би било да се покаже как се справят една или две филийки като част от общия пай. Например, ако имате компания с пет подразделения, можете да използвате кръгова диаграма, за да покажете процента на приходите на всяко отделение. Но ако имате 20 дивизии, това може да не е правилният избор. Вместо това колонна/стълбовидна диаграма би била по -подходяща.
2. Не може да се покаже тенденция: Кръговите диаграми имат за цел да ви покажат моментната снимка на данните в даден момент от време. Ако искате да покажете тенденция, по -добре използвайте линейна диаграма.
3. Не могат да се показват няколко типа точки от данни: Едно от нещата, които обичам при колоновите диаграми, е, че можете да го комбинирате с линия и да създавате комбинирани диаграми. Единична комбинирана диаграма съдържа много повече информация от обикновената кръгова диаграма. Също така можете да създавате действителни спрямо целеви диаграми, които са много по -полезни, когато искате да сравнявате данни в различни периоди от време. Що се отнася до кръгова диаграма, можете лесно да я замените с линейна диаграма, без да губите никаква информация.
4. Трудно е да се разбере, когато разликата в филийките е по -малка: По -лесно е визуално да се види разликата в колонна/стълбовидна диаграма в сравнение с кръгова диаграма (особено когато има много точки от данни). В някои случаи може да искате да ги избегнете, тъй като те могат да бъдат малко подвеждащи.
5. Заема повече място и дава по -малко информация: Ако използвате кръгови диаграми в отчети или табла за управление (или в слайдове на PowerPoint) и искате да показвате повече информация на по -малко място, може да искате да го замените с други типове диаграми, като комбинирани диаграми или диаграма с куршуми.

Долен ред - Използвайте кръгова диаграма, когато искате да запазите нещата прости и трябва да показвате данни за определен момент от време (като продажби в края на годината или печалба). Във всички останали случаи е по -добре да използвате други диаграми.

Разширени диаграми за пай (Pie of Pie & Bar of Pie)

Един от основните недостатъци на кръговата диаграма е, че когато имате много филийки (особено наистина малки), е трудно да ги прочетете и анализирате (като тези, показани по -долу):

В горната диаграма може да има смисъл да създадете кръгова диаграма или диаграма с кръгова лента, за да представите по -ниските стойности (тази, показана с малки филийки) като отделна кръгова диаграма.

Например, ако искам специално да се съсредоточа върху трите най -ниски стойности, мога да създам кръгова диаграма, както е показано по -долу.

В горната диаграма трите най -малки филийки се обединяват в една сива филия, а след това сивата филийка се показва като друга кръгова диаграма вдясно. Така че вместо да анализирате три малки филийки, получавате увеличена версия на нея във втория пай.

Въпреки че смятам, че това е полезно, никога не съм го използвал за корпоративна презентация (но съм виждал да се използват тези). И бих се съгласил, че те ви позволяват да разкажете по -добра история, като улеснявате визуализацията.

Така че нека да видим бързо как да създадем тези диаграми в Excel.

Създаване на кръгова диаграма в Excel

Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:

Ако създадете една кръгова диаграма, използвайки тези данни, в нея ще има няколко малки филийки.

Вместо това можете да използвате диаграма с пай, за да увеличите тези малки филийки и да ги покажете като отделен пай (можете също да мислите за това като кръгова диаграма на няколко нива).

Забележка: По подразбиране Excel улавя последните три точки от данни, за да ги нанесе в отделна кръгова диаграма. В случай, че данните не са сортирани във възходящ ред, последните три точки от данни може да не са най -малките. Можете лесно да коригирате това, като сортирате данните

Ето стъпките за създаване на кръгова диаграма:

1. Изберете целия набор от данни.
2. Щракнете върху раздела Вмъкване.
3. В групата Диаграми кликнете върху иконата „Вмъкване на кръгова или поничка диаграма“.
4. Кликнете върху иконата на диаграма „Pie of Pie“ (в рамките на икони на 2-D Pie)

Горните стъпки биха вмъкнали кръговата диаграма, както е показано по -долу.

