Как да филтрирате данни в обобщена таблица в Excel

Има различни начини, по които можете да филтрирате данни в обобщена таблица в Excel.

Докато преминавате през този урок, ще видите, че има различни опции за филтриране на данни в зависимост от типа данни.

Видове филтри в обобщена таблица

Ето демонстрация на видовете филтри, налични в обобщена таблица.

Нека разгледаме тези филтри един по един:

• Филтър за отчети: Този филтър ви позволява да анализирате подмножество от общия набор от данни. Например, ако имате данни за продажби на дребно, можете да анализирате данни за всеки регион, като изберете един или повече от региони (да, позволява и множество избори). Създавате този филтър, като плъзгате и пускате полето на обобщена таблица в областта Филтри.
• Филтър за етикети на редове/колони: Тези филтри ви позволяват да филтрирате съответните данни въз основа на елементите на полето (като например филтриране на конкретен елемент или елемент, който съдържа конкретен текст) или стойностите (като например филтриране на първите 10 елемента по стойност или елементи със стойност по -голяма от/по -малка от a посочена стойност).
  • Поле за търсене: Можете да получите достъп до този филтър във филтъра за етикет на ред/колона и това ви позволява бързо да филтрирате въз основа на въведения от вас текст. Например, ако искате данни само за Costco, просто напишете Costco тук и той ще го филтрира.
  • Квадратчета за отметка: Те ви позволяват да избирате конкретни елементи от списък. Например, ако искате ръчно да избирате търговци на дребно за анализ, можете да направите това тук. Като алтернатива можете също така да изключите избирателно някои търговци на дребно, като премахнете отметката от него.

Забележете, има още два инструмента за филтриране, достъпни за потребителя: Слайсери и Времеви линии (които не са обхванати в този урок).

Нека да видим някои практически примери за това как да ги използвате за филтриране на данни в обобщена таблица.

Примери за използване на филтри в обобщена таблица

Следните примери са обхванати в този раздел:

• Филтрирайте първите 10 елемента по стойност/процент/сума.
• Филтрирайте елементи въз основа на стойност.
• Филтрирайте с помощта на филтър за етикети.
• Филтрирайте с помощта на полето за търсене.

Филтрирайте първите 10 елемента в обобщена таблица

Можете да използвате топ 10 на опцията за филтриране в обобщена таблица, за да:

• Филтрирайте горните/долните елементи по стойност.
• Филтрирайте горните/долните елементи, които съставляват определен процент от стойностите.
• Филтрирайте отгоре/отдолу елементи, които съставляват определена стойност.

Да предположим, че имате обобщена таблица, както е показано по -долу:

Нека да видим как да използваме филтъра Топ 10 с този набор от данни.

Филтрирайте горните/долните елементи по стойност

Можете да използвате филтъра Топ 10, за да получите списък с първите 10 търговци на дребно въз основа на стойността на продажбите.

Ето стъпките за това:

• Отидете на Филтър за етикети на редове -> Филтри за стойности -> Топ 10.
• В диалоговия прозорец Топ 10 филтър има четири опции, които трябва да посочите:
  • Отгоре/отдолу: В този случай, тъй като търсим топ 10 търговци на дребно, изберете Топ.
  • Броят на елементите, които искате да филтрирате. В този случай, тъй като искаме да получим топ 10 артикула, това би било 10.
  • Третото поле е падащо меню с три опции: Елементи, Процент и Сума. В този случай, тъй като искаме първите 10 търговци на дребно, изберете артикули.
  • Последното поле изброява всички различни стойности, изброени в областта със стойности. В този случай, тъй като имаме само сумата от продажбите, тя показва само „Сума от продажби“.

Това ще ви даде филтриран списък от 10 търговци на дребно въз основа на тяхната стойност на продажбите.

Можете да използвате същия процес, за да получите най -долните 10 (или всеки друг брой) елементи по стойност.

