Ако често отпечатвате вашите данни/работа в Excel, сигурен съм, че сте се сблъскали с проблема, при който той отпечатва няколко страници вместо една.
Понякога е толкова разочароващо, че нова страница се отпечатва само за да се съберат няколко допълнителни реда данни (което също води до загуба на хартия).
Има някои прости техники, които можете да използвате, за да сте сигурни, че Excel данните са отпечатани на една страница (или на по -малък брой страници, в случай че отпечатвате голям отчет).
В този урок по Excel ще споделя някои методи, които можете да използвате отпечатайте листа на Excel на една страница. Можете да използвате комбинация от тези методи, за да получите най -добър резултат.
Така че нека започнем!
Проверете колко страници ще бъдат отпечатани (Визуализация)
Преди да се заемете с оптимизиране на настройките за отпечатване на работата на Excel в един лист, най -добре е да проверите текущото състояние с помощта на предварителен преглед на печат.
Не се притеснявай! Не е нужно да отпечатвате нищо за това. Можете просто да проверите как ще изглежда отпечатаното произведение и колко листа ще бъдат отпечатани.
Това ви позволява да разберете нещата, които можете да промените, за да сте сигурни, че използвате минималния брой хартия, като същевременно запазвате отпечатания си отчет красив и четлив.
По -долу са описани стъпките за използване на предварителен преглед за печат, за да видите как би изглеждала последната задача за печат:
- Щракнете върху раздела Файл
- Щракнете върху опцията за печат
Или можете да използвате клавишната комбинация Control + P (Command + P, ако използвате Mac)
Това ще отвори страницата за визуализация на печат, където ще можете да видите колко страници ще бъдат отпечатани и какво ще бъде отпечатано на всяка страница.
Можете да използвате клавишите със стрелки, за да преминете към следващата/предишната страница, когато сте в режим Преглед на печат.
Начини за поставяне и отпечатване на Excel лист на една страница
Сега, нека да видим някои методи, които можете да използвате, за да поставите всички данни в лист на една страница и след това да отпечатате отчета си на една страница (или по -малък брой страници)
Регулирайте ширината на колоната (или височината на реда)
В много случаи не е необходимо колоните ви да са твърде широки.
И тъй като това е директен фактор за това колко данни се отпечатват на една страница, можете да спестите много хартия, като просто намалите ширината на колоната.
Но тогава как да разберете дали сте направили достатъчно или не? Как да разберете колко ширина на колоната трябва да намалите, за да може всичко да се побере на една страница?
За да направите това лесно, можете да използвате Изглед на оформление на страницата в Excel - което ви показва в реално време колко данни ще бъдат отпечатани на всяка страница от вашия отчет.
По -долу са стъпките, за да влезете в режим на оформление на страницата и след това да намалите ширината на колоната:
- Щракнете върху раздела Изглед в лентата
- В групата Изгледи на работна книга щракнете върху опцията „Оформление на страницата“. Това ще промени начина, по който се показват данните (и ще видите мащаби в горната и в лявата част на работния лист)
- Намалете ширината на колоната, за да побере данните на една страница. За да направите това, поставете курсора на ръба на курсора върху заглавката на колоната, която искате да намалите по размер. След това щракнете и плъзнете.
След като имате всички данни на една страница, можете да ги отпечатате.
В някои случаи може да откриете, че данните в клетка се отрязват и не се показват напълно. Това често се случва, когато промените ширината на колоната. Можете да коригирате това, като активирате опцията Прехвърляне на текст в Excel.
За да се върнете към нормалния изглед (и да излезете от изгледа на оформлението на страницата), щракнете върху раздела Изглед и след това върху „Нормално“.
Промяна на мащабирането (Поставяне на всички редове/колони в една страница)
Excel има вградена опция, която ви позволява да преоразмерявате работния лист по начин, който пасва на повече редове/колони на една страница.
Когато направите това, той просто намалява всичко, за да побере всички колони или редове в една страница.
