Excel AutoCorrect: Пълно ръководство + Примери за спестяване на време

Какво се случва, когато въведете думата „Drnik“ вместо „Drink“ в Excel?

Ще забележите, че Excel автоматично ще коригира тази грешно написана дума в Drink (както е показано по -долу).

По някакъв начин Excel знаеше, че това не е правилното изписване и го коригира автоматично до правилния.

Сега няма да коригира автоматично всички грешно написани думи.

Само малко!

Например, опитайте думата „dirnk“.

Няма да се коригира автоматично.

Причината, поради която някои думи се коригират автоматично, а други не, е, защото вече има фиксиран списък с думи, които са предварително попълнени в Excel за автоматично коригиране.

Забележка: Автоматичното коригиране е активирано по подразбиране в Excel.

В този урок ще обясня какви са опциите за автоматично коригиране и след това ще ви покажа някои примери, където можете да го използвате, за да спестите време. Ще разгледам също как можете да го деактивирате (т.е. да изключите автокорекцията)

Разбиране на опциите за автоматично коригиране

Автокорекцията е създадена, за да ви помогне да изгладите малки проблеми, с които може да се сблъскате, докато пишете в Excel или докато правите въвеждане на данни (като например да замените някои често сгрешени думи с правилни думи).

Той също така ви позволява да получите повече контрол при използване на Excel (както ще видим в примерите по -късно в този урок).

Но нека първо разберем къде са опциите за автоматично коригиране и какво се предлага по подразбиране.

За да получите опциите за автоматично коригиране, щракнете върху раздела Файл.

На екрана с файлове щракнете върху „Опции“.

В диалоговия прозорец Опции на Excel щракнете върху Проверка.

В опциите за проверка кликнете върху опциите за автоматично коригиране.

Това ще отвори диалоговия прозорец Опции за автоматично коригиране.

Позволете ми да обясня различните раздели в диалоговия прозорец Автокорекция и опциите в тях.

Раздел „Опции за автоматично коригиране“

В раздела Опции за автоматично коригиране има някои опции, които са активирани по подразбиране и се грижат за някои често срещани проблеми.

• Бутони с опции за автоматично коригиране: Това не е от значение за Excel, но е за други MS приложения. Когато тази опция е активирана, виждате опциите за автоматично коригиране в MS Word или MS PowerPoint (както е показано по -долу).
• Коригирайте две начални главни букви: Тази опция, когато е активирана, автоматично ще коригира двата главни инициала в Excel. Например, ако въведете „HEllo“, той автоматично ще го промени на „Hello“
• Първата буква на изреченията се изписва с главни букви: Когато е активирана, тази опция гарантира, че ново изречение започва с главна буква. Например, ако напишете „Здравей. как си? “, той ще бъде автоматично коригиран на„ Здравей. Как си?'
• Имена на дни с главни букви: Това автоматично ще промени първата буква от името на деня, ако въведете малки букви. Например, сряда ще бъде променено на Сряда.
• Правилно случайно използване на клавиша Caps Lock: В случай, че сте включили Caps Lock и пишете изречение, той автоматично ще коригира текста и ще деактивира Caps Lock. Например, ако въведете hELLO, той автоматично ще го промени на Hello.
• Заменете текста, докато пишете: Тук Excel вече има някои често грешно написани думи (или кратки кодове за някои символи). Например, ако въведете (c), той автоматично се преобразува в символа за авторски права. Това е така, защото е посочено в списъка в тази опция. Можете да добавяте или премахвате думи от списъка (повече за това в пример по -долу).

Изключения за автоматично коригиране

Въпреки че тези опции за автоматично коригиране са невероятни, понякога може да искате да не действа супер умно и да ги коригира автоматично.

Например, ако имате марката AT (където „s“ е с малки букви), Excel автоматично ще го преобразува в „Ats“.

Въпреки че харесвате автокорекцията, която се случва във всички останали случаи, ако искате да изключите този конкретен случай, можете да направите това.

В раздела Автоматично коригиране щракнете върху раздела Изключения.

В диалоговия прозорец Изключения за автоматично коригиране можете да имате два вида изключения:

1. Първа буква: По подразбиране Excel с главни букви след азбуката (точка). Можете да предоставите някои изключения тук (вече има списък с общи изключения).
2. Начални капачки: Ако не искате AT да бъдат преобразувани в Ats, можете да посочите това тук.

Раздел „Автоматично форматиране при въвеждане“

Този раздел има три опции (всички от които са активирани). Намирам всички тези три опции за полезни.

1. Заменете, докато пишете: Когато въведете хипервръзки в клетка, тя автоматично ще се преобразува в хипервръзка. Понякога деактивирам тази опция, тъй като често щраквам върху клетката, което след това отнема няколко секунди и след това отваря връзката в браузъра.
2. Кандидатствайте, докато работите: Това автоматично ще добави нови редове и колони в таблица на Excel, когато въведете нещо в клетката, съседна на тази в таблицата.
3. Автоматично като ваша работа: Когато въвеждате формула в колона в таблица на Excel, тази опция ще въведе същата формула (с коригирани препратки към клетки) във всички клетки в колоната.