Горната диаграма автоматично комбинира няколко от по -малките филийки и показва разбивка на тези филийки в пая вдясно.

Тази диаграма също ви дава гъвкавост да коригирате и показвате определен брой филийки в кръговата диаграма вдясно. Например, ако искате диаграмата вдясно да показва разделяне на пет най -малки парчета, можете да коригирате диаграмата, за да покажете това.

Ето как можете да регулирате броя на филийките, които да се показват в кръговата диаграма вдясно:

1. Щракнете с десния бутон върху някоя от филийките в диаграмата
2. Кликнете върху Форматиране на серия от данни. Това ще отвори прозореца Форматиране на серия от данни вдясно.
3. В раздела Опции за серия, в опциите Разделяне на сериите, изберете Позиция (това може да е вече настройката по подразбиране)
4. В „Стойности във втория график“ променете числото на 5.

Горните стъпки ще комбинират 5 -те най -малки филийки и ще ги комбинират в първата кръгова диаграма и ще покажат нейното разбиване във втората кръгова диаграма вдясно (както е показано по -долу).

В горната диаграма посочих, че петте най -малки резена се комбинират като едно и се показват в отделна кръгова диаграма вдясно.

Можете също да използвате следните критерии (които могат да бъдат избрани от падащото меню „Разделяне на по“):

• Стойност: С тази опция можете да посочите да се групират всички филийки, които са по -малки от посочената стойност. Например, в този случай, ако използвам 0,2 като стойност, той ще комбинира всички филийки, където стойността е по -малка от 20% и ще ги покаже във втората кръгова диаграма.
• Процентна стойност: С тази опция можете да посочите да се групират всички филийки, които са под определената процентна стойност. Например, ако посоча 10% като стойност тук, тя ще комбинира всички филийки, където стойността е по -малка от 10% от общата кръгова диаграма и ще ги покаже във втората кръгова диаграма.
• Персонализиран: С тази опция можете да премествате филийките в случай, че искате някои парчета от втората кръгова диаграма да бъдат изключени или някои от първата кръгова диаграма да бъдат включени. За да премахнете парче от втората кръгова диаграма (тази отдясно), щракнете върху парчето, което искате да премахнете, и след това изберете „Първа графика“ в падащото меню „Точка принадлежи на“. Това ще премахне този резен от втория график, като всички останали филийки ще останат там. Тази опция е полезна, когато искате да начертаете всички парчета, които са малки или под определен процент във втората диаграма, но все пак искате да премахнете ръчно няколко от тях. Използването на персонализираната опция ви позволява да направите това.

Форматиране на диаграма „Кръг от пай“ в Excel

Освен цялото редовно форматиране на кръгова диаграма, има няколко допълнителни неща за форматиране, които можете да направите с диаграмата с кръгова диаграма.

Точков взрив

Можете да използвате тази опция, за да отделите комбинираната част в първата кръгова диаграма, която е показана с разбивка във втората диаграма (вдясно).

За да направите това, щракнете с десния бутон върху произволен фрагмент от кръговата диаграма и променете стойността на Point Explosion в панела „Format Data Point“. Колкото по -висока е стойността, толкова по -голямо разстояние ще бъде между парчето и останалата част от кръговата диаграма.

Ширина на пролуката

Можете да използвате тази опция, за да увеличите/намалите разликата между двете кръгови диаграми.

Просто променете стойността на Gap width в панела „Format Data Point“.

Размер на втората кръгова диаграма (тази отдясно)

По подразбиране втората кръгова диаграма е с по -малък размер (в сравнение с основната диаграма вляво).

Можете да промените размера на втората кръгова диаграма, като промените стойността „Втори размер на графиката“ в панела „Форматиране на точка от данни“. Колкото по -голям е броят, толкова по -голям е размерът на втората диаграма.

Създаване на кръгова диаграма в Excel

Точно както диаграмата с пай, можете също да създадете диаграма с кръг.

