Докато Excel се използва най -вече за въвеждане и анализ на данни, той също има някои страхотни типове диаграми, които можете да използвате, за да подобрите вашите отчети/табла за управление.
Освен графиките по подразбиране, които са налични в Excel, има много разширени диаграми, които можете лесно да създавате и използвате в ежедневната си работа.
В този урок ще изброя пример за разширени диаграми, които могат да бъдат полезни при създаването на отчети/табла за управление в Excel.
Какво е разширена диаграма?
За целите на този урок обмислям всеки тип диаграма на Excel, който не е наличен по подразбиране като разширена диаграма.
Например, ако отидете в раздела за вмъкване, всички диаграми, които можете да видите и директно вмъкнете от там, не се покриват като разширени диаграми. За да създадете усъвършенствана диаграма, ще трябва да свършите допълнителна работа (и малко магьосническа магия).
Забележка: Някои типове диаграми (като хистограма, Pareto, фуния за продажби и т.н.) бяха добавени като типове диаграми по подразбиране в Excel 2016. Все още съм ги включил като разширени диаграми, докато показвам как да ги създавам в Excel 2013 и предишни версии.Как да използвате този урок?
Ето някои указания, които могат да помогнат да направите този урок по -полезен за използване.
- Тъй като има много разширени диаграми, които ще покрия в тази статия, няма да мога да ви покажа как точно да ги направите в самия този урок. Ще се свържа обаче с уроците, където ще покажа как точно се правят тези разширени диаграми.
- За някои класации имам и видео урок. Вградих тези видеоклипове в самия този урок.
- За всяка предварителна диаграма съм изброил сценариите, в които можете да я използвате, и някои от основните й функции.
- В повечето случаи съм предоставил и файл за изтегляне, който можете да използвате, за да видите как е направена тази разширена диаграма в Excel.
Нека започнем и да научим някои страхотни трикове за графики.
Примери за разширени диаграми в Excel
По -долу е даден списък на всички разширени диаграми, обхванати в този урок. Можете да кликнете върху който и да е от него и да преминете веднага към този раздел.
Действителни диаграми срещу целта
Графиките с действителните Vs Target са полезни, ако трябва да докладвате данни, които имат целевата стойност и действителната или постигнатата стойност.
Това може да е случаят, когато искате да покажете постигнатите продажби спрямо целта или оценките на удовлетвореността на служителите спрямо целевия рейтинг.
По подразбиране не можете да създадете такава диаграма, но това може да стане чрез създаване на комбинирани диаграми и игра с типа на диаграмата и форматирането.
Въпреки че съм показал само два начина за създаване на тази диаграма, може да има много други начини. Идеята е да има целева стойност, която да изглежда видна и ясно показва дали целта е постигната или не.
По -долу е видео за това как да създадете действителна спрямо целевата диаграма в Excel:
Щракнете тук, за да прочетете повече за действителните целеви диаграми Vs | Изтеглете Примерен файл
Таблица на етапите
Диаграма на етапи ви позволява да начертаете етапи на времева линия. Този тип диаграма може да бъде полезен, когато планирате нов проект и искате визуално да покажете планираните етапи през определен период (или да начертаете етапите, които са били постигнати в миналото).
Диаграма на етапа визуално ви показва етапите и разстоянието между всеки етап (както е показано по -долу).
Когато бях на ежедневната си работа, ние създавахме диаграма за етапи, когато планирахме нов проект и трябваше да отчитаме междинни актуализации и резултати. Показахме датите, когато планирахме обаждането за регистрация и междинните/крайните резултати.
Въпреки че можете да имате тези данни в скучна таблица, нанасянето им като диаграма на етапа помага визуално да видите напредъка (както и времето между етапите).
По -долу е видеоклип, в който показвам как да създадете еталонна диаграма в Excel:
Щракнете тук, за да прочетете повече за основната диаграма в Excel | Изтеглете примерен файл
Диаграма на Гант
Диаграмата на Гант е доста популярна сред ръководителите на проекти.
Използва се за създаване на график за проект или проследяване на напредъка.
С диаграма на Гант можете визуално да видите:
- Какви са всички задачи/дейности са графици
- На коя дата дадена задача започва и свършва
- Брой дни, необходими за изпълнението на всяка задача
- Всяко припокриване на дата с други дейности.
По -долу е даден пример за диаграма на Гант (която е за Алфред - икономът - създаващ костюма за Батман).
