Когато работите с данни в Excel, има удобна функция, която ви позволява да замразите горния ред и колоните на заглавките (или дори да заключите няколко горни реда или леви колони).
Така че, когато превъртате надолу, заглавките винаги се виждат.
Но това не е така, когато отпечатвате отчетите си.
По подразбиране отпечатаният отчет ще има само заглавния ред в горната част на първата отпечатана страница, а след това останалите всички останали страници няма да го имат.
Това може да направи преглеждането на докладите кошмар. Представете си, че сте на третата страница и не знаете какво представлява дадена точка от данни (а напред и назад, за да проверите заглавията, може да ви подлуди).
Решението - нека заглавията се повтарят на всяка отпечатана страница на доклада.
В този урок ще ви покажа как да отпечатате горния ред на всяка страница в Excel. Можете също така да го конфигурирате така, че няколко горни реда или леви колони да се повтарят на всяка страница.
Нека да видим как да направим това!
Как да отпечатате горния ред на всяка страница в Excel
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу.
Ако отпечатате тези данни, те ще заемат няколко страници, но заглавието ще се показва само на първата страница.
По -долу са стъпките, за да се уверите, че редът на заглавката се повтаря на всяка отпечатана страница:
- Щракнете върху раздела „Оформление на страницата“
- В групата „Настройка на страница“ щракнете върху стартовия панел на диалоговия прозорец (малката наклонена стрелка, както е показано по -долу)
- В диалоговия прозорец „Настройка на страница“ щракнете върху раздела „Лист“
- Кликнете върху полето до опцията „Редове за повторение в горната част“
- Изберете горния ред (ще забележите, че $ 1: $ 1 се вмъква автоматично в полето „Редове за повторение в горната част“).
- Щракнете върху OK.
Сега, когато отпечатате тези данни, ще забележите, че заглавката на горния ред се повтаря на всяка отпечатана страница.
Можете да проверите това, като щракнете върху раздела „Файл“ и след това щракнете върху опцията „Печат“. Това ще отвори прозореца Print Preview.
Щракнете върху иконите със стрелки в долната част на прозореца за предварителен преглед и ще видите заглавките да се повтарят на всяка от страниците.
Точно както сме конфигурирали настройките за отпечатване на горния ред на всяка страница, можете също да го настроите да отпечатва няколко реда заглавки на всяка страница.
За да направите това, в стъпка 5 от горните стъпки, вместо да изберете горния ред, изберете няколко горни реда, които искате да повторите на всяка отпечатана страница.
Имайте предвид, че трябва да изберете непрекъснати редове (т.е. можете да зададете ред 1, 2 и 3 да се отпечатва на всяка страница, но не можете да зададете ред номер 1 и 3 да се повтаря на всяка отпечатана страница)
Можете също така да настроите най-лявата колона (или няколко крайни ляви колони) да се повтарят на всяка страница при отпечатване. Процесът е абсолютно същият, където в стъпка 5, вместо да изберете реда, можете да изберете колоната, която искате да повторите.
И разбира се, можете също да настроите горния ред и горната колона да се повтарят на всяка отпечатана страница.
Отпечатайте редовете на всяка страница, като използвате трика с NameBox
Сега нека да споделя и един невероятен трик в Excel, за който не знаят много хора.
Ползата от използването на горния метод (където използваме диалоговия прозорец Настройка на страница) е, че той ви дава много повече опции, когато отпечатвате отчетите си.
Но ако всичко, което искате да направите, е да се уверите, че горната или най -лявата колона се повтаря на всяка отпечатана страница, този трик с NameBox е много по -бърз.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу.
По -долу са стъпките, за да се уверите, че заглавките са отпечатани на всяка страница
- Изберете заглавния ред
- Кликнете върху полето „NameBox“
- Въведете текста ръчно Print_Titles
- Натиснете клавиша Enter
Това е! Сега, когато отпечатате набора от данни, първият ред ще се повтори на всяка страница.
В случай, че искате да повторите няколко заглавни реда или колони, първо ги изберете и след това ги наречете като Print_Titles
Защо това работи?
Когато използвате диалоговия прозорец Настройка на страница, за да зададете редовете и колоните, които трябва да се повтарят, Excel автоматично създава именован диапазон с името Print_Titles.
Така че, вместо да отидете на диалоговия прозорец Настройка на страницата, ако сами създадете същия именован диапазон, това също би работило.
Как да повторите заглавните редове на всяка страница, с изключение на последните няколко страници?
За съжаление няма вграден начин да се уверите, че заглавията се отпечатват на всяка страница, с изключение на последната страница (или последните няколко страници).
Едно решение може да бъде страниците, където не искате да се повтарят заглавките, така че бъдете в отделен работен лист.
Но това може да не е идеално за всички.
По -долу е VBA макро кодът, който ще направи това.
Sub RepeatHeadersPrintExceptLastPage () Dim TotalPages As Long TotalPages = Application.ExecuteExcel4Macro ("GET.DOCUMENT (50)") с ActiveSheet.PageSetup .PrintTitleRows = "$ 1: $ 1" ActiveSheet.PrintOut: PrintTitleRows = "" ActiveSheet.PrintOut From: = TotalPages, To: = TotalPages End With End Sub
Горният код използва Application.ExecuteExcel4Macro („GET.DOCUMENT (50)“) за да получите общия брой страници в набора от данни, които ще бъдат отпечатани.
След това той отпечатва всички страници (с изключение на последната) и през това време PrintTitleRows е зададен на $ 1: $ 1. Така че първият ред ще бъде отпечатан като заглавка на всички страници, с изключение на последната.
След това се отпечатва последната страница, където свойството PrintTitleRows е настроено на null, така че на последната страница не се отпечатват заглавни редове.
Това е тромаво решение, но ако всичко, което искате да направите, е да отпечатате всички данни в работния лист, така че заглавката да се повтаря на всяка страница, с изключение на последната страница, това ще работи.
Може да се наложи да промените кода малко, в случай че искате повече заглавки да се повтарят или също така искате заглавките на колоните да бъдат отпечатани на всяка страница.
Надявам се, че сте намерили този урок за полезен!