Филтрирайте горните/долните елементи, които съставляват определен процент от стойността

Можете да използвате филтъра топ 10, за да получите списък с най -добрите 10 процента (или всеки друг брой, да речем 20 процента, 50 процента и т.н.) от елементи по стойност.

Да предположим, че искате да получите списъка с търговци на дребно, които съставляват 25% от общите продажби.

Ето стъпките за това:

• Отидете на Филтър за етикети на редове -> Филтри за стойности -> Топ 10.
• В диалоговия прозорец Топ 10 филтър има четири опции, които трябва да посочите:
  • Отгоре/отдолу: В този случай, тъй като търсим топ търговци на дребно, които правят 25% от общите продажби, изберете Топ.
  • Във второто поле трябва да посочите процента от продажбите, който топ търговците на дребно трябва да отчитат. В този случай, тъй като искаме да получим най -добрите търговци на дребно, които правят 25% от продажбите, това би било 25.
  • В третото поле изберете Процент.
  • Последното поле изброява всички различни стойности, изброени в областта със стойности. В този случай, тъй като имаме само сумата от продажбите, тя показва само „Сума от продажби“.

Това ще ви даде филтриран списък на търговците на дребно, които съставляват 25% от общите продажби.

Можете да използвате същия процес, за да получите търговците на дребно, които съставляват най -ниските 25% (или всеки друг процент) от общите продажби.

Филтрирайте горните/долните елементи, които съставляват определена стойност

Да предположим, че искате да разберете най -добрите търговци на дребно, които представляват 20 милиона продажби.

Можете да направите това с помощта на филтъра Топ 10 в обобщената таблица.

Да го направя:

• Отидете на Филтър за етикети на редове -> Филтри за стойности -> Топ 10.
• В диалоговия прозорец Топ 10 филтър има четири опции, които трябва да посочите:
  • Отгоре/отдолу: В този случай, тъй като търсим топ търговци на дребно, които правят 20 милиона общи продажби, изберете Топ.
  • Във второто поле трябва да посочите стойност, която най -добрите търговци на дребно трябва да отчитат. В този случай, тъй като искаме да привлечем най -добрите търговци на дребно, които реализират 20 милиона продажби, това би било 20000000.
  • В третото поле изберете Сума.
  • Последното поле изброява всички различни стойности, изброени в областта със стойности. В този случай, тъй като имаме само сумата от продажбите, тя показва само „Сума от продажби“.

Това ще ви даде филтриран списък на най -добрите търговци на дребно, които съставляват 20 милиона от общите продажби.

Филтрирайте елементи въз основа на стойност

Можете да филтрирате елементи въз основа на стойностите в колоните в областта със стойности.

Да предположим, че имате обобщена таблица, създадена с помощта на данни за продажбите на дребно, както е показано по -долу:

Можете да филтрирате този списък въз основа на стойността на продажбите. Да предположим например, че искате да получите списък на всички търговци на дребно, които имат продажби над 3 милиона.

Ето стъпките за това:

• Отидете на Филтър за етикети на редове -> Филтри за стойност -> По -голямо от.
• В диалоговия прозорец Филтър на стойности:
  • Изберете стойностите, които искате да използвате за филтриране. В този случай това е сумата от продажбите (ако имате повече елементи в областта със стойности, падащото меню ще покаже всичко това).
  • Изберете условието. Тъй като искаме да привлечем всички търговци на дребно с продажби над 3 милиона, изберете „е по -голямо от“.
  • Въведете 3000000 в последното поле.
• Щракнете върху OK.

Това незабавно ще филтрира списъка и ще покаже само онези търговци на дребно, които имат продажби над 3 милиона.

По същия начин има много други условия, които можете да използвате, като например равно на, не е равно на, по -малко от, между и т.н.

Филтрирайте данни с помощта на филтри за етикети

Филтрите за етикети са полезни, когато имате огромен списък и искате да филтрирате конкретни елементи въз основа на неговото име/текст.

