Коментарите са доста полезни, когато искате да добавите информация за клетка/точка от данни, без да променяте съдържанието на клетката.
Често ги използвам, когато използвам формули и трябва да уточня какво прави формулата и какво означава стойността на клетката. Ако си сътрудничите с други, можете също да добавяте коментари за справка на други хора.
В този урок ще ви покажа всичко, което трябва да знаете за коментарите - включително как да вмъквате коментари в Excel, как да редактирате/изтривате коментари, как да изтривате коментари от целия лист или работна книга и т.н.
Но преди да продължа и да ви покажа как да вмъквате коментари в Excel (или да изтривате/редактирате коментари), трябва да знаете нещо важно.
В Office-365 Microsoft има преименува функцията за коментари на бележки. Така че традиционните коментари, които познавате (този, който показва жълто поле и малък червен триъгълник в клетката горе вдясно) сега се наричат Бележки. И коментарите сега се отнасят до нова функция, която ви позволява да създавате нишки разговори. Ето една статия за разликата между бележки и коментари
Долен ред - Ако НЕ използвате Office 365, не е нужно да се притеснявате за нищо и коментарът остава непроменен. Ако използвате Office 365, коментарите вече се наричат Бележки
Как да вмъкнете коментари в Excel (пряк път)
Ако искате да вмъкнете коментар в клетка в Excel, можете да използвате клавишната комбинация по -долу:
SHIFT + F2 в Windows
и
Command + F2 в Mac
Ето как да използвате този пряк път, за да вмъкнете коментар:
- Изберете клетка, в която искате да вмъкнете коментар
- Задръжте клавиша Shift (или клавиша Command, ако използвате Mac)
- Натиснете клавиша F2
Горните стъпки биха добавили незабавно коментар към избраната клетка.
Сега можете да въведете произволен текст в коментара и след това да натиснете клавиша Escape или да щракнете където и да е в работния лист, за да направите този коментар да се запише в клетката.
В случай, че изберете диапазон от клетки и използвате горния пряк път, той ще вмъкне коментар само в активната клетка.
В случай, че не предпочитате метода за бърз достъп, по -долу е друг метод за добавяне на коментар:
- Щракнете с десния бутон върху клетката, в която искате да добавите коментара
- Кликнете върху Нов коментар (или Нова бележка, в случай че използвате Office 365)
Показване на всички коментари/бележки
Ако искате всички коментари да се разширят и да покажат текста в него, можете да направите това лесно с едно щракване:
- Отидете на раздела Преглед
- В групата Коментари щракнете върху Покажи всички коментари
Това незабавно ще покаже всички коментари в работния лист.
Това работи като бутон за превключване. Така че, ако кликнете върху него отново, той ще скрие всички коментари в работния лист.
В случай, че използвате Office 365, трябва да кликнете върху опцията Бележки и след това върху Покажи всички бележки
Придвижване през коментарите (предишно/следващо)
Ако искате да прегледате всеки коментар един по един, можете да направите и това. Това може да бъде полезно, когато имате много коментари и искате да сте сигурни, че няма да пропуснете, докато преглеждате тези коментари.
По -долу са стъпките за преминаване през коментари един по един:
- Щракнете върху раздела Преглед
- В групата Коментари щракнете върху следващата опция, за да отидете на следващия коментар (и предишен, за да отидете на предишния коментар).
Когато навигирате през тези коментари, ще се показва само активният коментар. Останалото ще бъде скрито. Когато кликнете върху Напред, той ще ви отведе до следващия коментар и скрие всички останали коментари.
Ако използвате Office 365 (където коментарите сега се наричат Бележки), трябва да кликнете върху раздела Преглед, след това върху опцията Бележки и след това върху опциите Следваща/Предишна бележка. Това стана малко трудно, ако трябва да използвате тази опция много (тъй като сега отнема повече кликвания). Един от начините да се справите с това може да бъде добавянето на опцията Следваща/Предишна бележка към QAT (тази опция се появява, когато щракнете с десния бутон върху опциите Следваща/Предишна бележка).
Копирайте коментарите
Когато направите просто копиране-поставяне, то ще копира всичко, включително стойностите, формулите, форматирането и коментарите. Така че, ако искате да копирате и поставите всичко, всичко, от което се нуждаете, е обикновеният Control-C и Control-V
Но какво ще стане, ако трябва само да копирате коментарите (и нищо друго).
Excel ви позволява да направите това, като използвате специалните опции за поставяне.
По -долу са стъпките за копиране и поставяне на коментари само в Excel:
- Изберете всички клетки, които съдържат коментарите, които искате да копирате
- Щракнете с десния бутон върху всяка клетка в селекцията и след това щракнете върху Копиране (или използвайте клавишната комбинация Control + C)
- Отидете в клетката, където искате да поставите коментарите.
- Щракнете с десния бутон и изберете Специално поставяне.
