Как да възстановите несъхранени файлове на Excel (Всички опции + предпазни мерки)

Ако искате да възстановите незаписания файл на Excel, щракнете тук, за да преминете към всички възможни опции, които имате, за да върнете файла обратно.

Нека ви разкажа най -кратката история на ужасите.

Excel се разби!

Представете си, че работите върху този спешен доклад или това изключително важно табло, където сте свършили такава фантастична работа. Гордеете се със себе си и с цялата упорита работа, която сте положили в него.

Но сте забравили ключова стъпка.

Не сте запазили файла на Excel (задъхване !!!)

Добре, нека да огранича драматизма и да премина директно към въпроса.

Excel има склонност да се срине, особено когато нямате нужда от това. По някакъв начин това се случва в най -лошия възможен момент (не че има добър момент за това).

При такъв сценарий единствената ви опция е да опитате да възстановите незапазените Excel файлове.

В някои случаи ще бъдете усмихнати от Excel Gods и ще получите файла, а в някои случаи може и да не го направите.

В тази статия ще споделя всичко, което трябва да се знае, когато става въпрос за възстановяване на незаписани Excel файлове. Ще ви покажа и предпазните мерки и превантивните стъпки, които трябва да предприемете.

И ако искате да сте сигурни, че нищо не се обърка, ще споделя и VBA код, който ще запише копие на вашия Excel файл с времева отметка, когато записвате съществуващия файл.

Да започваме!

Всички възможни начини за възстановяване на несъхранени Excel файлове / данни

Excel (и дори Windows) е силно непредсказуем. Той може да се срине по всяко време и да може вашите Excel файлове с него.

Лошо е да си в …

… но има начини да се справим с това.

Excel има няколко функционалности, в които може да ви помогне да възстановите несъхранени файлове или данни на Excel в някои случаи.

Ето три сценария, при които вградените проверки на Excel могат да ви помогнат да възстановите файлове/данни:

1. Работите върху нов файл (който още не сте записали) и системата/Excel се срива.
2. Актуализирахте файл, който е записан по -рано и Excel се срива, преди да успеете да го запазите.
3. Направихте грешка и запазихте промените, но сега искате да се върнете към предишната версия.

Нека да видим как да се справим с всеки от тях.

Възстановяване на нов несъхранен файл на Excel (който никога не е бил запазен)

Ако работите върху нещо и Excel се срива (или системата ви се срива), все още можете да възстановите този незаписан файл.

Забележка: Този метод работи, тъй като Excel има вградени функции за автоматично запазване и автоматично възстановяване. Той е активиран по подразбиране, така че трябва да можете да използвате тези методи за възстановяване на файловете. В случай, че не е активиран, ще трябва да го направите, за да можете да използвате тези функции. Как да активирате AutoSave и AutoRecover е разгледано по -късно в тази статия.

По -долу са стъпките за възстановяване на незаписан Excel файл:

1. Отворете нова работна книга на Excel.
2. Щракнете върху раздела „Файл“
3. Кликнете върху „Отваряне“
4. Щракнете върху опцията Скорошна работна книга (тя е горе вляво)
5. Кликнете върху бутона „Възстановяване на несъхранени работни книги“, който е в долната част
6. В диалоговия прозорец, който се отваря, превъртете през списъка с незаписани работни книги и отворете желаната.
7. Запазете файла (като използвате опцията „Запазване като“) с различно име на избраното от вас място.

По подразбиране Excel записва копие на всички незаписани файлове на следното място:

C: \ Потребители \[YourSystemName]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles

В горния адрес трябва да замените [YourSystemName] с името на вашата система (което е „Sumit“ в моя случай).

Можете също да отидете директно в тази папка (където се запазват незаписани копия на файлове на Excel), като отворите всеки браузър и копирате и поставите адреса в него (на мястото на URL).

Когато отворите всеки файл от тази папка, ще видите лента с известия, която ще ви подкани да го запазите.

Кликнете върху него и го запазете на ново място с име по ваш избор.

Забележка: По подразбиране всички възстановени незаписани файлове са във формат „XLSB“. Когато го запазвате, уверете се, че го запазвате във формат, който искате.

С този метод можете да възстановите файлове, които сте създали, но никога не сте запазили.