Например в списъка на търговците на дребно мога бързо да филтрирам всички доларови магазини, като използвам условието „долар“ в името.

Ето стъпките за това:

• Отидете на Филтър за етикети на редове -> Филтри за етикети -> Съдържа.
• В диалоговия прозорец на филтъра за етикети:
  • „Съдържа“ е избрано по подразбиране (тъй като избрахме съдържа в предишната стъпка). Можете да промените това тук, ако искате.
  • Въведете текстовия низ, за ​​който искате да филтрирате списъка. В този случай това е „долар“.
• Щракнете върху OK.

Можете също да използвате заместващи знаци заедно с текста.

Имайте предвид, че тези филтри не са адитивни. Така че, ако търсите термина „долар“, той ще ви даде списък с всички магазини, в които има думата „долар“, но ако след това отново използвате този филтър, за да получите списък, използващ друг термин, той ще филтрира въз основа на новия срок.

По същия начин можете да използвате други филтри за етикети, като например започва с, завършва с не съдържа и т.н.

Филтрирайте данните с помощта на полето за търсене

Филтрирането на списък с полето за търсене много прилича на опцията contains във филтъра за етикети.

Например, ако трябва да филтрирате всички търговци на дребно, чието име е „долар“, просто въведете долар в полето за търсене и той ще филтрира резултатите.

Ето стъпките:

• Кликнете върху падащия филтър Label и след това върху полето за търсене, за да поставите курсора в него.
• Въведете думата за търсене, която в този случай е „долар“. Ще забележите, че списъкът се филтрира под полето за търсене и можете да премахнете отметката от всеки търговец на дребно, който искате да изключите.
• Щракнете върху OK.

Това незабавно ще филтрира всички търговци на дребно, които съдържат термина „долар“.

Можете да използвате заместващи знаци в полето за търсене. Например, ако искате да получите името на всички търговци на дребно, които започват с азбуката T, използвайте низа за търсене като T* (T, последвано от звездичка). Тъй като звездичката представлява произволен брой знаци, това означава, че името може да съдържа произволен брой знаци след Т.

По същия начин, ако искате да получите списък с всички търговци на дребно, които завършват с азбуката T, използвайте термина за търсене като *T (звездичка, последвана от T).

Има няколко важни неща, които трябва да знаете за лентата за търсене:

• Ако филтрирате веднъж с един критерий и след това отново с друг, първият критерий се отхвърля и получавате списък с втория критерий. Филтрирането не е адитивно.
• Предимство от използването на полето за търсене е, че можете ръчно да отмените избора на някои от резултатите. Например, ако имате огромен списък от финансови компании и искате само да филтрирате банки, можете да потърсите термина „банка“. Но в случай, че някои компании се прокраднат, които не са банки, можете просто да премахнете отметката и да я задържите.
• Не можете да изключите конкретни резултати. Например, ако искате да изключите само търговците на дребно, които съдържат долар в него, няма начин да направите това с полето за търсене. Това обаче може да стане с помощта на филтъра за етикети, като се използва условието „не съдържа“.

Може да харесате и следните уроци за обобщена таблица:

• Създаване на обобщена таблица в Excel - Урок стъпка по стъпка.
• Подготовка на изходни данни за обобщена таблица.
• Групиране на номера в обобщена таблица в Excel.
• Групиране на дати в обобщени таблици в Excel.
• Опресняване на обобщена таблица в Excel.
• Изтрийте обобщена таблица в Excel.
• Как да добавите и използвате изчислено поле на обобщена таблица на Excel.
• Прилагане на условно форматиране в обобщена таблица в Excel.
• Обобщен кеш в Excel - какво е това и как да го използвам най -добре?
• Заменете празните клетки с нули в обобщените таблици на Excel.
• Пребройте отделните стойности в обобщена таблица