При този тип единствената разлика е, че вместо втората кръгова диаграма има стълбовидна диаграма.

Ето стъпките за създаване на кръгова диаграма:

1. Изберете целия набор от данни.
2. Щракнете върху раздела Вмъкване.
3. В групата Диаграми кликнете върху иконата „Вмъкване на кръгова или поничка диаграма“.
4. Кликнете върху иконата на диаграмата „Bar of Pie“ (в рамките на икони на 2-D Pie)

Горните стъпки биха вмъкнали диаграма с кръг, както е показано по -долу.

Горната диаграма автоматично комбинира няколко от по -малките филийки и показва разбивка на тези филийки в лентова диаграма вдясно.

Тази диаграма също ви дава гъвкавост да коригирате тази диаграма и да покажете определен брой филийки в кръговата диаграма вдясно в лентовата диаграма. Например, ако искате диаграмата вдясно да показва разделяне на пет най -малки филийки в кръговата диаграма, можете да коригирате диаграмата, за да покажете това.

Форматирането и настройките на този кръг от стълбовидна диаграма могат да се извършат по същия начин, както направихме за диаграмите с кръгови.

Трябва ли да използвате диаграми с пай или пай?

Въпреки че не съм фен, няма да стигна дотам, че да ви забраня да използвате тези класации.

Виждал съм тези диаграми да се използват на ръководни срещи и една от причините те все още да се използват е, че това ви помага да разкажете историята.

Ако представяте тази диаграма на живо пред публика, можете да привлечете вниманието им и да ги преведете през различните парчета. Тъй като правите цялата презентация, вие също имате контрола да се уверите, че нещата се разбират така, както би трябвало да бъде, и няма объркване.

Например, ако погледнете диаграмата по -долу, някой може да разбере погрешно, че зелената част е по -голяма от сивата. В действителност цялата кръгова диаграма вдясно е равна само на сивата част.

Добавянето на етикети с данни определено помага, но визуалният аспект винаги оставя място за объркване.

Така че, ако използвам тази диаграма с презентация на живо, все още мога да насоча вниманието и да избегна объркване, но не бих ги използвал в доклад или табло, където не съм там, за да го обясня.

В такъв случай бих предпочел да използвам обикновена лента/колонна диаграма и да елиминирам всяка вероятност от объркване.

3 -D кръгови диаграми - Не използвайте тези … Никога

Въпреки че съм доста либерален, когато става въпрос за използване на различни типове диаграми, когато става въпрос за 3-D Pie диаграми, това е пълно НЕ.

Няма основателна причина да използвате 3-D кръгова диаграма (или всякаква 3-D диаграма по този въпрос).

Напротив, в някои случаи тези диаграми могат да предизвикат объркване.

Например, в таблицата по -долу, можете ли да ми кажете колко е синьото парче като част от общата диаграма.

Изглежда ~ 40%… нали?

Грешно!

Това е 51% - което означава, че е повече от половината от графиката.

Но ако погледнете горната диаграма, лесно можете да се подведете да мислите, че това е някъде около 40%. Това е така, защото останалата част от диаграмата е обърната към вас и благодарение на 3-D ефекта от нея изглежда по-голяма.

И това не е изключение. При триизмерните диаграми има много случаи, при които реалната стойност не е такава, каквато изглежда. За да избегнете объркване, по-добре се придържайте само към 2-D диаграмите.

Можете да създадете 3-D диаграма, точно както създавате обикновена 2-D диаграма (като изберете опцията 3-D диаграма вместо 2-D опцията).

Моята препоръка - избягвайте всякакъв вид 3 -D диаграма в Excel.

Може да харесате и следните уроци за графики в Excel:

• Разширени диаграми на Excel
• Bell Curve в Excel
• Вафлена диаграма в Excel
• Диаграма на Гант в Excel
• Площна диаграма в Excel
• Excel Sparklines
• Диаграма на Парето в Excel
• Стъпка диаграма в Excel
• Действителна диаграма срещу целта в Excel
• Таблица с хистограма на Excel
• Основна диаграма в Excel