Как да включите автоматичното запазване в Excel (лесно ръководство)

Въпреки че Excel непрекъснато се подобрява с всяка нова версия, все още има моменти, в които може да се срине от време на време (особено ако работите с голям набор от данни).

Понякога това може да е фактор извън Excel - например прекъсване на захранването или висяща система поради проблем, различен от Excel.

В такива случаи, за да сте сигурни, че няма да загубите данните си, Excel има функция за автоматично запазване - която, както подсказва името, автоматично ще запази работата ви.

При активирано автоматично запазване Excel ще запазва работата ви на редовни интервали, което ще гарантира, че няма да загубите много от работата си (при максимум няколко минути работа може да бъде загубена).

В този урок ще ви покажа как да включите автоматичното запазване в Excel и всички важни неща, които трябва да знаете за него.

Забележка: AutoSave е нова функция в Office365, където ви позволява да запазвате в реално време, когато файловете се записват в OneDrive или SharePoint. В случай, че използвате предишни версии (Excel 2010/2013/2016/2019), имате Запазване на информация за автоматично възстановяване, която не е в реално време, но запазва работата ви на редовни интервали.

Автоматично запазване срещу автоматично възстановяване

AutoSave е нова функция в Excel Office 365, докато AutoRecover е бил и в предишни версии.

AutoSave ви позволява да запазвате работата си в реално време, когато записвате вашите Excel файлове в OneDrive или SharePoint.

Напротив, „Запазване на информация за автоматично възстановяване“ е опция, която автоматично записва работата ви на всеки 10 минути (или какъвто и да е период от време, който посочите). Когато тази опция е активирана, тя ще запазва временно копие на вашата работа и ще я запазва на всеки 10 минути.

В случай, че системата ви се изключи неочаквано, пак ще можете да възстановите временно записания файл (с помощта на функцията за автоматично възстановяване).

В този урок ще разгледам и двете функции.

Включете автоматичното запазване в Excel от диалоговия прозорец Опции

Можете да активирате функцията за автоматично запазване, както и да запишете информация за автоматично възстановяване (т.е. за автоматично запазване на файлове на определен интервал от време) в Excel от диалоговия прозорец Опции. След като приключите, това ще бъде включено за всички работни книги, които работите по тази система.

Не забравяйте, че функцията за автоматично запазване е достъпна само за потребители на Office365. Ако нямате O365, можете да използвате само AutoRecover.

По-долу са стъпките за включване на автоматично запазване в Excel:

1. Щракнете върху раздела Файл
2. Кликнете върху Опции
3. В диалоговия прозорец Опции на Excel кликнете върху опцията Запазване вляво
4. Поставете отметка в квадратчето „Запазване на информацията за автоматично възстановяване всеки“. По подразбиране стойността е 10 минути, но можете да изберете по -ниска или по -висока стойност, ако искате.
5. Проверете опцията - „Автоматично запазване на файлове на OneDrive и SharePoint Online по подразбиране в Excel“. Тази опция работи само за Office 365 и запазва работата ви в реално време (на всеки няколко секунди)
6. Щракнете върху OK

Горните стъпки ще гарантират, че работата ви се записва автоматично след всеки 10 минути.

Обърнете внимание, че за да работят „AutoSave OneDrive и SharePoint Online файлове по подразбиране в Excel“, вашите файлове трябва да са в най -новия файлов формат (т.е. XLSX, а не XLS).

Други полезни опции, които можете да използвате:

• Запазете последната версия на AutoRecovered, ако затворя, без да запазвам: Докато Excel записва работата ви на всеки 10 минути (при включено автоматично запазване), активирането на тази опция ще гарантира, че няма да загубите дори работата между тези 10 минути (в случай, че системата ви се срине или има прекъсване на захранването). Когато е активиран, Excel ще ви покаже опцията за автоматично възстановяване на всички незаписани файлове/данни.
• Автоматично възстановяване на местоположението на файла: Това е мястото, където Excel записва незаписани файлове. Можете да промените това местоположение, ако искате. В случай, че не сте администратор, може да не успеете да промените това.

Когато AutoSave е активирано (с файлове, запазени в Onedrive или SharePoint), няма да видите подкана за запазване на незаписани промени, когато затворите файла (тъй като тези промени се записват на всеки няколко секунди).

Също така, в случай че добавяте VB код (макрос) към файла, автоматичното запазване ще спре и ще ви покаже подкана да запишете този файл като макросъвместим файл (.xlsm формат)

AutoSave вече позволява на потребителите на Excel да споделят файлове и да правят промени в реално време. Също така можете да видите историята на версиите и да се върнете към предишната версия, ако искате. Когато отворите стар файл, използвайки историята на версиите, той ще се отвори като Само за четене и можете да го запишете с ново име, ако искате.

Добавяне на автоматично запазване към QAT (за Office 365)

Ако използвате OneDrive или SharePoint, можете също да добавите опцията за автоматично запазване в лентата с инструменти за бърз достъп (налична само в Office 365).

