Какво представляват външните връзки или препратки?
Когато създавате формули в Excel и препращате към точка от данни в друга работна книга, Excel създава връзка към тази работна книга.
Така че формулата ви може да изглежда като нещо, както е показано по -долу:
Обърнете внимание, че частта, маркирана в жълто, е външната връзка (наричана още външна препратка). Тази част от формулата казва на Excel да отиде в тази работна книга (Score.xlsx) и да се позове на посочената клетка в работната книга.
Ползата от наличието на външна връзка във формулата ви е, че можете автоматично да я актуализирате, когато данните в свързаната работна книга се променят.
Недостатъкът обаче е, че винаги трябва да имате тази свързана работна книга на разположение. Ако изтриете свързания файл на работна книга, промените името му или промените местоположението на папката му, данните няма да се актуализират.
Ако работите с работна книга, която съдържа външни връзки и трябва да я споделите с колеги/клиенти, по -добре е да премахнете тези външни връзки.
Ако обаче имате много формули, това ръчно може да ви подлуди.
Как да намерите външни връзки и препратки в Excel
Ето няколко техники, които можете да използвате за бързо намиране на външни връзки в Excel:
- Използване на Find and Replace.
- Използване на опцията Редактиране на връзки.
Нека да видим как работи всяка от тези техники.
Намерете външни връзки с помощта на Find and Replace
Клетките с външни връзки съдържат името на работната книга, към която има връзки. Това би означавало, че препратката ще има името на файла с разширение .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
Можем да използваме това, за да намерим всички външни връзки.
Ето стъпките за намиране на външни връзки в Excel с помощта на Find and Replace:
- Изберете всички клетки.
- Отидете в раздела Начало -> Редактиране -> Намиране и избор -> Намиране.
- В диалоговия прозорец Намиране и замяна въведете * .xl * в полето „Намерете какво“.
- Щракнете върху Намери всички.
Това ще намери и покаже всички клетки, които имат външни връзки в него.
Сега можете да изберете всички тези клетки (изберете първия запис, задръжте клавиша Shift и след това изберете последния запис) и преобразувайте формулите в стойности.
Намерете външни връзки, като използвате опцията Редактиране на връзки
Excel има този вграден инструмент, който ще намери всички външни препратки.
Ето стъпките за намиране на външни връзки с помощта на опцията Редактиране на връзки:
- Отидете в раздела Данни.
- В групата Връзки щракнете върху Редактиране на връзки. Той отваря диалоговия прозорец Редактиране на връзки, в който ще бъдат изброени всички работни книги, към които се позовава.
- Щракнете върху Прекъсване на връзки, за да преобразувате всички свързани клетки в стойности.
Имайте предвид, че след като прекъснете връзките, можете да го отмените. Като най -добра практика, създайте резервно копие, преди да направите това.
Все още получавате подкана за външни връзки?
Понякога може да намерите и премахнете всички външни връзки, но все пак да получите подкана, както е показано по -долу:
Не полудявайте и започнете да ругаете Excel.
Така че, ако получавате подкана за актуализиране на връзки, проверете и следното за външни връзки:
- Назовани диапазони
- Условно форматиране
- Потвърждаване на данни
- Форми
- Заглавия на диаграми
Използването на „Намери и замени“ или „Редактиране на връзки“, както е показано по-горе, няма да идентифицира външни връзки в тези гореспоменати функции.
Ето стъпките за намиране на външни връзки на тези места:
- Назовани диапазони: Отидете в раздела Формула и кликнете върху Мениджър на имена. Той ще ви покаже всички посочени диапазони в работната книга. Можете да проверите колоната „Отнася се до“, за да забележите външни препратки.
- Условно форматиране: Единственият начин, по който външна връзка може да се окаже в условно форматиране, е чрез персонализираната формула. Отидете в раздела Начало -> Условно форматиране -> Управление на правилата. В Мениджъра на правила за условно форматиране проверете формулите за външни връзки.
- Потвърждаване на данни: Възможно е падащият списък за валидиране на данни да се отнася до именуван диапазон, който от своя страна има външни връзки. Проверката на наименувани диапазони също трябва да се погрижи за този проблем.
- Форми: Ако използвате форми, които са свързани с клетки, проверете ги за външни връзки. Ето бърз начин да преминете през всички форми:
- Натиснете клавиша F5. Ще се отвори диалоговото поле Go to to.
- Кликнете върху Специално.
- В диалоговия прозорец Go To Special изберете Objects.
- Щракнете върху OK. Това ще избере всички форми. Сега можете да използвате клавиша Tab, за да преминете през тях.
- Заглавия на диаграми: Изберете заглавието на диаграмата и проверете в лентата с формули дали се отнася за външна връзка.
Можете да научите повече за външните връзки от тези уроци:
- Намиране на външни връзки в Excel - Блог за контексти.
- Намиране на външни връзки - Поддръжка на Microsoft Excel.
Налична е и добавка за намиране на външни връзки в Excel. Щракнете тук, за да научите повече и да изтеглите добавката.