Раздел Действия

В приложенията на Microsoft можете да създадете действие въз основа на конкретна дума или текст.

В Excel има само един вид действие - това е действие по дата.

Действие с дата означава, че ако имате дата в клетка в Excel, можете да щракнете с десния бутон и ще получите няколко действия, които можете да предприемете за тази дата (например да покажете тази дата в календара или да насрочите среща в Outlook ).

Това може да бъде полезно, ако имате списък с дати и искате бързо да запишете някои в календара си или искате да насрочите среща (използвайки Outlook).

Тази опция е деактивирана по подразбиране и трябва да я активирате, за да можете да я използвате в Excel.

След като го активирате, ще можете да го използвате в Excel. Ако имате дата в клетка, щракнете с десния бутон и ще намерите опциите за действия в долната част.

Раздел Автоматично коригиране по математика

Точно както можете да вмъквате символи в клетка на Excel (като Delta, Degree или Checkmark), можете също да вмъквате математически символи в уравнение.

Този раздел има текст, който автоматично се преобразува в посочения математически символ. Например, ако въведете \ sigma, той ще го замени със символа σ.

Обърнете внимание, че това няма да работи в клетките в работния лист. Работи само с уравнения.

Как да добавите свои собствени думи към Excel за автоматично коригиране?

Искате ли да има някои думи, които са част от автокорекцията?

Например, да предположим, че искате да добавите думата „drikn“ към автокорекция, така че да я коригира като „напитка“.

Можете да използвате стъпките по -долу, за да добавите дума за автоматично коригиране:

1. Щракнете върху раздела Файл.
2. Кликнете върху Опции.
3. В диалоговия прозорец Опции изберете Проверка.
4. Кликнете върху бутона „Опции за автоматично коригиране“.
5. В диалоговия прозорец Автокорекция въведете следното:
   • Заменете: дринк
   • С: напитка
6. Щракнете върху ДОБАВИ
7. Щракнете върху OK.

Сега, когато въведете „drikn“ в Excel, той автоматично ще го коригира на „напитка“.

Преди да ви покажа някои готини примери за използване на това, ето няколко неща, които трябва да знаете за автокорекцията в Excel:

• Списъкът за автоматично коригиране е чувствителен към регистър. Това означава, че сте добавили думата „drikn“, която да бъде заменена с „drink“, тя ще работи само с малките думи. Ако въведете „Drikn“ или „DRIKN“, това няма да бъде коригирано.
• Тази промяна се записва в Excel и би съществувала дори ако затворите работната книга и отворите отново. Ако вече не искате това, трябва да отидете и да го изтриете ръчно.
• Промяната се случва само когато се използва точната дума. Например, ако използвате „drikns“, той няма да се коригира автоматично. За да работи, думата не трябва да има знаци непосредствено преди или след нея.
• Когато посочите автопоправка в Excel, тя автоматично се активира в други приложения на MS, като MS Word или MS PowerPoint.

Автокоригирането е създадено като начин за коригиране на често срещани правописни грешки. Но можете да го използвате и по някои страхотни начини, за да спестите време.

Свързани: Проверка на правописа в Excel.

По -долу са дадени някои полезни примери за използване на Автокорекция (освен коригиране на грешно написана дума).

Пример 1: Използвайте Автокорекция, за да завършите съкращенията

Представете си, че работите за компания „ABC Technology Corporation Limited“.

Работата ви включва много въвеждане на данни в Excel и трябва да въведете ръчно пълното име на компанията много пъти на ден.

Без значение колко бързо пишете, това би се почувствало като загуба на време.

Не бихте ли искали да има начин, по който можете просто да въведете ABC (или каквото искате) и Excel да го замени с името на компанията?

Тук великолепието на автокоригирането може да помогне.

Можете да посочите съкращение в Автокорекция и когато използвате това съкращение, Excel автоматично ще го преобразува в посочения текст.

Например можете да посочите, че когато въвеждате ABC, Excel трябва автоматично да го замени с „ABC Technology Corporation Limited“.

Нещо, както е показано по -долу:

Това се случва, когато добавите автокорекция в Excel, където трябва да се коригира ABC “(както е показано по -долу в диалоговия прозорец за автоматично коригиране).

Ами ако искате да вмъкнете ABC, а не пълното име?

В случай, че не искате автоматичното коригиране да промени ABC на пълното име, просто натиснете Control + Z, за да върнете ABC.

Докато използвате Control + Z работи, най -добре е да изберете съкращение, което е малко вероятно да използвате в работата си. Това гарантира, че няма шанс да получите пълното име по погрешка (когато всичко, което искате, беше текстът на съкращението).

По -долу са някои сценарии, при които този трик с автоматично коригиране може да спести много време:

• Можете да въвеждате имена на файлове или имена на папки бързо (вместо да ги копирате всеки път).
• Ако имате списък с членове на екипа, можете да използвате техните инициали, за да въведете техните имена бързо.

