Когато работите с данни в Excel, често ще имате нужда да копирате някои таблици от Excel в документ на MS Word.
Въпреки че в Excel няма вградена опция за преобразуване на цял Excel файл в Word, можете лесно да копирате и поставите данните от документ на Excel в Word.
В този урок ще ви покажа няколко начина да копирайте данни от работен лист на Excel в документ на Word.
Копирайте Поставете таблицата на Excel като обикновен текст в MS Word
Ако всичко, което искате, е да копирате и поставите таблица от Excel в Word, можете да направите това с проста копирна паста.
Тя ви позволява да получите статичната таблица в Word, където след това можете да я форматирате (и да я промените, ако искате).
Недостатъкът на този метод е, че в случай че има някакви формули в данните, това няма да работи. И тъй като това е статична таблица, всички промени, които правите в Excel, няма да бъдат отразени в таблицата, която сте копирали в Word.
Но в повечето случаи точно това искате.
Нека да видим как да направим това.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу и искате да копирате тези данни от Excel и да ги вмъкнете в Word.
По -долу са описани стъпките за това:
- Изберете данните в Excel, които искате да копирате в Word
- Щракнете с десния бутон и след това върху Копиране (или използвайте клавишната комбинация Control + C в Windows или Command + C в Mac)
- Отворете документа на Word, където искате да вмъкнете тези данни
- Поставете курсора там, където искате тези данни в документа на Word
- Отидете в раздела Начало в Word и щракнете върху Поставяне (или използвайте клавишната комбинация Control + V)
Горните стъпки ще копират данните от Excel и ще ги поставят като статична таблица в документа на Word.
След като имате таблицата в Word, можете да я форматирате и да работите с нея, както всяка друга таблица, която вмъквате в Word.
Когато използвате този метод, трябва да обърнете внимание на няколко неща:
- Ако има някакви формули в таблицата в Excel, те няма да бъдат копирани. В моя пример имам формулите в реда Общо, но когато се копират в Word, това са статични стойности. Ако направите някакви промени в някои данни, ще трябва ръчно да коригирате и стойностите на формулата
- Ако не искате да копирате форматирането от Excel и предпочитате да използвате форматирането на документа на Word, можете да използвате опцията Използване на дестинационен стил опция. Показва се, когато щракнете върху иконата Опции за поставяне, след като сте поставили таблицата в Word.
Вграждане на Excel таблица в Word (като свързан обект)
В горния метод копирахме данните от Excel и ги вмъкнахме като статична таблица в Word.
Друга възможност, която можете да използвате, е да копирате и поставите таблицата в документ на Word и да запазите двете таблици свързани.
По този начин, ако направите някакви промени в копираната таблица на Excel, ще видите, че те се отразяват и в реално време в таблицата в Word.
Това е доста полезно, когато има възможност да се наложи да актуализирате данните в Excel и също така да се наложи да се актуализира в Word. Като имате свързана таблица, трябва само да направите промени в данните на Excel и те автоматично ще се отразят в таблицата, която сте копирали в Word.
Нека ви покажа как работи това.
Да предположим, че имате таблица, както е показано по -долу и искате да я копирате от Excel в MS Word и да поддържате тази връзка свързана.
По -долу са описани стъпките за това:
- Изберете данните в Excel, които искате да копирате в Word
- Щракнете с десния бутон и след това щракнете върху Копиране (или използвайте клавишната комбинация Control + C)
- Отворете документа на Word, където искате да вмъкнете тези данни
- Поставете курсора там, където искате тези данни в документа на Word
- Отидете в раздела Начало в Word и щракнете върху падащото меню Поставяне (щракнете върху малката обърната стрелка под иконата Специално поставяне)
- В опциите, които се показват, щракнете върху Специално поставяне
- В диалоговия прозорец Paste Special изберете опцията „Paste link“
- Изберете Обект на работен лист на Microsoft Excel от изброените опции
- Щракнете върху OK
Горните стъпки биха вмъкнали копираната таблица в Word, където тя все още е свързана с оригиналната таблица в Excel.
Сега, ако отидете и направите някакви промени в таблицата в Excel, ще видите, че същото се отразява в таблицата в Word (в реално време).
Ако по някаква причина вашите данни не се актуализират в реално време, щракнете с десния бутон върху таблицата и кликнете върху опцията „Update Update“
Ето някои неща, които трябва да знаете за този метод:
- Тъй като двата файла са свързани помежду си, ще трябва да ги съхранявате заедно. Ако изпращате файла Word на някого, ще трябва да му изпратите и файла Excel, в противен случай връзката ще бъде прекъсната и данните в Word няма да се актуализират.
- Всеки път, когато файлът на Word се отвори, той ще проверява за актуализации в таблицата на Excel. Това работи дори ако Excel файлът е затворен.
Този метод е най -подходящ за ситуации, когато имате голям Excel файл, който има много изчисления/данни/табла за управление. С помощта на този метод можете да копирате само малка част от файла на Excel, като същевременно можете да актуализирате таблицата, когато стойностите се променят в Excel.
Вграждане на Excel таблица в Word
Това е наистина полезна функция, която MS Word предлага. Тя ви позволява да вградите документ на Excel като част от документа на Word.
В горния метод ви показах как да поддържате файловете Excel и Word заедно и да ги поддържате свързани.
В този раздел ще ви покажа как да вградите файла Excel в документа на Word, така че няма да се налага да запазвате и двата файла (и само файла Word).
По -просто казано, сякаш можете да отворите и работите върху работен лист на Excel от документа Word.