Да предположим, че имате лист, където колоните се преливат към следващия лист, когато се отпечатат.
По -долу са стъпките за намаляване на листа по време на печат:
- Щракнете върху раздела Файл
- Щракнете върху Печат (или използвайте клавишната комбинация - Control + P)
- В прозореца Печат щракнете върху опцията Мащабиране (това е последната опция вляво)
- Кликнете върху някоя от опциите:
- Поставяне на лист на една страница
- Изрежете всички колони на една страница
- Поставете всички редове на една страница
Горните стъпки ще мащабират листа, така че да пасне на страницата (въз основа на опциите, които сте избрали). Също така ще можете да видите как ще изглеждат данните в визуализацията на листа, която е вдясно.
Опцията „Поставяне на лист на една страница“ е подходяща, когато имате само няколко реда/колони, които се преливат. В случай, че има много, използването на тази опция може да направи отпечатаните данни твърде малки за четене.Това не влияе върху данните на работния лист. Той мащабира данните само за печат.
Скриване или изтриване на редове/колони
Друг умен начин да получите всичко на една страница при печат е да скриете всички колони или редове, които не ви трябват.
Винаги имате възможност да ги направите видими отново, в случай че имате нужда от тях по -късно, но скриването им по време на печат ще гарантира, че оптимизирате пространството и използвате по -малко страници за отпечатване.
За да скриете ред/колона, просто ги изберете, щракнете с десния бутон и след това изберете Скриване.
Отново е най -добре първо да влезете в режима на оформление на страницата и след това да направите това. Това гарантира, че можете да видите колко редове/колони трябва да скриете, за да се поберат всички данни на една страница в Excel.
И ето стъпки за разкриване на редовете/колоните в Excel.
Променете ориентацията на страницата
Ако имате повече колони и редове, има смисъл да промените ориентацията на страницата по време на печат.
В Excel има две ориентации;
- Портрет (по подразбиране в Excel) - Отпечатват се повече редове, отколкото колони
- Хоризонтално - Отпечатват се повече колони, отколкото редове
В случай, че имате повече колони, отколкото редове (както е показано по -долу), можете да промените ориентацията на страницата на Пейзаж, за да сте сигурни, че данните ви пасват и се отпечатват на една страница.
По -долу са стъпките за промяна на ориентацията на страницата в Excel:
- Щракнете върху раздела Оформление на страницата
- В групата Page Setup щракнете върху стартовия панел за диалогов прозорец. Това ще отвори диалоговия прозорец „Настройка на страницата“.
- Щракнете върху раздела Страница в диалоговия прозорец (ако вече не е избран)
- В опцията Ориентация изберете Пейзаж
- Щракнете върху OK
Сега можете да отидете на Визуализация на печат и да видите как би изглеждал вашият отпечатан отчет.
Клавишната комбинация за отваряне на диалоговия прозорец Настройка на страницата ALT + P + S + P (натиснете тези клавиши последователно)
Като алтернатива можете също да промените ориентацията в прозореца Преглед на печат, като изберете Пейзажна ориентация от падащото меню в настройките.
Променете полетата на страницата
Понякога просто имате една или две допълнителни колони, които се отпечатват на нова страница (или няколко допълнителни реда, които се преливат към следващата страница).
Малка корекция в полетата на страницата може да ви помогне да поставите всичко на една страница.
Ако се чудите какви са полетата на страниците - когато отпечатвате работен лист на Excel, всяка отпечатана страница би имала малко празнини по краищата. Това е проектирано, за да се гарантира, че данните изглеждат добре при отпечатване.
Имате възможност да намалите това бяло пространство (полето на страницата) и да поставите повече данни на една страница.
По -долу са стъпките за намаляване на полето на страницата в Excel:
- Щракнете върху раздела Оформление на страницата
- В групата за настройка на страницата щракнете върху „Маржове“
- Кликнете върху Тесен
Горните стъпки биха намалили полето на страницата и може да видите, че някои допълнителни редове/колони се притискат на същата страница.