Едно предупреждение: Всяка опция за автоматично коригиране, която посочите в Excel, също се активира в други приложения на MS, като MS Word или MS PowerPoint. В такива случаи е най -добре да използвате съкращения, които е малко вероятно да използвате никъде другаде.

Пример 2: Бързо вмъкване на символи (като степен или делта)

Има някои символи, които е трудно да се вмъкнат/въведат в Excel, тъй като те вече не са налични на клавиатурата (като символа на степента или делта символа или точките).

Или трябва да знаете клавишната комбинация (която често е дълга и сложна), или трябва да използвате диалоговия прозорец Вмъкване на символ (което отнема време).

Ако има някои символи, които трябва да използвате доста често, можете да използвате функцията за автоматично коригиране, за да дадете на тези символи кодово име или съкращение.

Сега, когато трябва да въведете този символ, можете просто да използвате кодовото име и то ще се коригира автоматично до този символ.

По -долу е пример, когато използвам кода DEGSYM, за да получа символа за степен в Excel.

За да направите това, направете следната промяна в диалоговия прозорец за автоматично коригиране на Excel:

Пример 3: Напишете формулите по -бързо с автоматично коригиране

Този трик (който научих от този блог) е малко пресилен, но ако работите с много дълги формули, това може да ви спести време.

По -долу е формула, която ще комбинира текста на трите клетки, които са оставени до клетката, в която се използва тази формула:

= ИНДИРЕКТНО (АДРЕС (ROW (), COLUMN ()-3)) & INDIRECT (ADDRESS (ROW (), COLUMN ()-2)) & INDIRECT (ADDRESS (ROW (), COLUMN ()-1))

Сега, ако често се налага да създавате формула като тази, по -добре е да създадете прост код за нея и да я използвате в Autocorrect.

В този случай използвах кода „com3“ в автокорекция, за да получа формулата.

Сега можете да използвате кода „com3“, за да получите цялата формула в няколко натискания на клавиши (както е показано по -долу):

Забележка: Както споменах, това е нещо, което повечето от вас никога не би трябвало да използват, но все пак е добър трик да знаете (за всеки случай). Горният пример е случай от реалния живот, в който в момента използвам това в един от моите проекти, за да спестя време.

Как да изключите напълно автоматичното коригиране

Въпреки че смятам, че автокорекцията е чудесна функция, тя може да не е подходяща за всички.

А в някои случаи това всъщност може да е дразнене. Например, ако въведете (c) или (r) или ™, Excel автоматичното коригиране ще промени текста автоматично (в © или ® или ™)

В такива случаи е най -добре да изключите автоматичното коригиране или поне да изтриете условията, които не искате да бъдат коригирани автоматично.

По -долу са описани стъпките за изключване на автокорекцията:

1. Щракнете върху раздела Файл.
2. Кликнете върху Опции.
3. В диалоговия прозорец Опции изберете Проверка.
4. Кликнете върху бутона „Опции за автоматично коригиране“.
5. В диалоговия прозорец Автокорекция, в раздела Автокорекция, премахнете отметката от опцията „Замяна на текст, докато пишете“.

Забележка: Горните стъпки биха изключили напълно функцията за автоматично довършване, при която тя замества определен текст с посочения текст. Това също може да означава, че тези често грешно написани думи вече няма да бъдат коригирани.

Как да деактивирате/замените някои думи от автоматично коригиране

Ако искате да запазите цялостната функция „Замяна на текст, докато пишете“, но искате някои изключения, можете да намерите думата в списъка и да я изтриете ръчно (или да я редактирате).

По -долу са описани стъпките за това:

1. Щракнете върху раздела Файл и след това щракнете върху Опции (в екрана Файл, който се отваря).
2. В диалоговия прозорец Опции изберете Проверка.
3. Кликнете върху бутона „Опции за автоматично коригиране“.
4. В диалоговия прозорец Автокорекция, в раздела Автокорекция, изберете думата, която искате да изтриете.
5. Щракнете върху бутона Изтриване.

Можете също да замените дума в Автокорекция. Например, вместо (в) да се превърне в символ за авторско право, можете да го използвате за преобразуване в думата - авторско право.

За да замените думата с друг текст, намерете и променете текста и след това щракнете върху бутона Замяна.

Как да отмените автоматичните корекции в Excel

Ако напишете нещо и Excel го промени поради автоматично коригиране, можете да върнете оригиналния текст, като натиснете Control + Z.

Например, веднага щом въведете (c) в клетка в Excel и натиснете клавиша за интервал, тя незабавно ще бъде преобразувана в символа за авторски права.

Но ако сега използвате Control + Z, той ще се върне към (c) и ще остане такъв.

Докато функцията за автоматично коригиране е функция, която повечето потребители на Excel никога няма да се налага да променят, добре е да знаете някои начини, по които можете да я използвате, за да спестите време (както е показано в примерите).

Напоследък започнах да го използвам за някои формули, които са доста големи, но ги използвам често (както е показано в пример 3).