Възстановяване на актуализирани файлове на Excel (предишната версия е запазена)

Този метод може да се използва за файлове, които сте запазили по -рано, и Excel се срива (или системата се срива или захранването се изключва), когато работите върху него.

Така че все още имате запазения по -рано файл, но сте загубили промените, които сте направили.

По -долу са стъпките за възстановяване на актуализирания Excel файл:

1. Отворете някоя от съществуващите работни книги на Excel.
2. Веднага щом се отвори, ще видите прозорец за възстановяване на документи, който изброява всички незаписани файлове. Щракнете върху всички имена на файлове, за да заредите данните.
3. Когато получите желаните данни, запишете файла с различно име.

Като алтернатива можете също да отворите приложението Excel и ще видите опцията „Показване на възстановените файлове“ (както е показано по -долу).

Можете да кликнете върху него и той ще отвори същия прозорец за възстановяване на документи.

Възстановяване на презаписани файлове на Excel / предварително запазена версия (от Excel)

Докато в горните два метода можете да обвинявате Excel или Windows за срив или прекъсване на захранването, този е изцяло ваш.

Това е случаят, когато имате запазен Excel файл и актуализирате данните и ги запазвате отново.

Но в крайна сметка правите някои промени, които не искате сега (много ми се случва).

Това, което наистина искате, е да върнете предишната версия.

Въпреки че не можете да се върнете в живота и да поправите грешките си (освен ако нямате машина на времето, разбира се), можете да направите това в прекрасния свят на електронни таблици на Excel.

В Excel 2010 и версии след това Excel има вградена функция, която да ви помогне да получите предишните версии.

По -долу са стъпките за връщане към предишна версия на Excel (дори когато сте я актуализирали и запазили):

1. Щракнете върху раздела Файл.
2. В страницата с информация щракнете върху Управление на работна книга, ще намерите всички предишни версии на този файл.
3. Щракнете върху версията, която искате да възстановите
4. Запазете файла (за предпочитане с ново име).

Когато изберете предварително запазена версия и я отворите, Excel ще ви покаже подкана, както е показано по -долу. Можете да кликнете върху Възстановяване, за да получите предишната версия, която сте избрали, или да я запишете като нов файл с различно име.

Имайте предвид, че за да работи това, трябва да се уверите, че опцията за автоматично възстановяване е активирана. Въпреки че обикновено е активирано по подразбиране, това е нещо, което можете да проверите и да се уверите. Разглеждам как да активирам „Автоматично възстановяване“ по -късно в този урок.

Когато става въпрос за възстановяване на незаписани Excel файлове или данни, това са трите вградени опции в Excel, които могат да се използват.

Друг начин (който силно препоръчвам) е да запишете файловете си в облака (OneDrive или DropBox). Това отнема много притеснения, тъй като облачните услуги запазват предишните версии на вашите файлове.

Възстановяване на презаписани файлове на Excel / предварително запазена версия (от облака - OneDrive / DropBox)

Ако имате навика да запазвате вашите Excel файлове в облака - като използвате услуги като OneDrive или DropBox, не е нужно да разчитате напълно на Excel, за да ви помогне да възстановите несъхранени файлове или загубени данни.

Тези облачни услуги също запазват предишните версии на вашите Excel файлове.

Нека ви покажа как да получите предишните версии от OneDrive и DropBox. Сигурен съм, че трябва да има още много такива услуги, които имат тази функционалност.

Получаване на предишната версия на Excel файла от OneDrive

За да получите предишната версия на Excel файл, щракнете с десния бутон върху текущата версия в Onedrive и щракнете върху History History.

Това ще отвори файла и можете да видите всички предишни версии на файла в прозореца вляво.

Щракнете върху желаната от вас версия. Той ще ви покаже съдържанието на файла и също така ще ви даде възможност да изтеглите този файл или да го възстановите.

Получаване на предишната версия на Excel файла от DropBox

Точно като OneDrive, DropBox съхранява и предишните версии на файловете на Excel, които можете да прегледате и изтеглите.

За да получите предишните версии, отидете на файла в уеб портала на Dropbox и кликнете върху трите точки за файла, за който искате да видите предишните версии.

