Как да сумирате колона в Excel (5 наистина лесни начина)

За да получите сумата от цяла колона, е нещо, което повечето от нас трябва да правят доста често. Например, ако имате данни за продажбите към днешна дата, може да искате бързо да знаете общата сума в колоната до стойността на продажбите до настоящия ден.

Може да искате бързо да видите каква е общата сума или може да искате като формула в отделна клетка.

Този урок по Excel ще обхваща няколко бързи и бързи метода за сумиране на колона в Excel.

Изберете и вземете СУММАТА на колоната в лентата на състоянието

Excel има лента на състоянието (в долния десен ъгъл на екрана на Excel), която показва някои полезни статистически данни за избраните данни, като средно, брой и сума.

Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу и искате бързо да знаете сумата от продажбите за дадените седмици.

За да направите това, изберете цялата колона B (можете да направите това, като кликнете върху азбуката B в горната част на колоната).

Веднага щом изберете цялата колона, ще забележите, че лентата на състоянието ви показва SUM на колоната.

Това е наистина бърз и лесен начин да получите сумата от цяла колона.

Хубавото при използването на лентата на състоянието за получаване на сумата от колоната е, че тя игнорира клетките с текст и отчита само числата. В нашия пример клетка В1 има заглавието на текста, което се игнорира и сумата на колоната се показва в лентата на състоянието.

В случай, че искате да получите сумата от множество колони, можете да направите селекцията и тя ще ви покаже общата стойност на сумата на всички избрани колони.

В случай, че не искате да изберете цялата колона, можете да направите избор на диапазон и лентата на състоянието ще показва само сумата от избраните клетки.

Един недостатък на използването на лентата на състоянието за получаване на сумата е, че не можете да копирате тази стойност.

Ако искате, можете да персонализирате лентата на състоянието и да получите повече данни, като максималната или минималната стойност от селекцията. За да направите това, щракнете с десния бутон върху лентата на състоянието и направете персонализациите.

Вземете SUM на колона с AutoSum (с едно щракване/пряк път)

Autosum е наистина страхотен инструмент, който ви позволява бързо да получите сумата от цяла колона с едно щракване.

Да предположим, че имате набора от данни, както е показано по -долу и искате да получите сумата от стойностите в колона B.

По -долу са стъпките, за да получите сумата на колоната:

1. Изберете клетката точно под последната клетка в колоната, за която искате сумата
2. Щракнете върху раздела Формула
3. В групата библиотека с функции щракнете върху опцията Autosum

Горните стъпки незабавно ще ви дадат сумата от цялата колона в избраната клетка.

Можете също да използвате автоматичното сумиране, като изберете колоната със стойността и натиснете опцията за автоматично сумиране в раздела формула. Веднага щом направите това, той ще ви даде автоматичното сумиране в клетката под селекцията.

Забележка: Autosum автоматично открива диапазона и включва всички клетки във формулата SUM. Ако изберете клетката, която има сумата и погледнете формулата в нея, ще забележите, че тя се отнася до всички клетки над нея в колоната.

Един малък дразнител при използването на Autosum е, че той няма да идентифицира правилния диапазон в случай, че има празни клетки в диапазона или някоя клетка има текстова стойност. В случай на празна клетка (или текстова стойност), диапазонът за автоматично сумиране ще започне под тази клетка.

Професионален съвет: Можете също да използвате функцията Autosum, за да получите сумата от колони, както и редове. В случай, че вашите данни са в ред, просто изберете клетката след данните (в същия ред) и щракнете върху бутона Autosum.

Клавишна комбинация за AutoSum

Докато използването на опцията Autosum в раздела Formula е достатъчно бързо, можете да направите получаването на SUM още по -бързо с клавишна комбинация.

За да използвате прекия път, изберете клетката, където искате сумата на колоната, и използвайте следния пряк път:

ALT = (задръжте клавиша ALT и натиснете клавиша равно на)

Използване на функцията SUM за ръчно изчисляване на сумата

Въпреки че опцията за автоматично сумиране е бърза и ефективна, в някои случаи може да искате да изчислите сумата от колони (или редове) ръчно.

Една от причините да направите това може да бъде, когато не искате сумата от цялата колона, а само от някои от клетките в колоната.

В такъв случай можете да използвате функцията SUM и ръчно да посочите диапазона, за който искате сумата.

Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу и искате сумата от стойностите в колона B:

По -долу са описани стъпките за ръчно използване на функцията SUM:

1. Изберете клетката, където искате да получите сумата от клетките/диапазона
2. Въведете следното: = SUM (
3. Изберете клетките, които искате да сумирате. Можете да използвате мишката или клавиша със стрелка (с клавишите със стрелки задръжте клавиша Shift и след това използвайте клавишите със стрелки, за да изберете диапазон от клетки).
4. Натиснете клавиша Enter.

Горните стъпки ще ви дадат сумата от избраните клетки в колоната.

Можете също така да създавате и използвате именовани диапазони във функцията SUM, за да получите бързо сумата. Това може да бъде полезно, когато имате разпределени данни в голяма електронна таблица и искате бързо да получите сумата от колона или диапазон. Първо ще трябва да създадете именован диапазон и след това можете да го използвате, за да получите сумата.

По -долу е даден пример, в който съм кръстил диапазона - Продажби. Формулата по -долу също ми дава сумата от колоната за продажби:

= SUM (продажби)

Обърнете внимание, че когато използвате функцията SUM, за да получите сумата от колона, тя ще включва и филтрираните или скритите клетки.

