По подразбиране Excel има определена височина на ред и ширина на колоната и когато въведете всичко, което заема повече място от текущия размер на размера, ще видите, че се разлива (както е показано по -долу).
В такива случаи можете да регулирате редовете и колоните, за да се поберат в текста в клетката (така че текстът да е изцяло в клетката).
Това може да стане с помощта на Функция AutoFit в Excel.
В този урок ще ви покажа как да използвате Autofit в Excel по няколко начина. Ще разгледам и някои други функции на Excel, които можете да използвате, когато работите с текстови данни в Excel.
Какво е Excel AutoFit?
Когато въвеждате нещо в клетка в Excel, ще забележите, че тя се разлива, когато размерът на текста/данните е по -голям от размера на колоната.
AutoFit е функция в Excel, която ви позволява бързо да регулирате височината на реда или ширината на колоната, за да пасне напълно на текста (така че да няма преливане върху други клетки).
Също така AutoFit означава, че не е нужно ръчно да задавате ширината на колоната или височината на реда (или ръчно плъзгане и регулиране на ширината на колоната). Той е автоматичен- т.е. той сам ще разбере колко трябва да разшири/свие, за да пасне на текущото съдържание на клетката
- Автоматична ширина на колоната: Тази функция автоматично регулира ширината на колоната, за да пасне на текста в клетката. Можете да поставите текст за няколко колони наведнъж (както ще видим по -късно в примерите)
- Автоматично регулиране на височината на реда: Тази функция автоматично регулира височината на реда, за да пасне на текста в клетката. Можете автоматично да монтирате няколко реда едновременно.
В повечето случаи ще забележите, че Excel автоматично регулира височината на реда, когато въведете повече от един ред в една и съща клетка. В тези случаи няма да е необходимо да регулирате височината на реда.
Но понякога може да получите набор от данни от някого или като изтегляне, където височината на реда вече е фиксирана и се нуждае от корекция. В този случай можете да използвате функцията „AutoFit Row Height“.
Как да се приспособява автоматично в Excel (Регулирайте редовете и колоните, за да пасне на текст)
Има няколко начина за автоматично приспособяване в Excel:
- Използвайки метода на двукратно щракване на мишката
- Използване на опцията AutoFit в лентата
- Използване на клавишна комбинация
Всички тези методи работят добре и можете да изберете най -подходящия за вас.
В повечето случаи използвам метода за двойно щракване на мишката, тъй като го намирам за най-удобен.
Автоматично поставяне на редове и колони с помощта на мишката Двойно щракване
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу, където текстът се разлива в другата колона, тъй като ширината на колоната е по -малка.
Ето как можете да настроите автоматично ширината на колоната с помощта на мишката:
- Задръжте курсора на мишката в десния край на заглавката на колоната
- Ще забележите, че курсорът се променя в икона на двустранна стрелка
- Щракнете двукратно върху левия клавиш на мишката (или върху тракпада)
Това е!
Ще видите, че ширината на колоната се променя автоматично, за да се коригират всички клетки, така че да няма преливане на текст към други клетки. Обърнете внимание, че ширината на колоната се разширява, за да се регулира клетката, която се нуждае от максималната ширина.
Можете също да използвате метода на двойно щракване, за да коригирате няколко колони наведнъж.
Да предположим, че имате набора от данни, както е показано по -долу, където има две колони и двете имат текст, който трябва да се адаптира автоматично.
Можете да използвате стъпките по -долу, за да настроите автоматично ширината на колоната с помощта на мишката:
- Изберете всички колони, които трябва да бъдат автоматично монтирани, В този случай това ще бъдат колони A и B.
- Когато са избрани и двете колони, поставете курсора в десния край на заглавката на колоната
- Ще забележите, че курсорът се променя в икона на двустранна стрелка
- Щракнете двукратно върху левия клавиш на мишката (или тракпада)
Веднага щом направите това, той автоматично ще се монтира и двете избрани колони (както е показано по -долу)
Имайте предвид, че за да работи това, трябва да изберете цели колони, а не клетките в работния лист.
Докато ви показах примера за автоматично поставяне на текст в колони (което е по -често необходимо), същото може да се направи и с редове. Просто трябва да поставите курсора в долния край на избрания ред и да щракнете двукратноАвтоматично подреждане на редове и колони с помощта на лента на Excel
Друг бърз начин за автоматично приспособяване на клетки в Excel е чрез използване на опцията в лентата.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу, където искате да настроите автоматично колона А.
По -долу са описани стъпките за това:
- Изберете колоната, която трябва да настроите автоматично
- Щракнете върху раздела Начало
- В групата Клетки щракнете върху опцията „Форматиране“. Това ще покаже допълнителни опции в падащото меню
- Кликнете върху опцията „Автоматично регулиране на ширината на колоната“.
Горните стъпки незабавно биха разширили колоната, за да коригират текста в клетките.