Кликнете върху опцията История на версиите.

Това ще ви покаже всички версии на този файл. Можете да отворите и изтеглите тази версия от DropBox.

В случай, че сте инсталирали папката DropBox във вашата система и запазвате файловете си там, можете просто да щракнете с десния бутон върху някой от файловете и да кликнете върху История на версиите.

Това ще ви отведе до уеб версията на DropBox, където можете да видите и изтеглите всички версии на файла.

Предпазни мерки за активиране на лесното възстановяване на несъхранени файлове

Въпреки че Excel има някои настройки по подразбиране, които гарантират, че имате добри шансове за възстановяване на Excel файлове, все пак е добра практика да се уверите, че всичко е активирано.

Активирайте автоматично запазване и автоматично възстановяване

За да сте сигурни, че Excel автоматично запазва вашите файлове и показва опции за възстановяване, трябва да ги активирате.

Въпреки че трябва да бъде активиран по подразбиране, в случай че не е така, можете да направите това ръчно.

По -долу са описани стъпките за активиране на функциите за автоматично запазване и автоматично възстановяване в Excel:

1. Щракнете върху раздела „Файл“
2. Кликнете върху „Опции“
3. В диалоговия прозорец Опции на Excel щракнете върху Запазване (това е в левия прозорец на диалоговия прозорец).
4. Уверете се, че следните настройки са активирани (както е показано по -долу).

Позволете ми бързо да обясня какво означават тези опции:

• Запазвайте информацията за автоматично възстановяване на всеки X минути: Тази опция ще гарантира, че вашите файлове се записват на всеки 5 минути (или каквато и да е времева стойност, която посочите тук). Това е 10 минути по подразбиране и съм го променил на 5 минути. Можете да намалите това допълнително, ако искате.
• Запазете последната версия на AutoRecovered, ако затворя, без да запазвам: Това ще гарантира, че в случай, че вашият Excel/система се срине или затворите файл без запазване, се запазва версия, която може да бъде възстановена автоматично.
• Автоматично възстановяване на местоположението на файла: Това е местоположението по подразбиране, където се записват автоматично възстановени файлове. Можете да промените това, ако искате.

Забележка: Ако имате огромен файл с много формули и диаграми, запазването му на всеки 5 минути ще доведе до преизчисляване и възможно замразяване на системата. Ако не искате това, можете да изберете по -дълга продължителност (или да промените режима на изчисление на ръчен).

Автоматично създаване на резервно копие на записания Excel файл

Докато опциите за автоматично запазване и автоматично възстановяване са полезни, когато забравите да запазите файловете и системните сривове, автоматичното архивиране е нещо, което създава копие на файла, когато го запишете.

Например, ако работя върху файл с името Test.xlsx и го записвам в папка, това автоматично ще създаде копие с името - „Архивиране на Test.xlk“

Сега, когато записвам тестовия файл, всички промени също се записват в резервното копие.

Това може да бъде полезно, ако направите някои промени в записан файл и искате да го отмените. В този случай можете да използвате резервното копие.

Или ако файлът ви се срине или се повреди, ще имате резервното копие, което ще съдържа последното запазено съдържание.

По-долу са описани стъпките за активиране на функцията за автоматично архивиране на работна книга:

1. Щракнете върху раздела Файл.
2. Кликнете върху „Запазване като“
3. Щракнете върху Преглед, за да отворите диалоговия прозорец „Запазване като“.
4. В диалоговия прозорец Запазване като щракнете върху опцията Инструменти (тя е в долната дясна част на диалоговия прозорец).
5. Кликнете върху „Общи опции“.
6. В диалоговия прозорец „Общи опции“ проверете опцията „Винаги създаване на резервно копие“.
7. Щракнете върху OK.
8. Запазете файла в желаната папка/местоположение.

Сега, когато записвате този файл, точно копие ще бъде запазено с предварително фиксираното „Архивиране на“.

