Няма един размер, който да пасва на всички. Що се отнася до Excel, настройките по подразбиране работят добре в повечето случаи. Но ако е необходимо, можете лесно да персонализирате много от опциите на Excel.
В тази публикация в блога ще ви покажа как да използвате опциите на Excel, за да персонализирате работните си книги и да получите по -добро изживяване в електронните таблици.
Достъп до опциите на Excel
За да отворите диалоговия прозорец Опции на Excel:
В Excel 2010/13: Отидете на Файл -> Опции.
В Excel 2007: Отидете на Менюта -> Инструменти -> Опции на Excel.
Не се затрупвайте с всички категории и квадратчета за отметка в диалоговия прозорец Опции на Excel. Не е нужно да променяте всичко и в повечето случаи настройката по подразбиране работи добре. Но ето някои от функциите, които могат да ви дадат по -голям контрол върху начина, по който се държат вашите електронни таблици в Excel.
#1 Променете типа и размера на шрифта по подразбиране
По подразбиране Excel използва размер на шрифта Calibri (шрифт на тялото) 11. Ако вие или вашата организация използвате различен тип и размер на шрифта, можете да промените подразбиращите се, като изпълните следните стъпки:
- В Excel Options изберете General.
- В общите опции в секцията „При създаване на нови работни книги“ променете стандартния тип шрифт и размера на шрифта.
Сега, когато отворите нова работна книга, тя ще използва новата настройка на шрифта по подразбиране.
#2 Винаги запазвайте файлове във формат .xls
Ако споделяте вашите работни книги на Excel с хора, които имат версия 2003, трябва ръчно да промените формата на .xls. Вместо да правите това ръчно всеки път, можете да промените стандартния файлов формат Запазване на настройката.
Ето стъпките за това:
- В Excel Options изберете Save.
- В опциите за запазване в секцията „Запазване на работни книги“ променете формата на Запазване на файл на Работна книга на Excel 97-2003.
Можете също да зададете по подразбиране на Excel Macro-Enabled Workbook, ако работите с макроси.
Сега, когато запазвате работна книга, тя ще бъде запазена във формат .xls.
#3 Променете режима на изчисление от автоматичен на ръчен
При автоматично изчисляване се задейства преизчисляване, когато има промяна в клетка/стойност, която засяга формулите (повече при летливите формули). С работни листове, които са заредени с много данни и формули, това преизчисляване може да загуби много време (а по -голямата част от времето е излишно) и да забави работните ни книги.
За да спестите време, можете да промените настройката за изчисление на ръчна. Да го направя:
- В Опции на Excel изберете Формули.
- В опциите за формули променете опциите за изчисление на Ръчно.
Когато е избран ръчен режим, трябва ръчно да принудите преизчисляване, като натиснете клавиша F9.
#4 Запазете активната клетка избрана след натискане на Enter
По подразбиране, ако изберете клетка и натиснете enter, изборът намалява. В много случаи може да искате да запазите същата клетка избрана, след като натиснете Enter.
Ето как можете да направите тази промяна:
- В Excel Options изберете Advanced.
- В Опции за редактиране премахнете отметката от опцията „След натискане на Enter, преместване на селекцията“.
СЪВЕТ: Можете също да постигнете същия ефект, като натиснете Control + Enter (вместо Enter).
#5 Автоматично вмъкване на десетични точки по време на въвеждане на данни
Ако работата ви включва много въвеждане на цифрови данни с десетични знаци, това би било изключително полезно.
Как работи - Ако трябва да въведете числови стойности с 2 точки от данни, вместо да въвеждате 123,45, можете просто да въведете 12345 и Excel автоматично ще вмъкне 2 десетични знака.
Ето как можете да активирате това:
- В Excel Options изберете Advanced.
- В Опции за редактиране изберете „Автоматично вмъкване на десетична точка“ и посочете местата.
Внимание: Не забравяйте, че всеки път, когато въведете число, то ще има 2 десетични знака. Така че, ако имате нужда от 1 като стойност, ще трябва да въведете 100 (като се имат предвид 2 десетични знака).
#6 Показване на всички коментари наведнъж
Когато вмъквате коментар, по подразбиране има малък червен триъгълник, който се появява в горния ляв ъгъл на клетката. Въпреки че това е достатъчно добър показател, вероятно ще пропуснете коментари, ако имате много данни/коментари.
Едно решение може да бъде да се показват всички коментари наведнъж.
Да го направя:
- В Excel Options изберете Advanced.
- В секцията Показване под опцията „За клетки с коментари покажи:“ изберете Коментари и индикатори.
СЪВЕТ: Това също би било полезно, ако редактирате коментари. Просто кликнете върху коментара и го редактирайте.
#7 Скриване на всички 0
Можете да скриете всички 0 стойности в електронната си таблица с едно щракване (чухте го правилно!).
Ето как да направите това:
- В Excel Options изберете Advanced.
- Превъртете надолу и отидете в раздела - „Опции за показване за този работен лист“.
- Премахнете отметката от „Показване на нула в клетки с нулева стойност“.
#8 Отваряйте избрани работни книги всеки път, когато стартирате Excel
Ако започнете работата си със същия набор от работни книги на Excel (например списъци със задачи, инструменти за проследяване на проекти и т.н.), има начин Excel автоматично да отваря тези работни книги, когато го стартирате. Ето как да направите това:
- В Excel Options изберете Advanced.
- Превъртете надолу и отидете в раздела Общи.
- В областта. „При стартиране отворете всички файлове в:“, въведете пътя на папката, която съдържа файловете, които искате да отворите, когато стартирате Excel.
Забележка: Можете да добавите още файлове към папката и тя автоматично да се отвори, когато отворите Excel след това.
Вижте също: Съвети за въвеждане на данни в Excel.
#9 Автоматично попълване на съкращения
В Excel има функция, където можете да посочите стенографски текст и Excel автоматично ще го попълни вместо вас. Например, когато въвеждате ABC, Excel автоматично ще го замени с ABC Technology Corporation Limited. Нещо, както е показано по -долу:
Ето как можете да активирате това:
- В Excel Options изберете Proofing
- Щракнете върху бутона Опции за автоматично коригиране
- В диалоговия прозорец Автопоправка въведете това, което искате да замените (в полето Замяна) с това, с което искате да го замените (в полето С)
- Щракнете върху Добавяне и след това ОК
Сега, когато въведете ABC и натиснете Enter (или интервал), той автоматично ще бъде заменен с ABC Technology Corporation Limited.
Забележка: тази промяна се извършва за всички офис приложения, като Word и PowerPoint).
Има много други функции, които също могат да бъдат персонализирани с помощта на Excel Options. Ако имате малко свободно време, преминете през него и може да намерите някои допълнителни опции, които можете да използвате.
Опитайте тези опции, кажете ми какво мислите. #5 и #9 са ми любими. Ами ти?
Може да ви харесат следните уроци по Excel:
- 100+ въпроса за интервю в Excel + отговори.
- 20 клавишни комбинации на Excel, които ще впечатлят шефа ви.
- Колекция БЕЗПЛАТНИ шаблони на Excel за ежедневна употреба.
- 200+ клавишни комбинации в Excel
- Автоматично отваряне на конкретни Excel файлове при стартиране