Можете също да използвате същите стъпки, за да автоматизирате и височината на реда. За да направите това, първо трябва да изберете редовете, които трябва да настроите автоматично и след това да изберете опцията „Автоматично регулиране на височината на реда“.
Автоматично подреждане на редове и колони с помощта на клавишна комбинация
Ако не сте фен на използването на мишката и предпочитате вместо това клавишна комбинация, този метод е за вас.
По -долу са клавишните комбинации, които автоматично ще напаснат клетките:
За автоматично попълване на ширината на колоната:
ALT + H + O + I
За автоматично попълване на височината на реда:
ALT + H + O + A
Ето как да използвате тези клавишни комбинации:
- Изберете реда/колоната, която искате да настроите автоматично
- Използвайте клавишната комбинация с клавиши последователно. Например, ако използвате пряк път ALT + H + O + I, натиснете клавиша ALT, след това клавиша H и така нататък (последователно).
AutoFit не работи (възможни решения)
Въпреки че Autofit работи добре в повечето случаи, понякога може да откриете, че тази функция не работи.
Може да има много причини да не работи и в много случаи понякога работи, а понякога не.
Тук изброявам някои възможни причини, поради които автоматичното настройване може да не работи във вашия Excel:
Когато има слети клетки
Понякога Autofit отказва да работи, когато във вашия Excel има обединени клетки. Това е известен проблем, ако използвате наистина стари версии на Excel (2003 или предишни версии).
Microsoft дори призна този проблем тук. Ако това се случи с вас, единственото решение е да зададете ръчно височината на реда или ширината на колоната.
Когато сте приложили пренос на текст
Когато сте приложили текстово преместване към клетка и опитате да настроите автоматично реда, може да откриете, че има някои допълнителни интервали в долната или горната част на реда.
Това не са интервали. Това е просто пространство, което съществува без причина. Понякога промяната на ширината на колоната изчезва. И винаги има опция за ръчно преоразмеряване на реда (или щракнете с десния бутон и използвайте опцията височина на реда, за да посочите стойността на височината на реда)
Друго място, където автоматичното монтиране може да не работи, е, когато сте приложили текст на обвивка към клетката и се опитвате да настроите автоматично колоната. Това е по -малко от това, че автофитът не работи и повече по дизайн. Тъй като сте приложили текст за преместване, Excel не знае каква е ширината на колоната, която трябва да използва, когато автоматично се монтира.
В края на краищата, обвиването на текст означава, че всеки текст ще бъде увит по такъв начин, че да остане в клетката. В такъв случай опитът да се монтира автоматично колоната няма да направи нищо. Можете обаче да регулирате ширината на колоната ръчно.
Алтернативи на опцията AutoFit в Excel
Докато автофитирането е това, което бихте искали в повечето случаи, има и някои други опции, които могат да ви помогнат да представите данните си по по -добър начин (особено в случаите, когато автоматичното приспособяване не е начинът).
Прехвърляне на текст
Ако имате клетка, която има много текст, автоматичното монтиране на колоната ще я разшири и ще направи колоната огромна.
Това може да не е правилният начин за представяне на вашите данни и може да има повече смисъл да имате по -голям ред и по -тясна колона.
Когато приложите текст на обвивка към клетка, това прави съдържанието на клетката да остане в клетката. Това ви позволява да изберете каква ширина на колоната искате и след това можете автоматично да настроите височината на реда, за да съответства на ширината на колоната.
Или обратното…
Регулирайте височината на реда според това, което искате и след това можете да използвате автоматичното напасване, за да регулирате ширината на колоната, за да сте сигурни, че текстът е цялото съдържание на клетката видимо и в клетката.
Смали до пасване
Друг вариант, който можете да използвате, е Shrink to Fit.
За разлика от Autofit, който регулира ширината на колоната или височината на реда, когато приложите „Shrink to Fit“ върху която и да е клетка, тя просто ще промени шрифта на клетката, за да пасне на всичко в дадената ширина на колоната.
Например, ако имате някакъв текст в клетка и той се разлива в други клетки, когато кандидатствате за свиване, за да се побере в тази клетка, шрифтът на клетката ще бъде намален, за да пасне на съдържанието на клетката в съществуващата ширина на колоната.
По -долу са описани стъпките за прилагане на формата „Свиване, за да се поберат“ към клетка:
- Изберете клетките, към които искате да приложите „Свиване, за да пасне“
- Задръжте клавиша Control и натиснете клавиша 1 (това ще отвори диалоговия прозорец Форматиране на клетки)
- Щракнете върху раздела „Подравняване“
- В опциите „Контрол на текста“ проверете опцията „Свиване, за да пасне“
Обърнете внимание, че функцията „Свиване към текст“ не работи за клетки, към които е приложен „Обърнете текст“.
Така че това са някои от начините, по които можете да използвате Autofit редове или колони в Excel. Разгледах също някои възможни причини, поради които автоматичното настройване може да не работи във вашата система, и някои алтернативи на това в Excel.
Надявам се, че сте намерили този урок за полезен!
