✅ Проверка на правописа в Excel - Къде е и как да го използвам?

Съдържание

Гледайте видеоурок - Проверка на правописа в Excel

Проверката на правописа в Excel често се игнорира, тъй като потребителите на Excel често работят с числа в сравнение с текст. Но това все още е една от важните проверки, които човек трябва да има.

В сравнение с MS Word или PowerPoint, където визуално можете да видите червено подчертаване под думата, която е написана погрешно, нищо от този вид не се случва в Excel.

Представете си катастрофална правописна грешка, която излиза от работния ви лист, когато я изпратите на клиента си. Без значение колко упорита работа влагате в разграждането и анализа на данните, цялата ви надеждност изтича.

Е - вече НЕ.

В този урок ще ви покажа как да използвате проверката на правописа в Excel и как можете да увеличите максимално усилията си чрез наличните опции.

Къде да намерите Проверка на правописа в Excel

Можете да намерите опцията за проверка на правописа в раздела за преглед на лентата в Excel.

Когато щракнете върху опцията Правопис в раздела за преглед, тя отваря диалоговия прозорец Проверка на правописа.

Клавишна комбинация за стартиране на проверка на правописа в Excel

Можете също да използвате клавишната комбинация F7, за да стартирате проверката на правописа в Excel. За да използвате това, активирайте работния лист, в който искате да изпълните проверка на правописа, изберете клетката/диапазона от клетки и натиснете F7 от клавиатурата си.

Как работи проверката на правописа в Excel

Важно нещо, което си струва да знаете, е как работи проверката на правописа в Excel.

Ако изберете клетка A1, тя ще премине през всички клетки в първия ред, след това ще премине към втория ред и ще провери всички клетки във втория ред (отляво надясно) и след това ще премине към третия ред и така нататък. Ако идентифицира клетка с правописна грешка, тя показва диалоговия прозорец Правопис.

Ако изберете клетка някъде другаде в работния лист, да речем B3, тя ще премине през клетките вдясно и след това до реда под него. Когато приключи с проверката за всички клетки след B3, тя ще покаже подкана, която пита потребителя дали иска да продължи проверката в началото на листа. Нещо, както е показано по -долу:

Ако потребителят избере Да, той се връща и проверява останалите клетки (което би било от А1 до В2 в нашия пример).

За да разберете по -добре, разгледайте този пример по -долу (сенчестите клетки са тези с правописна грешка):

Както е показано, когато започнем проверката на правописа с A1, тя завършва проверката на правописа за всички клетки. Но когато започнем с клетка B3, тя проверява за всички клетки от B3 и след това пита потребителя дали той/тя иска да продължи проверката от самото начало.

Разбиране на диалоговия прозорец за проверка на правописа

Всеки път, когато стартирате проверка на правописа в Excel и той открие грешка, той показва диалоговия прозорец Проверка на правописа (както е показано по -долу):

Нека бързо разберем различните опции, налични в диалоговия прозорец за проверка на правописа:

Игнорирай веднъж: Ако проверката на правописа срещне дума, която тя идентифицира като грешка, но искате да я запазите така, можете да кликнете върху Игнорирай веднъж. Това ще игнорира грешката веднъж.
Игнорирай всичко: Ако Excel идентифицира дадена дума като грешка, но искате да запазите всички екземпляри на тази дума (такава, каквато е), щракнете върху Игнорирай всички.
Добавяне към речника: Ако Excel маркира дума като грешка, но това е правилната дума, която ще се използва (може би това е име или съкращение, което използвате във вашата компания), тогава можете да я добавите в речника. Когато такава дума е означена като грешка и кликнете върху Добавяне в речник, Excel ще направи това част от приемливи думи и няма да я маркира отново. Имайте предвид, че тази дума вече е част от речника на Excel и никога няма да бъде маркирана в нито една от работните книги.
Промяна: Когато Excel подчертае грешка, той също показва някои предложения (например предлага Добро на мястото на Goood). Може да има едно или повече от едно предложение. Изберете предложението, което искате да използвате, и щракнете върху Промяна, за да го приложите.
Промяна на всички: Ако кликнете върху този бутон, той ще промени цялата поява на грешно написаната дума с избраното предложение.
Автокорекция: Опцията за автоматично коригиране на Excel ще промени грешно написаната дума с избраното предложение, а също така ще я добави към списъка за автоматично коригиране. Това означава, че следващия път, когато въведете една и съща грешно написана дума, Excel автоматично ще я преобразува в предложението, което сте избрали.
Речник език: Можете да промените езика на речника, като използвате това падащо меню.

Ето някои настройки по подразбиране в Проверка на правописа в Excel:

Той игнорира думите, които са с главни букви. Например, ако имате думата HELLOOO, тя няма да бъде маркирана като грешка.
Той игнорира думи, които съдържат числа. Например, ако имате думата Hello123, тя няма да бъде маркирана като грешка.
Той игнорира интернет и файлови адреси.
НЕ пренебрегва повтарящи се думи. Например, ако имате текст - Здравейте, как сте? - тогава допълнителните са ще бъдат маркирани като грешка.

Можете да промените тези настройки по подразбиране, като кликнете върху бутона „Опция“ в диалоговия прозорец за проверка на правописа. Той ще отвори диалоговия прозорец Опции, където можете да направите необходимите промени.