Като част от работата ми на пълен работен ден преди няколко години, едно от нещата, с които трябваше да се справя, беше да комбинирам данни от различни работни книги, споделени от други хора.
И една от общите задачи беше да комбинира данните по такъв начин, че да няма дублирани записи.
Например по -долу е набор от данни, който записва множество за един и същ регион.
И крайният резултат трябва да бъде консолидиран набор от данни, където всяка държава се отчита само веднъж.
В този урок ще ви покажа как да комбинирате дублиращи се редове и да сумирате стойностите, за да създадете единен консолидиран набор от данни.
Комбинирайте и сумирайте данни, като използвате опцията за консолидиране
Ако всичко, което трябва да направите, е да консолидирате данните и да добавите всички стойности за повтарящите се записи, най -добре е да използвате функцията за консолидиране в Excel.
Другият метод е да използвате обобщена таблица и да обобщите данните (обхванати по -долу в този урок).
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу, където името на страната се повтаря многократно.
Въпреки че това са уникални записи, тъй като стойността на продажбите е различна, за целите на отчитането може да искате да премахнете няколко екземпляра на една и съща държава и да покажете стойността на продажбите като една консолидирана сума.
По -долу са описани стъпките за това:
- Копирайте заглавките на оригиналните данни и ги поставете там, където искате консолидираните данни
- Изберете клетката под най -лявата заглавка
- Щракнете върху раздела Данни
- В групата Инструменти за данни щракнете върху иконата Консолидиране
- В диалоговия прозорец Консолидиране изберете Сума от падащото меню на функцията (ако все още не е избрано по подразбиране)
- Щракнете върху иконата за избор на диапазон в полето Reference.
- Изберете диапазона A2: B9 (данните с изключение на заглавките)
- Поставете отметка в квадратчето Лява колона
- Щракнете върху OK
Горните стъпки биха консолидирали данните чрез премахване на дублиращите се записи и добавяне на стойностите за всяка държава.
В краен резултат получавате уникален списък с държави заедно със стойността на продажбите от първоначалния набор от данни.
Избрах да получа SUM на стойностите от всеки запис. Можете също така да изберете други опции като Брой или Средно или Макс/Мин.
В този пример ви показах как да обедините данните в един набор от данни в работен лист. можете също да използвате тази функция за консолидиране на данни от множество работни листове в една и съща работна книга и дори няколко различни работни книги.
Комбинирайте и сумирайте данни с помощта на обобщени таблици
Обобщена таблица е швейцарският армейски нож за нарязване и нарязване на данни в Excel.
Той може лесно да ви даде обобщение, което е комбиниран набор от данни без дубликати и стойностите, които са сумата на всички подобни записи, и прави много повече.
Недостатъкът на този метод в сравнение с предишния е, че този отнема повече кликвания и няколко секунди повече в сравнение с предишния.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу, където името на държавата се повтаря многократно и искате да обедините тези данни.
По -долу са стъпките за създаване на обобщена таблица:
- Изберете всяка клетка в набора от данни
- Щракнете върху раздела Вмъкване
- В групата Таблици щракнете върху опцията Обобщена таблица
- В диалоговия прозорец Създаване на обобщена таблица се уверете, че таблицата/диапазонът е правилен
- Кликнете върху съществуващия работен лист
- Изберете мястото, където искате да се вмъкне получената обобщена таблица.
- Щракнете върху OK
Горните стъпки биха вмъкнали обобщена таблица в избраната цел клетка.
Сега можем да правим всякакви неща с обобщена таблица - включително консолидиране на нашия набор от данни и премахване на дубликатите.
По -долу са описани стъпките за това:
- Щракнете навсякъде в областта на обобщената таблица и тя ще отвори прозореца на обобщената таблица вдясно
- Плъзнете полето за поставяне на държавата в областта на реда
- Плъзнете и поставете полето Продажби в областта Стойности
Горните стъпки обобщават данните и ви дават сумата от продажбите за всички страни.
Ако това е всичко, което искате и нямате нужда от обобщена таблица, можете да копирате данните и да ги поставите като стойности някъде другаде и да изтриете обобщената таблица.
Това също ще ви помогне да намалите размера на работната си книга в Excel.
Така че това са два бързи и лесни метода, които можете да използвате за консолидиране на данните, където биха комбинирали дублиращите се редове и сумирали всички стойности в тези записи.
Надявам се, че сте намерили този урок за полезен!