Най -голямото предимство от използването на диаграма на Гант е, че тя ви показва дали има дни, в които се припокриват множество дейности/задачи. Това може да ви помогне да планирате по -добре вашия проект.
Друго добро използване на този вид диаграма на Гант може да бъде начертаването на листа, взети от членовете на вашия екип. Той ще ви покаже датите, когато повече от един член на екипа е в отпуск и можете да планирате предварително.
Щракнете тук, за да прочетете повече за диаграмата на Гант в Excel | Изтеглете примерен файл
Bell Curve
Крива на камбана (известна още като нормална крива на разпределение) е начин за начертаване и анализ на данни, които приличат на крива на камбана.
Често се използва при оценяване на служители или в училища/колежи за оценяване на ученици.
Докато кривата на камбана не е нищо друго освен „диаграма с разсейване на линии“, която можете да вмъкнете с едно щракване, причината, поради която я добавих като една от разширените диаграми, е, че е необходима предварителна работа преди създаването на тази диаграма.
Ако имате данни за оценките на служителите или данни за студентски оценки, не можете директно да ги начертаете като крива на звънец.
Трябва да изчислите средните стойности и стойностите на стандартното отклонение и след това да ги използвате, за да създадете кривата на камбаната.
Щракнете тук, за да прочетете как да направите крива на камбана в Excel
Диаграма на фунията за продажби
Във всеки процес на продажба има етапи. Типичният етап на продажбите може да изглежда така, както е показано по -долу:
Идентифицирана възможност -> Валидирана -> Квалифицирана -> Предложение -> Спечелете
Ако мислите за цифрите, ще осъзнаете, че това формира фуния за продажби.
Много възможности са „идентифицирани“, но само част от тях са в категорията „Валидирани“, а дори по -малките завършват като потенциален лидер.
В крайна сметка има само няколко сделки, които се печелят.
Ако се опитате да го визуализирате, ще изглежда нещо, както е показано по -долу:
Ако имате тези числа в Excel, лесно можете да създадете диаграма на фуния за продажби. Ако използвате Excel 2016, имате възможност да вмъкнете диаграмата на фунията за продажби директно от раздела за вмъкване.
Но за версии преди Excel 2016 ще трябва да използвате някои измами с графики.
По -долу е видеото, където показвам как да създам диаграма на фуния за продажби в Excel 2013 или предишни версии:
Щракнете тук, за да прочетете урока за създаване на диаграма на фуния за продажби | Изтеглете примерен файл
Диаграма на Парето
Pareto Chart се основава на принципа на Pareto (известен още като правило 80/20), който е добре позната концепция в управлението на проекти.
Според този принцип ~ 80% от проблемите могат да бъдат приписани на около 20% от проблемите (или ~ 80% от вашите резултати могат да бъдат пряк резултат от ~ 20% от вашите усилия и т.н. …).
Този тип диаграма е полезна, когато искате да идентифицирате 20% неща, които причиняват 80% от резултата. Например в хотел можете да създадете диаграма Pareto, за да проверите 20% от проблемите, които водят до 80% от оплакванията на клиентите.
Или ако сте ръководител на проекти, можете да използвате това, за да идентифицирате 20% от проектите, които генерират 80% от приходите.
Ако използвате Excel 2016, можете да вмъкнете диаграмата Pareto от раздела Вмъкване, но ако използвате Excel 2013 или предишни версии, тогава трябва да предприемете няколко допълнителни стъпки.
По -долу е видео, където показвам как да създам диаграма на Pareto в Excel 2013 и предишни версии:
Щракнете тук, за да прочетете урока за създаване на диаграма на Pareto в Excel | Изтеглете примерен файл
Bullet Chart
Bullet chart е много подходящ за табла, тъй като може да пробие много информация и заема много малко място.
Графичните диаграми са проектирани от експерта по таблото за управление Стивън Фю и оттогава тя е широко приета като едно от най -добрите графични представления, където трябва да покажете производителност срещу цел.
Тази единична лентова диаграма е снабдена с анализи. То има:
- Качествени ленти: Тези ленти помагат за идентифициране на нивото на изпълнение. Например 0-60% е лошо представяне (показано като тъмносиня лента), 60-75% е справедливо, 75-90% е добро и 90-100% е отлично.
- Маркер за целева ефективност: Това показва целевата стойност. Например тук в горния случай 90% е целевата стойност.
- Маркер за действителна производителност: Тази колона показва действителната производителност. В горния пример черната колона показва, че изпълнението е добро (въз основа на позицията му в качествените ленти), но не отговаря на целта.
