Безплатен шаблон за проследяване на напускане на Excel (актуализиран за 2021 г.)

Един от моите съотборници има отговорността да създаде шаблон за проследяване на напускане в Excel за целия екип. Този шаблон за проследяване след това се използва за проследяване на ваканции/празници и планирани отпуски на членовете на екипа.

Досега тя използваше проста диаграма на Гант в Excel, но искаше нещо по -добро с повече функционалности.

Затова създадох този шаблон за проследяване на Excel в Excel, за да улесня управлението на листата и да проследявам месечните и годишните отпуски от членовете на нейния екип.

Можете също да използвате това като шаблон за проследяване на ваканция или за проследяване на посещаемостта на студентите, ако искате.

Шаблон на Excel за проследяване на напускане

Този шаблон за проследяване на напускане на Excel може да се използва за записване и наблюдение на напускането на служители за една година (за финансова година, в която можете да изберете началния месец на годината).

Можете да проследите 10 различни кода на отпуск за служител - отпуски, болнични, отпуск по майчинство/бащинство, проследяване на случайни отпуски, отпуск вместо извънреден труд и половин ден и т.н.

Той също така предоставя месечен и годишен общ брой различни видове отпуски, които могат да бъдат полезни при планирането на проекти и управлението на отпуски.

Той използва малко условно форматиране, няколко DATE функции, формули за масиви и прост код VBA.

Търся тази версия на Google Sheets Напускане на шаблона за проследяване? Натисни тук!

Как работи този шаблон на Excel за проследяване на напускане?

• Използвайте иконите на триъгълника до името на месеца, за да преминете към следващия/предходния месец (шаблонът се актуализира, за да покаже датите за избрания месец). Има кратък VBA код, който се изпълнява във фонов режим, когато промените месеца. Той ви показва само избрания месец и скрива всички останали месеци.
• Този шаблон на Excel може да се използва за проследяване на листата за повече от година. Можете да изберете начален месец и да проследявате отпуските за една година. Например, ако следвате цикъла април-март, изберете април 2021 г. като начален месец.
  • Забележка: Стойността в клетка A1 е да променя САМО периода от време на проследяващия отпуск. НЕ използвайте клетка А1, за да преминете към следващия месец, докато записът напусне. Използвайте иконите на триъгълника до имената на месеците, за да преминете към следващия/предходния месец и да маркирате листа.
• Можете да посочите работни и неработни дни (уикенди). Вдясно от проследяващия отпуск има функционалност за определяне на работните дни, като изберете Да от падащото меню. Ако изберете Не, този ден се отбелязва като неработен в проследяващия отпуск.
  • Веднага след като посочите неработните дни, тези делнични дни ще бъдат подчертани в сив цвят в проследяващия отпуск.

• Можете да актуализирате списъка с ваканции в работния лист, наречен „Списък с ваканции“. Той автоматично ще се отрази в тракера, като маркира тези дни в оранжев цвят.
• За да въведете записа за отпуск за служители, използвайте съответните кодове въз основа на вида отпуск (можете да персонализирате тези кодове за отпуск). Например, в случай на отпуск по болест, използвайте S, в случай на ваканция - V, така нататък.
  • Има два кода, запазени за полудневни отпуски. можете да въведете H1 или H2 за половин ден отпуск.

• Веднага след като въведете кода за отпуск за всеки служител, той се маркира в червено (в случай на половин ден, той се подчертава в жълто). Ако този ден е уикенд или празник, цветът няма да се промени.
  • Колона NJ (маркирана в зелено на снимката по -долу) има броя на напусканията на този служител през този месец. Той отчита отпуските само в работни дни (тези през уикендите и/или празниците не се броят). Полудневните листа се броят като 0,5.
  • АКТУАЛИЗИРАНО: Колона NK (маркирана в светло червено на снимката по -долу) има броя на годишните отпуски, взети от служител. Той отчита отпуските само в работни дни (тези през уикендите и/или празниците не се броят). Полудневните листа се броят като 0,5.
  • Колони NL до NU дава разбивка на отпуска по код на отпуск (за цялата година). Това би могло да бъде полезно за проследяване на вида отпуск, който е бил използван. Обърнете внимание, че докато половин листата се броят като .5 листа в общия брой, в разпадането на отпуските, той се брои като цели числа. Например 2 половини листа ще доведат до 1 брой отпуски, но ще видите две половини листа при разпадането.

Създадох този шаблон за проследяване на отпуск/посещаемост за 20 служители. Ако искате да добавите още, просто копирайте и поставете форматирането и формулите за допълнителни редове.

Също така, тъй като има VBA код, не забравяйте винаги да го запазвате с .xls или .xlsm разширение.

Забележка: За да актуализирате този шаблон за всяка година, просто променете стойността на годината в клетка A2. Например, за да го направите за 2021-2022 г., просто променете стойността в A2 на 2021-2022. Също така трябва да актуализирате списъка с ваканции за посочената година.

Файлът за изтегляне е напълно отключен, така че можете да го персонализирате според вашите нужди.

Ето го друга версия на шаблона които могат да проследяват листата за 50 служители.

Искате ли да научите как да създавате страхотни шаблони и табла за управление? Проверете Курс на таблото за Excel

Често задавани въпроси относно използването на този шаблон за проследяване на оставяне

Откакто създадох този тракер за ваканция/напускане, бях затрупан с имейли и коментари. Това, което виждате сега, е усъвършенствана версия, която беше възможна благодарение на всички отзиви, които получих.

Въз основа на въпросите, които получавам многократно, създадох този раздел с често задавани въпроси, за да можете да получите отговор по -бързо (вместо да чакате да отговоря).

Ето най -често срещаните въпроси, които получавам за шаблона напускащ тракер: В: Опитах да изтегля файла, но той се изтегли като цип. Как да го използвам? О: Поправих този проблем и сега трябва да можете да изтеглите директно файла на Excel. В: Когато сменям месеца, излизащите листа се отразяват и в променения месец. О: Това се случва, когато използвате клетка А1, за да промените месеца. Трябва да използвате иконите със стрелки, за да промените месеците. Клетка А1 трябва да се използва само за задаване на началния месец на календара. Например, ако искате календарът да започне от април, направете клетка A1 стойност 4. Сега, за да преминете към март, използвайте иконите на триъгълника. В: Трябва да проследя няколко години отпуска. Трябва ли да създавам нов работен лист за всяка година (финансова година)? О: Да! Този инструмент за проследяване на отпуска може да проследява листата само за период от 12 месеца. Трябва да създадете копие за всяка година. В: Мога ли да използвам собствените си кодове за отпуск? О: Да! Можете да промените кода за отпуск в клетки NX8: NX17. Също така трябва да посочите същия код в клетки NL5: NU5. Например, ако промените кода на работа от дома на X, трябва също да го промените в NR5. 

Надявам се, че ще намерите този проследяващ отпуск/ваканция полезен.

Има ли други области, в които смятате, че шаблон на Excel може да бъде полезен? Аз съм гладен за идеи, а ти си моята златна мина. Споделете мислите си в секцията за коментари 🙂

• Шаблон за празничен календар в Excel.
• Шаблон за калкулатор на график за служители.
• Основна диаграма в Excel.
• Създаване на диаграма на Парето в Excel.
• Създаване на хистограма в Excel.
• Шаблон за производителност на матрицата на задачите.