Това ви позволява да активирате автоматично запазване (в SharePoint или OneDrive) с едно щракване (това е бутон за превключване).

Въпреки че открих, че е наличен по подразбиране в моя абонамент за Office365, в случай че го нямате, можете да добавите AutoSave към лентата с инструменти за бърз достъп, като използвате стъпките по -долу:

1. Кликнете върху иконата Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп
2. Кликнете върху опцията Автоматично запазване

В случай, че не виждате опцията „Автоматично запазване“ в падащото меню, щракнете върху Още команда и използвайте диалоговия прозорец Опции на Excel, за да добавите опцията Автоматично запазване в QAT.

Проблем с автоматичното запазване (Запазване като срещу Запазване на копие)

Когато активирате автоматично запазване и запишете файла в OneDrive или SharePoint, ще забележите, че вече не виждате опцията „Запазване като“. Вместо това виждате опцията „Запазване на копие“ (повече за това тук)

Когато AutoSave е активирано и работата ви се записва на всеки няколко секунди, няма да е възможно да се направят някои промени и да се запише като нов файл.

Например, ако започнете със стар файл, работите върху него в продължение на 20 минути и запишете копие, ще имате стария файл, както и новия файл с 20 минути последна работа. Но това не е възможно с активирано автоматично запазване, където се запазва работата ви на всеки няколко секунди.

Ето защо сега имате „Запази копие‘Опция, която можете да използвате, за да създадете копие и след това да направите промените.

В случай, че вашите Excel файлове не са в OneDrive или SharePoint, пак ще видите опцията „Запазване като“.

Използване на инструменти на трети страни като DropBox или Google Drive

Можете също така да получите опции за историята на версиите за Excel файлове с опции за съхранение като Dropbox и Google Drive.

Тези инструменти просто проверяват дали има промени във файла и запазват предишната версия. След това можете да се върнете към тези версии, ако искате.

Едно от предимствата на използването на тези инструменти на трети страни е, че можете лесно да си сътрудничите с хора, които не използват OneDrive.

Тъй като Google Drive и Dropbox обикновено са предпочитани пред OneDrive от мнозина, това помага, когато работите с екипи/клиенти, които използват тези опции.

Единственото предупреждение е да се уверите, че не съхранявате поверителни данни за тези услуги за съхранение в облак.

Автоматично запазване на файл преди затваряне с помощта на VBA

AutoSave е невероятна функция и прави работата с Excel много без стрес - знаейки, че данните няма да бъдат загубени.

В случай, че нямате Office 365 (което означава, че нямате и функцията за автоматично запазване), ще трябва да разчитате на функцията за автоматично възстановяване на Excel.

Друга възможност, която можете да използвате, е като имате прост VBA код на място, който гарантира, че вашият файл е запазен, преди да го затворите. Това гарантира, че няма да загубите работата си, защото сте затворили файла, преди да го запазите.

Забележка: Използването на това би имало смисъл само ако не използвате Office 365 с OneDrive или SharePoint. Ако сте, винаги можете да се върнете към предишните версии и вашите файлове така или иначе се запазват автоматично.

По -долу са стъпките, използващи VBA за запазване на файл, преди да затворите работната книга:

1. Отворете работната книга, където искате да активирате този VBA код за запазване, преди да затворите.
2. Задръжте клавиша ALT и натиснете клавиша F11 (или Command + Option + F11 в Mac). Това отваря VB Editor.
3. Щракнете двукратно върху обекта ThisWorkbook (за файла, където искате да добавите този код) в Project Explorer
4. Копирайте и поставете кода по -долу в кодовия прозорец ThisWorkbook:

   Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Затворете редактора на VB

Сега, когато има някаква промяна в работната книга и я затворите, преди да запишете, тя първо ще стартира този код (тъй като това е VBA събитие, което се изпълнява въз основа на събитие - което в този случай е затваряне на работна книга). Този код първо ще запише работната книга и след това ще я затвори.

В случай, че не сте запазили файла преди, това ще покаже подкана, която ще ви помоли да посочите местоположението, където файлът трябва да бъде записан.

В случай, че не искате да презапишете съществуващия си файл, можете също да промените кода, така че да запише файла с времева отметка. По този начин работата ви не се губи и можете също да се върнете към предишната версия.

По-долу е кодът VBA, който ще запише файла с датата и часа в името на файла:

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs timetamp & wbname End Sub

Това ще запише новия файл с времева отметка в името на същото място, където е записан старият файл. Ако искате файлът да бъде записан в определена папка, можете да посочите това място в кода.

Това е всичко, което трябва да знаете за активирането на AutoSave в Excel и ефективното му използване. И ако не използвате Office 365 и следователно нямате автоматично запазване, пак можете да конфигурирате опциите за автоматично възстановяване и да възстановите всички незапазени файлове. Също така, кодът VBA може да се използва, за да се уверите, че файловете се записват автоматично като копие, когато го затворите.

Надявам се, че сте намерили този урок за полезен!