По -долу е видео за това как да създадете диаграма с куршуми в Excel
Щракнете тук, за да прочетете урока за това как да създадете диаграма с куршуми в Excel | Изтеглете примерен файл
Стъпка диаграма
Етаповата диаграма може да бъде полезна, когато искате да покажете промените, които се случват на нередовни интервали. Например повишаване на цените на млечните продукти, бензина, данъчната ставка, лихвените проценти и т.н.
Докато Excel няма вградена функция за създаване на стъпкова диаграма, тя може лесно да бъде създадена чрез пренареждане на набора от данни.
По -долу е даден пример за стъпкова диаграма.
Сега, ако мислите защо вместо това да не използвате линейна диаграма, разгледайте графиките по -долу.
И двете графики изглеждат сходни, но линейната диаграма е малко подвеждаща. Това ви създава впечатление, че цените на бензина са се покачвали последователно през май 2015 г. и юни 2015 г. (вижте изображението по -долу). Но ако погледнете стъпковата диаграма, ще забележите, че увеличението на цената се е случило само в два случая.
По -долу е видео, където показвам как да създам стъпка диаграма в Excel.
Щракнете тук, за да прочетете как да създадете стъпкова диаграма в Excel | Изтеглете примерен файл
Таблица за вафли
Вафелната диаграма е алтернатива на кръгова диаграма, която се използва често в таблата за управление. Нарича се още квадратна кръгова диаграма.
Свързана статия: Създаване на кръгова диаграма в Excel
По отношение на диаграмите в Excel, вафелната диаграма всъщност не използва нито един от инструментите за графики. По -скоро е създаден с помощта на клетки в работните листове и условно форматиране.
Независимо от това, изглежда като подходяща диаграма и можете да я използвате, за да оформите таблата си.
По -долу е даден пример за вафлена диаграма в Excel.
Какво харесвам в диаграма с вафли?
- Диаграма с вафли изглежда страхотно и може да озари таблото ви за управление.
- Наистина е лесно да се чете и разбира. В показаната по -горе вафелна диаграма на KPI всяка диаграма има една точка от данни и бърз поглед ще ви каже степента на постигнатата цел за KPI.
- Той привлича вниманието на читателите и може ефективно да се използва за подчертаване на конкретен показател/KPI.
- Той не представя погрешно или изкривява точка от данни (което кръговата диаграма понякога е виновна).
Какви са недостатъците?
- По отношение на стойността, това е не повече от точка от данни (или няколко точки от данни). Това е почти еквивалентно на стойността в клетка (без всички цветове и джаз).
- Необходима е известна работа, за да го създадете в Excel (не е толкова лесно, колкото лента/колона или кръгова диаграма).
- Можете да опитате да използвате повече от една точка от данни на вафлена диаграма, както е показано по -долу, но веднага щом надхвърлите няколко точки от данни, това става объркващо.
Щракнете тук, за да прочетете как да създадете вафлена диаграма в Excel | Изтеглете примерен файл
Диаграма на термометъра
Графиката с термометър е друг пример, където можете да покажете ефективността спрямо целева стойност (подобна на действителната срещу целевата диаграма или диаграмата с куршуми).
Нарича се термометрова диаграма, тъй като можете да я направите да изглежда като термометър.
Забележка: Диаграмата на термометъра може да се използва, когато измервате производителността само на един KPI. Ако трябва да анализирате няколко KPI или показатели, трябва или да създадете няколко диаграми на термометри, или да изберете обикновена действителна спрямо целевата диаграма, която разгледах по -рано.
По -долу е видео, където показвам как да създам диаграма с термометър в Excel.
Щракнете тук, за да прочетете как да направите диаграма с термометър в Excel | Изтеглете примерен файл
Това са някои от разширените диаграми, които можете да създавате лесно и да използвате в ежедневната си работа. Използването на тези диаграми наистина може да подправи вашите отчети или табла за управление и в същото време също помага за предаване на повече информация в сравнение с обикновената диаграма на Excel.
Ако имате някакъв тип диаграма, който използвате (и може да се счита за разширена диаграма), уведомете ме в секцията за коментари. Ще продължа да добавям по -усъвършенствани графики към уроците въз основа на вашите отзиви.
Може да ви харесат и следните съвети и уроци по Excel:
- Excel Sparklines - Пълно ръководство с примери.
- Как да създадете топлинна карта в Excel.
- Как да запазите графиките на Excel като изображения
