Ако има нещо, което ни обединява, трябва да бъде разочарованието, за да сме в крак с бавните таблици на Excel.
Въпреки че въздействието върху производителността може да бъде незначително, когато има по -малко данни, то става все по -задълбочено, когато добавяте все повече данни/изчисления към работната книга.
9 от 10 пъти потребител на Excel би се оплакал от бавните електронни таблици на Excel. И едва ли можете да направите нещо по въпроса.
Е, това е НЕ напълно вярно.
Начинът, по който е направен Excel, той се забавя с големи набори от данни. Има обаче много трикове за ускоряване, които можете да използвате, за да подобрите работата на бавна електронна таблица на Excel.
10 съвета за работа с бавни електронни таблици на Excel
Ето 10 съвета, които ще ви помогнат да увеличите скоростта на бавната си електронна таблица в Excel и ще ви спестят време и разочарование (щракнете, за да преминете към този конкретен раздел).
- Избягвайте летливи функции (трябва).
- Използвайте помощни колони.
- Избягвайте формулите на масива (ако можете).
- Използвайте условно форматиране с повишено внимание.
- Използвайте Excel таблици и именовани диапазони.
- Преобразувайте неизползваните формули в стойности.
- Съхранявайте всички референтни данни в един лист.
- Избягвайте използването на цял ред/колона в препратките.
- Използвайте режим на ръчно изчисление.
- Използвайте по -бързи формули.
1. Избягвайте летливи формули
Летливите формули се наричат така поради причина. Функции като NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET и т.н. се преизчисляват всеки път, когато има промяна в работната книга.
Например, ако използвате NOW функция в клетка, всеки път, когато има промяна в работния лист, формулата ще бъде преизчислена и стойността на клетката ще се актуализира.
Това отнема допълнителна скорост на обработка и в крайна сметка получавате бавна работна книга на Excel.
Като общо правило избягвайте летливи формули. И ако не можете, опитайте се да сведете до минимум използването му.
2. Използвайте помощни колони
Помощните колони са една от най-ниско оценените дизайнерски конструкции в Excel. Виждал съм много хора, които се притесняват да създават помощни колони.
НЕ ПРАВЕТЕ това.
Най -голямото предимство от използването на „Помощни колони“ е, че може да ви помогне да избегнете формулите за масиви.
Сега не ме разбирайте погрешно. Не съм против формулите за масиви. По -скоро вярвам, че това може да е страхотно в някои ситуации. Но когато се опитвате да направите всичко с една дълга формула, това оказва влияние върху производителността на вашата работна книга на Excel. Няколко формули от масиви тук и там не би трябвало да навредят, но в случай, че трябва да го използвате на много места, помислете за използването на помощни колони.
Ето някои примери, при които се използват помощни колони:
- Автоматично сортиране на данни по азбучен ред с помощта на формула.
- Динамичен филтър на Excel - Извличане на данни, докато пишете.
- Създаване на множество падащи списъци в Excel без повторение.
3. Избягвайте формулите за масиви
Формулите на масивите имат своите достойнства - но скоростта не е една от тези.
Както е обяснено по -горе, формулите за масиви могат да заемат много данни (препратки към клетки), да ги анализират и да ви дадат резултат. Но това прави време.
Ако има начин да избегнете формули на масиви (като например използване на помощна колона), винаги поемете по този път.
4. Използвайте условно форматиране с повишено внимание
Абсолютно обичам условното форматиране. Това прави скучните данни да изглеждат толкова красиви. Вместо да правите сравнението сами, сега можете просто да погледнете цвета или иконата на клетката и ще знаете как тя се сравнява с другите.
Но … тук е проблемът.
Не много потребители на Excel знаят, че условното форматиране на Excel е нестабилно. Въпреки че може да не забележите разликата с малки набори от данни, тя може да доведе до бавна Excel таблица, ако се прилага върху големи масиви от данни или се прилага многократно.
Съвет - използвайте го внимателно.
5. Използвайте Excel таблици и именовани диапазони
Excel Table и Named Ranges са две невероятни функции, които държат вашите данни и правят препратките супер лесни. Може да отнеме известно време, за да свикнете, но когато започнете да го използвате, животът става лесен и бърз.
При създаването на табла за управление, базирани на данни, почти винаги е добра идея да преобразувате данните си в таблица на Excel.
Освен това има допълнително предимство да направи формулите ви по -разбираеми.
Например, какво е по -лесно за разбиране?
= Продажна цена-себестойност ИЛИ = SUM (A1: A10) -SUM (G1: G10)
6. Преобразувайте неизползваните формули в статични стойности
Това е безсмислено. Когато нямате нужда от него, не го пазете.
