Гледайте видео - Как да проследявате промените в Excel
Ако работите с файл на Excel, който трябва да бъде актуализиран или прегледан от други хора, опцията за проследяване на промените може да бъде полезна.
Можете също да го използвате, когато актуализирате файл и трябва да следите всички промени, които правите сами. Това може да бъде полезно, когато го посетите отново по -късно.
В този урок ще ви покажа как да проследявате промените в Excel.
Активиране на функцията за проследяване на промените в Excel
По подразбиране тази функция е деактивирана в Excel.
Ето стъпките за активиране на проследяването на промените в Excel:
- Отидете на раздела Преглед.
- В групата Промени щракнете върху опцията Проследяване на промените и изберете Открояване на промените.
- В диалоговия прозорец „Открояване на промените“ поставете отметка в опцията - „Проследяване на промените по време на редактиране. Това също споделя вашата работна книга “. Можете също да посочите опциите „Кога“, „Кой“ и „Къде“. За този урок ще отида с настройките по подразбиране.
- Щракнете върху OK.
Горните стъпки ще активират „Проследяване на промените“ в Excel и сега ще подчертаят всяка промяна, направена в работната книга.
Забележка: За да работи тази опция, трябва да запазите работната книга във вашата система или мрежово устройство. Ако файлът не е запазен, първо ще ви помоли да го запазите, преди да активирате опцията „Проследяване на промените“. Ако файлът вече е записан, той ще го запази, преди да разреши проследяването.
Как „Проследяване на промените“ работи в Excel?
След като активирате проследяването, всеки път, когато вие или някой, който има достъп до работната книга, извърши някакви промени в нея, тя ще бъде подчертана със синя рамка и ще получи малък син триъгълник в горния ляв ъгъл на клетката. Това е подобно на червения триъгълник, който виждате, когато вмъквате коментар в клетка.
Например по -долу имам фиктивен проект и направих промени в колона В (клетка В4 и В6).
Когато задържите курсора върху клетката, която има промяна, тя ще покаже съобщение, което определя каква е промяната, кой е направил промяната и кога е направена.
Имайте предвид, че когато опцията „проследяване на промените“ е активирана в Excel, работната книга се споделя и някои от функциите се деактивират автоматично. Например няма да можете да защитите лист, когато „промените на следите“ са ВКЛЮЧЕНИ. Ще забележите, че някои от опциите в лентата са затъмнени.
Получаване на списък с всички промени
Ако имате работна книга, в която са направени много промени, може да искате да получите списък с всички промени поотделно като списък.
Ето стъпките за получаване на списък с всички промени в нов работен лист:
- Запазете работната книга, така че направените промени да бъдат запазени.
- Отидете на раздела Преглед.
- В групата Changes кликнете върху Track Changes и изберете Highlight Changes.
- В диалоговия прозорец „Открояване на промените“ поставете отметка в опцията - „Списък на промените на нов лист“. В опцията „Кога“ можете да посочите дали искате всички промени или промени, които не се преглеждат, или „промени от последното запазване“.
- Щракнете върху OK.
Това незабавно ще създаде нов работен лист, който ще изброи всички направени от вас промени.
Приемане/отхвърляне на промените
Когато промените са направени, те не са окончателни, докато не ги прегледате. Това може да бъде полезно, когато имате прегледания файл от вашия колега/шеф/клиент и трябва да решите какви промени да запазите и кои да отхвърлите.
Ето стъпките за приемане/отхвърляне на промени в Excel:
- Отидете на раздела Преглед.
- В групата „Промени“ кликнете върху „Проследяване на промените“ и изберете „Приемане/отхвърляне на промените“.
- В диалоговия прозорец „Избор на промени, които да бъдат приети или отхвърлени“, посочете опциите Кога, Кой и Къде.
- В „Кога“ можете да изберете всички промени, които не са прегледани, или да посочите дата.
- В „Кой“ можете да изберете чии промени искате да прегледате.
- В „Къде“ можете да изберете диапазон от клетки, в които искате да прегледате промените.
- Щракнете върху OK. Това ще отвори диалоговия прозорец „Приемане или отхвърляне на промените“.
- В диалоговия прозорец „Приемане или отхвърляне на промени“ можете да приемате промените една по една или да приемате/отхвърляте всички промени наведнъж.
Ако отхвърлите промяна, тя ще се върне към първоначалната стойност.
Обърнете внимание, че когато приемете промяна, не можете да я отмените.
Деактивиране на проследяването на промените в Excel
След като работата ви бъде финализирана, можете да деактивирате функцията за промяна на песни в Excel. Това ще премахне всички съществуващи сини полета в клетките и ще спре да проследява всякакви допълнителни промени.
Ето стъпките за деактивиране на „проследяване на промените“ в Excel:
- Отидете на раздела Преглед.
- В групата Промени кликнете върху „Проследяване на промените“ и изберете „Открояване на промените“.
- В диалоговия прозорец „Открояване на промените“ премахнете отметката от опцията - „Проследяване на промените по време на редактиране. Това също споделя вашата работна книга “.
- Щракнете върху OK.
- Ще видите подкана, както е показано по -долу. Щракнете върху Да.
Разлика между коментари и проследяване на промените
Много хора предпочитат да добавят коментари, докато преглеждат работата на други хора в Excel.
Ето основните разлики във функционалността „коментари“ и „проследяване на промените“:
- Не е нужно да редактирате съдържанието на клетката, за да оставите коментар. Промените в проследяването, от друга страна, биха вмъкнали бележка, когато има някаква промяна в клетката.
- Добавянето на коментар е ръчен процес, докато промените в проследяването, когато са активирани, автоматично ще записват всичко, което се случва в работния лист.
- Не можете да получите списък с всички коментари отделно в работен лист (освен ако не използвате VBA, както е показано тук), докато можете да го получите с функцията за проследяване с просто щракване.
- Когато активирате проследяването на промените в Excel, някои от функциите са деактивирани. При коментарите не е така.
Може да харесате и следните уроци:
- Как да използвате Проверка на правописа в Excel.
- Използване на входно съобщение в Excel за показване на съобщение, когато е избрана клетка.