В случай, че искате скритите клетки да не бъдат включени при сумиране на колона, трябва да използвате функцията SUBTOTAL или AGGREGATE (обхваната по -късно в този урок).

Сумирайте само видимите клетки в колона

В случай, че имате набор от данни, където сте филтрирали клетки или скрити клетки, не можете да използвате функцията SUM.

По -долу е даден пример за това, което може да се обърка:

В горния пример, когато сумирам видимите клетки, това ми дава резултата като 2549, докато действителният резултат от сумата от видими клетки ще бъде 2190.

Причината да получим грешен резултат е, че функцията SUM също взема филтрираните/скритите клетки при изчисляване на сумата на колона.

В случай, че искате да получите само сумата от видими клетки, не можете да използвате функцията SUM. В този случай трябва да използвате функцията AGGREGATE или SUBTOTAL.

Ако използвате Excel 2010 или по -нови версии, можете да използвате функцията AGGREGATE. Той прави всичко, което прави функцията SUBTOTAL, и малко повече. В случай, че използвате по -ранни версии, можете да използвате функцията SUBTOTAL, за да получите SUM само на видими клетки (т.е. игнорира филтрирани/скрити клетки).

По -долу е формулата, която можете да използвате, за да получите сумата само от видимите клетки в колона:

= АГРЕГАТ (9,3, B2: B6)

Функцията Aggregate приема следните аргументи:

• function_num: Това е число, което казва на функцията AGGREGATE изчислението, което трябва да се направи. В този пример използвах 9, колкото искам сумата.
• настроики: В този аргумент можете да посочите какво искате да игнорирате, когато правите изчислението. В този пример използвах 3, които „Игнорират скрит ред, стойности на грешки, вложени SUBTOTAL и AGGREGATE функции“. Накратко, той използва само видимите клетки за изчислението.
• масив: Това е диапазонът от клетки, за който искате да получите стойността. В нашия пример това е B2: B6 (който също има някои скрити/филтрирани редове)

В случай, че използвате Excel 2007 или предишни версии, можете да използвате следната формула на Excel:

= ПОДБОТА (9, B2: B6)

По -долу е формула, в която показвам как да сумирам колона, когато има филтрирани клетки (използвайки функцията SUBTOTAL)

Конвертирайте таблични данни в Excel таблица, за да получите сумата от колоната

Когато преобразувате таблични данни в таблица на Excel, става наистина лесно да получите сумата от колони.

Винаги препоръчвам конвертирането на данни в таблица на Excel, тъй като предлага много предимства. И тъй като новите инструменти като Power Query, Power Pivot и Power BI работят толкова добре с таблици, това е още една причина да го използвате.

За да преобразувате данните си в таблица на Excel, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете данните, които искате да преобразувате в таблица на Excel
2. Щракнете върху раздела Вмъкване
3. Щракнете върху иконата на таблицата
4. В диалоговия прозорец Създаване на таблица се уверете, че диапазонът е правилен. Също така проверете опцията „Моята таблица има заглавки“, в случай че имате заглавки във вашите данни.
5. Щракнете върху OK.

Горните стъпки биха преобразували вашите таблични данни в таблица на Excel.

Клавишната комбинация за преобразуване в таблица е Control + T (задръжте клавиша за управление и натиснете клавиша T)

След като поставите таблицата, можете лесно да получите сумата от всички колони.

По -долу са стъпките, за да получите сумата от колоните в таблица на Excel:

1. Изберете всяка клетка в таблицата на Excel
2. Щракнете върху раздела Дизайн. Това е контекстуален раздел, който се появява само когато изберете клетка в таблицата на Excel.
3. В групата „Опции за стил на таблица“ проверете опцията „Общ ред“

Горните стъпки биха добавили моментално ред за суми в долната част на таблицата и биха дали сумата от всички колони.

Друго нещо, което трябва да знаете за използването на таблица в Excel, е, че можете лесно да промените стойността от SUM на колоната до Средно, Брой, Мин/Макс и т.н.

За да направите това, изберете клетка в редовете с общите суми и използвайте падащото меню, за да изберете желаната стойност.

Вземете сумата от колоната въз основа на критерии

Всички описани по -горе методи биха ви дали сумата от цялата колона.

В случай, че искате да получите само сумата от тези стойности, които отговарят на критерий, можете лесно да направите това с формула SUMIF или SUMIFS.

Да предположим например, че имате набора от данни, както е показано по -долу, и искате да получите само сумата от тези стойности, които са повече от 500.

Можете лесно да направите това, като използвате следната формула:

= SUMIF (B2: B11, "> 500", B2: B11)

С формулата SUMIF можете да използвате числово условие, както и текстово условие.

Да предположим например, че имате набор от данни, както е показано по -долу и искате да получите SUM на всички продажби, направени от Mark.

В този случай можете да използвате колона А като диапазон на критериите и „Марк“ като критерии, а формулата ще ви даде сумата от всички стойности за Марк.

Формулата по -долу ще ви даде резултат:

= SUMIF (A2: A11, "Mark", B2: B10)

Забележка: Друг начин да получите сумата от колона, която отговаря на критерий, може да бъде да филтрирате колоната въз основа на критериите и след това да използвате формулата AGGREGATE или SUBTOTAL, за да получите само сумата от видими клетки.