Прекарвате ли много време във форматирането на данни в Excel?
Ако отговорът е „да“, тогава опцията „Автоформатиране“ може да ви бъде полезна за ускоряване на форматирането. Тя ви позволява бързо да приложите предварително зададено форматиране върху набор от данни, който има един ред заглавка и една колона за заглавка.
Тя ви позволява бързо да приложите предварително зададено форматиране към набор от данни, който има един ред заглавка и една колона за заглавка.
Така бързо получавате резултат, както е показано по -долу:
Никога не съм го чувал? Не се притеснявайте - ще ви разкажа всичко за това в този урок.
Къде е автоматичното форматиране в Excel?
Ако не можете да намерите опцията за автоматично форматиране в Excel, това е така, защото тя вече не е налична в лентата или лентата с инструменти за бърз достъп (QAT).
Ще трябва да го добавите ръчно към QAT.
Ето стъпките за добавяне на опцията AutoFormat към QAT:
- Щракнете с десния бутон върху някоя от съществуващите икони в QAT.
- Кликнете върху опцията „Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп“.
- В диалоговия прозорец с опции на Excel, който се отваря, в падащото меню „Избор на команди от“ изберете Всички команди.
- В списъка с команди превъртете надолу и изберете AutoFormat.
- Щракнете върху бутона Добавяне. Това ще добави опцията AutoFormat към списъка с икони, вече налични в QAT.
- Щракнете върху OK.
Горните стъпки биха добавили иконата за автоматично форматиране към лентата с инструменти за бърз достъп (както е показано по -долу).
Имайте предвид, че това е само еднократно упражнение. След като бъде добавен към QAT, можете да го използвате по всяко време с едно щракване.
Използване на опцията за автоматично форматиране за бързо форматиране на данни
Опцията AutoFormat е подходяща за данни, които имат първия ред и първата колона като заглавки.
Нещо, както е показано по -долу:
Ето стъпките за форматиране на тези данни с помощта на опцията AutoFormat:
- Изберете целия набор от данни.
- Кликнете върху иконата за автоматично форматиране в лентата с инструменти за бърз достъп.
- В диалоговия прозорец ще намерите 16 различни вида дизайн на форматиране. Изберете този, който искате да приложите.
- Щракнете върху OK.
Това незабавно ще приложи избраното форматиране към набора от данни.
Имайте предвид, че можете да промените форматирането, след като сте използвали дизайна на автоформата. Например, ако не харесвате цвета на заглавките, можете да го промените с всеки друг цвят.
Също така, ако вече сте приложили някакво форматиране към набора от данни, той ще бъде заменен. Например, ако имате заглавни клетки в червен цвят и изберете формат със синя заглавка, той ще замени червените заглавки и ще приложи синия цвят към клетките.
Промяна на дизайна на форматиране в AutoFormat
Има някои ограничени модификации, които можете да направите в дизайна на форматиране, когато използвате опциите за автоматично форматиране.
По -долу са шестте вида формати, които можете да активирате/деактивирате, когато използвате AutoFormat:
- Форматиране на номера
- Граница
- Шрифт
- Модели
- Подравняване
- Ширина, височина
Ето стъпките за промяна на форматите, когато използвате AutoFormat:
- Щракнете върху опцията AutoFormat в QAT.
- В диалоговия прозорец кликнете върху бутона „Опции“.
- Изберете/премахнете отметката от опциите за дизайн на форматиране, които искате да бъдат приложени към набора от данни. Имайте предвид, че веднага след като изберете/премахнете избора на опция, визуализацията на живо ще бъде достъпна за всички дизайни в диалоговия прозорец.
- Щракнете върху OK, когато сте готови.
Премахване на форматирането от набора от данни
Можете лесно да премахнете форматирането, след като сте го приложили, като използвате опцията AutoFormat.
Има два начина да направите това:
- Премахнете отделни елементи използване на вградените опции. Например, ако искате само да премахнете границите, използвайте опциите за граници, за да го премахнете.
- Премахнете цялото форматиране. Можете да направите това, като изберете последния дизайн в диалоговия прозорец Автоформатиране (както е показано по -долу).
Ограничения на опцията за автоматично форматиране в Excel
Тази опция е налична от дълго време и нейната полезност е намаляла значително, когато опциите за таблици са станали достъпни по -прецизни опции за форматиране/дизайн в лентата в Excel.
Препоръчвам да го използвате само когато вашите данни имат определена структура (има заглавни редове и колони). Ако данните ви не са структурирани по този начин, препоръчвам ви да използвате индивидуални опции за форматиране.
Също така не можете да променяте определена опция за форматиране с AutoFormat. Например, ако искате границата да е дебела или прекъсната, не можете да направите това.