- В диалоговия прозорец Специално поставяне щракнете върху Коментари (това ще бъде „Коментари и бележки“, ако използвате Office 365)
- Щракнете върху OK
Горните стъпки биха поставили само коментарите, но не и стойностите/форматирането/формулите.
Това може да бъде полезно нещо, когато имате две версии на един и същ файл с различни коментари. Можете да копирате и поставите всички коментари в последната версия, за да сте сигурни, че имате всичко на едно място.
Изтриване на коментари
Има различни методи, които можете да използвате за изтриване на коментари в Excel. Избраният от вас метод ще зависи от това какви коментари искате да изтриете.
Например, ако искате да изтриете коментари само в селекция или от целия работен лист, можете да използвате лесния начин - пряк път или опция в лентата.
Но ако искате да изтриете коментарите от всички работни листове наведнъж, трябва да използвате VBA.
Нека видим и двата сценария.
Изтрийте коментарите от избран диапазон или от целия работен лист
Този е прост.
За да изтриете всички коментари в селекция, следвайте стъпките по -долу:
- Щракнете с десния бутон на мишката навсякъде в селекцията
- Кликнете върху Изтриване на коментар (или „Изтриване на бележка“, ако използвате Office 365)
В случай, че искате да премахнете коментарите от целия работен лист, следвайте стъпките по -долу:
- Кликнете върху сивия триъгълник в горния ляв ъгъл на приложението Excel. Това ще избере целия работен лист (или можете да използвате Control + A + A)
- Щракнете върху раздела Начало
- В групата Редактиране щракнете върху Изчистване
- Кликнете върху Изчистване на коментарите
Горните стъпки биха премахнали всички коментари в работния лист.
Имайте предвид, че когато изберете целия работен лист и след това щракнете с десния бутон върху някоя клетка, няма да получите опцията да изтриете всички коментари (или бележки)
Изтрийте коментарите от всички работни листове с едно движение
Изтриването на коментари от цялата работна книга е малко сложно. Можете да отидете на всеки лист и да изтриете всички коментари във всеки лист, но това може да стане досадно, ако имате много листове в работната книга.
Един прост VBA код в този случай може да извърши всички тежки повдигания.
По -долу е кодът, който ще премине към всеки лист в работната книга и ще изтрие коментарите от целия лист:
За всеки ws в работни листове: ws.cells.ClearComments: Следващ ws
Горният код използва цикъла For Every Next, за да премине през всеки работен лист в работната книга. И за всеки лист той използва метода ClearComments, за да премахне всички коментари наведнъж.
Тъй като Microsoft преименува коментарите на бележки в Office 365, в бъдеще горният код може да изтрие коментарите (нова функция в O365) и може да се наложи да използвате кода по -долу, за да изтриете бележки (коментарите в предишните версии)
За всеки ws в работни листове: ws.cells.ClearNotes: Следващ ws
Засега и двата кода работят и изтриват коментарите от посочените клетки.
Сега, нека ви покажа как да използвате този код.
- Щракнете с десния бутон върху всеки раздел на листа
- Кликнете върху Преглед на кода. Това ще отвори VB Editor (можете също да отворите клавишната комбинация ALT + F11)
- В редактора на VB, ако не виждате непосредствения прозорец, щракнете върху опцията Изглед в менюто и след това щракнете върху Незабавен прозорец
- Копирайте и поставете горния VBA макро код в непосредствения прозорец.
- Поставете курсора в края на реда в непосредствения прозорец
- Натиснете клавиша Enter
Горните стъпки ще изтрият всички коментари в цялата работна книга.
Копирайте всички коментари в отделен работен лист
Би било чудесно да имате списък с всички коментари и целия текст във всеки коментар като списък в работния лист. Това ще улесни преминаването през коментарите един по един (вместо да навигирате и да прескачате клетки в листа).
Въпреки че това не може да се направи с вградена функция, можете да направите това с помощта на VBA.
Ето подробен урок, който показва как да получите списък с всички коментари в отделен работен лист.
Конвертиране на бележки в коментари (само за Office 365)
Тази функция е достъпна само за потребителите на Office 365.
Тъй като сега има два вида коментари - коментари и бележки, това ви позволява да променяте бележките в коментари (а не обратното).
Така че, ако имате традиционни коментари (сега наричани бележки в O365), можете лесно да ги преобразувате в коментари, като използвате стъпките по -долу:
- Щракнете върху раздела Преглед
- Кликнете върху опцията Бележки
- Кликнете върху Преобразуване в коментари
- В диалоговия прозорец, който се отваря, кликнете върху „Преобразуване на всички бележки“
Горните стъпки биха преобразували всички коментари в бележки.
Имайте предвид, че ако имате някакво форматиране или изображения в коментарите, те ще бъдат премахнати автоматично.
Също така не можете да изберете да конвертирате някои от бележките в коментари и да оставите други такива, каквито са. Горните стъпки биха променили всички бележки в коментари в целия работен лист.
Това е всичко, което трябва да знаете за вмъкването и изтриването на коментари в Excel.
Надявам се, че сте намерили този урок за полезен!