Много формули биха довели до бавна работна книга на Excel. И ако имате формули, които дори не се използват - знаете кого да обвинявате. Като общо правило, ако нямате нужда от формули, по -добре е да ги преобразувате в статична стойност (чрез поставяне като стойности).
Прочетете още: Как бързо да конвертирате формули в стойности.
7. Съхранявайте всички референтни данни в един лист
Това не винаги е възможно, но ако можете да направите това, гарантирам, че вашият Excel лист ще стане по -бърз.
Логиката е проста - формулите във вашия работен лист не трябва да отиват далеч, за да получат данните, когато са точно до тях в същия лист.
8. Избягвайте да използвате целия ред/колона като отправна точка (A: A)
Единствената причина, поради която имам тази в списъка, е, че виждам много хора, които използват цялата препратка към ред/колона във формули. Това е лоша практика и трябва да се избягва.
Въпреки че може да мислите, че редът/колоната има само няколко клетки с данни, Excel не мисли по този начин. Когато се позовавате на цял ред/колона, Excel действа като добър служител и така или иначе го проверява. Това отнема повече време за изчисления.
9. Използвайте режим на ръчно изчисление
Просто повтарям казаното от милиони хора в различни форуми и блогове. Използването на ръчно изчисление ви дава гъвкавостта да кажете на Excel кога да изчислява, вместо Excel да взема собствените си решения. Това не е нещо, което ускорява вашата работна книга на Excel, но ако имате бавна електронна таблица на Excel, това определено спестява време, като не кара Excel да се изчислява отново и отново.
- За да превключите в ръчен режим, отидете на раздел Формула -> Опции за изчисление -> Ръчно (натиснете клавиша F9, за да преизчислите)
10. Използвайте по -бързи формули
Excel ви дава много формули и комбинации от формули, за да направите същото. Най -добре е да идентифицирате и използвате най -бързите.
Ето няколко примера:
- Използвайте IFERROR вместо комбинацията IF и ISERROR (освен ако не използвате Excel 2003 или по -ранна версия, която няма IFERROR).
- Използвайте MAX (A1,0) вместо IF (A1> 0, A1,0) - Това е страхотен съвет, който научих от г -н Excel, известен още като Бил Джелен. Изследванията му показват, че опцията MAX е с 40% по -бърза от опцията IF (и аз съм готов да взема тази статистика за номиналната му стойност).
- Използвайте комбинацията INDEX/MATCH, вместо VLOOKUP - Това може да повдигне много вежди, но истината е, че няма начин VLOOKUP да бъде по -бърз, ако имате 100 колони с данни. Светът се движи към INDEX/MATCH и вие също трябва да направите промяната.
[Ако все още сте объркани какво да използвате, ето честно сравнение на VLOOKUP Vs. ИНДЕКС/МАТЧ]. - Използвайте - (двойни негативи), за да преобразувате TRUE и FALSE в 1 и 0 (вместо да го умножите по 1 или да добавите 0 към него). Подобрението на скоростта е забележимо при големи масиви от данни.
Това изчерпателен списък ли е? Абсолютно не. Това са някои добри, които според мен си заслужават да бъдат споделени като отправна точка. Ако искате да овладеете техники за ускоряване на Excel, има много добра работа, извършена от много експерти на Excel.
Ето някои източници, които може да ви бъдат полезни:
- 75 съвета за ускоряване от Chandoo (умно направено чрез краудсорсинг).
- Уебсайт за модели на вземане на решения.
- Г -н Excel Табло за съобщения (проучете това и ще намерите много съвети).
Сигурен съм, че имате и много съвети, които могат да ви помогнат да се справите с бавните таблици на Excel. Споделете го с нас тук в секцията за коментари.
Имам и една молба. Болката от работата с бавна Excel таблица е нещо, което много от нас изпитват ежедневно. Ако намерите тези техники за полезни. споделете го с другите. Облекчете болката им и спечелете малко доброта 🙂
Може да харесате и следните връзки в Excel:
- 24 Excel трика, които ще ви накарат да плавате през ежедневната работа.
- 10 супер чисти начина за почистване на данни в електронни таблици на Excel.
- 10 съвета за въвеждане на данни в Excel, които не можете да пропуснете.
- Създаване и използване на падащ списък в Excel.
- Намалете размера на файла на Excel.
- Как да възстановите несъхранени файлове на Excel.
- Безплатно онлайн обучение по Excel (видео курс от 7 части)
- Клавишите със стрелки не работят в Excel | Преместване на страници вместо клетки