Ето няколко важни неща, които трябва да знаете за използването на тази функция за автоматично архивиране в Excel:

• Това е настройка на ниво работна книга. Това означава, че ако го активирате за една работна книга, тя ще работи само за тази работна книга. Ако искате да работи и за други, ще трябва да го активирате ръчно.
• Това е различно от опциите за автоматично възстановяване и автоматично запазване. Това са независими настройки и конфигурирането на едното не влияе на другото. Така че можете да имате работна книга, в която всички функции за автоматично възстановяване, автоматично запазване и автоматично архивиране да работят.
• Архивният файл се запазва с разширение .XLK. Това е разширението за архивни файлове и може да видите подкана, когато отворите този файл. Просто щракнете върху Да и той ще отвори архивния файл.
• Архивният файл е винаги една версия зад основния ви файл (с изключение на времето, когато го запазвате за първи път). Например, ако създадете нов файл и активирате архивирането в него и направите някои промени и го запишете. Това ще запише новия файл, както и неговото резервно копие. В този момент и двата файла (основният файл и резервното копие) ще бъдат абсолютно еднакви. Сега, ако направите някои промени в основния файл и го запазите веднъж, той няма да бъде запазен във файла за архивиране. Но ако го запазите отново, това ще бъде направено и в архивния файл.

Автоматичното архивиране е добра функция, тъй като ви дава последната запазена версия на файла, в случай че направите някои нежелани промени и запазите файла. Можете да използвате архивния файл, за да получите версията преди последната запазена версия.

Автоматично запазване на копие с времева маркировка на работната книга на Excel

Въпреки че всички методи, обхванати досега, разчитат на вградените функции на Excel, можете да използвате и кратък VBA код, за да сте сигурни, че никога няма да загубите работата си.

С код VBA запазвате копие на вашия Excel файл с временен знак, веднага щом го запазите (или го затворите).

Това гарантира, че винаги имате всички предишни версии и можете да се върнете и да възстановите файл, в случай че объркате. Освен това, тъй като те са отбелязани с време, можете лесно да намерите коя версия искате (или къде сте объркали).

По -долу е кодът, който ще създаде копие на работната книга, отбелязано с време, веднага щом я запазите:

Private Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI като Boolean, Cancel As Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now," dd-mm-yyyy hh: mm: ss ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Имайте предвид, че трябва да посочите местоположението на папката, където искате да запазите резервните копия (променете пътя, подчертан с удебелен шрифт в горния код).

Това може да означава, че в крайна сметка получавате много копия, но това може да бъде огромна спасителна работа, когато работите по критични проекти.

Можете да използвате подобен код, за да запазите копие, преди да затворите работната книга (вместо да запазвате копие всеки път, когато записвате).

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now, "dd-mm-yyyy hh-mm-ss") & "" & ActiveWorkbook.Name End Sub

Трябва да поставите този код в кодовия прозорец на ThisWorkbook.

За да направите това, отворете VB Editor (клавишна комбинация - ALT + F11) и щракнете двукратно върху обекта This Workbook в Explorer.

Ремонт на повредени файлове на Excel

В случай, че се окажете с повреден файл на Excel, можете да направите няколко неща.

На първо място, можете да използвате опцията за ремонт, която е вградена в Excel.

По -долу са стъпките за възстановяване на повреден файл чрез поправянето му:

1. Отворете приложението Excel.
2. Кликнете върху „Файл“ и след това върху „Отваряне“ (или използвайте клавишната комбинация Control + O).
3. Щракнете върху бутона Преглед.
4. В диалоговия прозорец, който се отваря, изберете файла, който е повреден.
5. Кликнете върху малкия низходящ триъгълник в бутона „Отваряне“ (както е показано по -долу).
6. Щракнете върху Отвори и поправи.
7. Excel ще ви покаже подкана, както е показано по -долу. Кликнете върху Ремонт.

Ако имате късмет, всичко ще мине гладко и ще можете да възстановите данните си от повредения файл.

В случай, че опцията за поправка не работи, следвайте горните стъпки до Стъпка 5 и след това вместо Ремонт, щракнете върху „Извличане на данни“. Excel ще ви попита дали искате да „Преобразувате в стойности“ или „Възстановете формулите“.

Можете да опитате да използвате всяка опция, която ви подхожда. Excel ще се опита да извлече колкото се може повече данни и ще създаде нова работна книга с извлечените данни.

Ако и това не работи. може да се наложи да разчитате на инструменти на трети страни за възстановяване на повредени файлове на Excel.