Нека ви покажа какво имам предвид.
Да предположим, че имате таблица в Excel, както е показано по -долу, която искате да копирате в Word.
По -долу са стъпките, за да вмъкнете това като вграден Excel обект в Word:
- Изберете данните в Excel, които искате да копирате в Word
- Щракнете с десния бутон и след това щракнете върху Копиране (или използвайте клавишната комбинация Control + C)
- Отворете документа на Word, където искате да вмъкнете тези данни
- Поставете курсора там, където искате тези данни в документа на Word
- Отидете в раздела Начало в Word и щракнете върху падащото меню Поставяне (щракнете върху малката обърната стрелка под иконата Специално поставяне)
- В опциите, които се показват, щракнете върху Специално поставяне
- В диалоговия прозорец Специално поставяне се уверете, че е избрана опцията „Поставяне“
- Изберете Обект на работен лист на Microsoft Excel от изброените опции
- Щракнете върху OK
Горните стъпки биха вмъкнали копираните данни от Excel в MS Word.
Но това, което всъщност е щастливо в бекенда в MS Word, е, че той създава нов Excel файл (който е част от самия документ на Word) и ви показва таблицата от този файл.
Ако щракнете двукратно върху таблицата, ще забележите, че тя отваря файла на Excel (в рамките на документа на Word). Ще видите познатия интерфейс на Excel, докато все още сте в документа на Word.
Можете да направите всяка промяна и също така да използвате функционалност като условно форматиране и това ще бъде отразено в таблицата. Също така всички формули, които имате, ще продължат да работят.
Най -голямото предимство от използването на този метод е, че не е нужно да се притеснявате за два отделни файла. За разлика от предишния метод, в този метод файлът на Excel е част от документа на Word.
Така че, ако запазите файла Word или го споделите с някой друг, файлът на Excel ще остане с него и данните ще останат непокътнати.
От друга страна, ако използвате няколко такива таблици или ако данните са големи, това ще доведе до тежък документ на Word (тъй като трябва да понесе и тежестта на вградения Excel файл).
Копирайте Excel таблица като Satic изображение
Ако подготвяте отчет и всичко, което искате, е наистина лесен начин да покажете някаква таблица (без да е необходимо да променяте данните), можете да вмъкнете тези данни като изображение.
Това е наистина лесно и изображенията също са по -лесни за управление в Word (като поставяне и преоразмеряване).
С копирането на изображения имате и възможност да свържете изображението към таблицата в Excel. По този начин, ако направите някакви промени в таблицата на Excel, това ще бъде отразено в изображението на таблицата в Word.
Вмъкване на копирана таблица като статично изображение в Word
Да предположим, че имате таблица, както е показано по -долу в Excel:
По -долу са стъпките за копиране на тази таблица и вмъкването й като изображение в MS Word:
- Изберете данните в Excel, които искате да копирате в Word
- Щракнете с десния бутон и след това щракнете върху Копиране (или използвайте клавишната комбинация Control + C)
- Отворете документа на Word, където искате да вмъкнете тези данни
- Поставете курсора там, където искате тези данни в документа на Word
- Отидете в раздела Начало в Word и кликнете върху падащото меню Поставяне (щракнете върху малката обърната стрелка под иконата Специално поставяне)
- В опциите, които се показват, щракнете върху Специално поставяне
- В диалоговия прозорец Специално поставяне се уверете, че е избрана опцията „Поставяне“
- Изберете „Картина“ от изброените опции
- Щракнете върху OK
Горните стъпки биха вмъкнали изображение на таблицата в документа на Word.
Това е като всяко друго изображение и можете да го преоразмерите и форматирате.
Вмъкване на копирана таблица като свързано изображение в Word
Ако ви харесва гъвкавостта при управление на изображения в Word и все пак искате таблицата да бъде свързана с оригиналния файл на Excel, можете да направите и това.
Да предположим, че имате таблица, както е показано по -долу в Excel:
По -долу са стъпките за копиране на тази таблица и вмъкването й като свързано изображение в MS Word:
- Изберете таблицата в Excel
- Щракнете с десния бутон и след това щракнете върху Копиране (или използвайте клавишната комбинация Control + C)
- Отворете документа на Word, където искате да вмъкнете тези данни
- Поставете курсора там, където искате тези данни в документа на Word
- Отидете в раздела Начало в Word и щракнете върху Специално поставяне
- В диалоговия прозорец Paste Special изберете опцията „Paste Link“
- Изберете „Картина“ от изброените опции
- Щракнете върху OK
Горните стъпки отново биха ви дали изображение, което лесно можете да преоразмерите и форматирате.
Но тъй като това е свързано с оригиналната таблица в Excel, ако направите някакви промени в оригиналната таблица, те също ще бъдат отразени в изображението.
Също така не забравяйте, че тъй като това изображение е свързано с оригиналните данни, ако планирате да споделите този документ на Word с някой друг, трябва да споделите и файла на Excel (в случай, че искате връзката да остане такава, каквато е)
В случай, че Excel файлът не е наличен или името е променено, изображението би било точно като всяко друго обикновено изображение.
Ето някои от начините, по които можете да копирате таблица за Excel и да я вмъкнете в Word. В повечето случаи предпочитам да копирам и поставям таблици на Excel като изображения, тъй като те са по -лесни за управление. В някои случаи също предпочитам метода за вграждане, който ми позволява да отворя файла Excel от самия Word.
Надявам се, че сте намерили този урок за полезен!