В случай, че искате да намалите допълнително полето на страницата, щракнете върху опцията „Margins“ на лентата и след това върху „Custom Margins“. Това ще отвори диалоговия прозорец Настройка на страницата, където можете допълнително да регулирате полетата.
Намалете размера на шрифта
Друг прост начин бързо да направите някои допълнителни редове/колони (които се разпръскват на допълнителни листове, когато се отпечатат в момента) да пасне на една и съща страница може да бъде чрез намаляване на размера на шрифта.
Това може да ви позволи да преоразмерите няколко колони, така че да побере една страница при отпечатване.
Това може да бъде полезно, когато имате отпечатани данни, които обикновено се съдържат в приложението - нещо, което трябва да имате, но никой не чете и не се интересува от това.
Отпечатайте само избрани данни (или задайте областта за печат)
Понякога може да имате голям набор от данни, но може да не искате да отпечатате целия. Може би искате да отпечатате само избрани данни.
Ако това е еднократно нещо, при което искате бързо да отпечатате избраните данни в работния лист, можете да направите това, като използвате стъпката по-долу:
- Изберете данните, които искате да отпечатате
- Щракнете върху раздела Файл
- Щракнете върху Печат (или използвайте клавишната комбинация - Control + P)
- В екрана за печат, който се показва, щракнете върху първата опция в Настройки
- Щракнете върху опцията Print Selection. Ще забележите, че визуализацията също се променя, за да ви покаже само частта, която ще бъде отпечатана.
- Щракнете върху Печат.
Горните стъпки ще отпечатат само избрания набор от данни.
Имайте предвид, че в случай, че сте избрали набор от данни, който не може да се побере в едно плато, когато се отпечата, той ще бъде отпечатан на няколко листа. Можете обаче да промените мащаба на „Поставяне на лист на една страница“, за да отпечатате селекция на една страница.
Горният метод е добър, когато трябва да отпечатвате избраните данни от време на време.
Но трябва да отпечатате една и съща селекция от множество работни листове, по -добра идея е да зададете областта за печат. След като бъде зададен, Excel ще счита тази област за печат като частта, която е предназначена за печат, и ще игнорира другите данни на листа.
По -долу са стъпките за задаване на областта за печат в Excel:
- Изберете данните, които искате да зададете като област за печат
- Щракнете върху раздела Оформление на страницата
- В групата Настройка на страница щракнете върху опцията Печатна област
- Щракнете върху Задаване на област за печат
Това е!
Сега, когато се опитате да отпечатате работен лист, ще се отпечата само областта за печат (и само това ще се покаже в визуализацията за печат).
[Бонус] Добавяне на прекъсвания на страници
В случай, че имате голям набор от данни. очевидно е, че не може да се побере в една страница и отпечатването на всички тези данни ще заема няколко страници.
Можете да добавите прекъсвания на страници в Excel, за да уведомите Excel къде да спре да печата на текущата страница и да разлее останалата част на следващата страница.
По -долу са стъпките за добавяне на прекъсвания на страници в Excel:
- Изберете клетката, в която искате да вмъкнете прекъсването на страницата. От тази клетка нататък всичко ще бъде отпечатано на следващата страница
- Щракнете върху раздела Оформление на страницата
- В групата Настройка на страница щракнете върху опцията Прекъсвания
- Кликнете върху Вмъкване на прекъсвания на страници
Горните стъпки биха добавили прекъсване на страницата и всичко преди прекъсването на страницата ще бъде отпечатано в един лист, а останалите данни в други листове.
Имайте предвид, че в случай, че сте задали областта за печат, тя ще има предимство пред прекъсванията на страниците.
Така че това са различни методи, които можете да използвате, за да поставите данни в една страница и да отпечатате електронна таблица на Excel на една страница. В случаите, когато имате много данни, може да няма смисъл да ги отпечатвате на една страница, но все пак можете да използвате горните методи, за да сведете до минимум използването на хартия и да поставите същите данни на по -малко страници.
Надявам се, че сте намерили този урок за полезен.
