Гледайте видео - Как да маркирате празни клетки в Excel
Когато получавам файл с данни от клиент/колега или го изтеглям от база данни, правя някои основни проверки на данните. Правя това, за да се уверя, че няма липсващи точки от данни, грешки или дубликати, които могат да доведат до проблеми по -късно.
Една такава проверка е да намерите и маркирате празни клетки в Excel.
Има много причини, които могат да доведат до празни клетки в набор от данни:
- Данните не са налични.
- Точките данни случайно са изтрити.
- Формулата връща празен низ, което води до празна клетка.
Въпреки че е лесно да забележите тези празни клетки в малък набор от данни, ако имате огромен със стотици редове и колони, това ръчно би било много неефективно и склонно към грешки.
В този урок ще ви покажа различни начини за намиране и подчертаване на празни клетки в Excel.
Маркирайте празни клетки, използвайки условно форматиране
Условното форматиране е чудесен начин да подчертаете клетки въз основа на стойността им, когато даденото условие е изпълнено.
Ще покажа тези примери с малък набор от данни. Можете обаче да използвате същите тези техники и с големи набори от данни.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:
Можете да видите, че в този набор от данни има празни клетки.
Ето стъпките за подчертаване на празни клетки в Excel (използвайки условно форматиране):
- Изберете данните.
- Отидете на раздела Начало.
- В падащото меню Условно форматиране щракнете върху Ново правило.
- В диалоговия прозорец „Нови правила за форматиране“ изберете „Форматиране само на клетки, които съдържат“.
- Изберете „Празни“ от падащото меню (както е показано по -долу):
- Посочете форматирането (в което искате да маркирате празни места).
- Щракнете върху OK.
Това ще подчертае всички празни клетки в набора от данни.
Обърнете внимание, че условното форматиране е динамично. Това означава, че ако се приложи условно форматиране и изтриете точка от данни, тази клетка ще бъде маркирана автоматично.
В същото време това динамично поведение идва с режийни разходи. Условното форматиране е нестабилно и ако се използва за големи масиви от данни, може да забави работната ви книга.
Изберете и маркирайте празни клетки в Excel
Ако искате бързо да изберете и маркирате клетки, които са празни, можете да използвате техниката „Go to Special“.
Ето стъпките за избор и маркиране на празни клетки в Excel:
- Изберете данните.
- Натиснете клавиша F5. Той ще отвори диалоговия прозорец Go To.
- В диалоговия прозорец Go To кликнете върху бутона Special.
- В диалоговия прозорец Отиди на Специално изберете Празни.
- Щракнете върху OK. Това ще избере всички празни клетки в набора от данни.
- С всички избрани празни клетки, маркирайте ги, като им придадете цвят на клетката.
Както бе споменато, този метод е полезен, когато искате бързо да изберете всички празни клетки и да го маркирате. Можете също да използвате същите стъпки, за да изберете всички празни клетки и след това да попълните 0 или NA или друг подходящ текст в него.
Имайте предвид, че за разлика от условното форматиране, този метод не е динамичен. Ако го направите веднъж и след това по погрешка изтриете точка от данни, тя няма да бъде маркирана.
Използване на VBA за подчертаване на празни клетки в Excel
Можете също да използвате кратък код VBA, за да маркирате празни клетки в избран набор от данни.
Този метод е по -подходящ, когато трябва често да намирате и маркирате празни клетки в наборите от данни. Можете лесно да използвате кода по-долу и да създадете добавка или да я запишете в личната си работна книга за макроси.
Ето кода на VBA, който ще подчертае празни клетки в избрания набор от данни:
„Код от Sumit Bansal (https://trumpexcel.com) Sub HighlightBlankCells () Dim Dimset As As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells (xlCellTypeBlanks) .Interior.Color = vbRed End Sub
Ето стъпките, за да поставите този VBA код в задната част и след това да го използвате, за да маркирате празни клетки в Excel:
- Отидете в раздела Developer и кликнете върху Visual Basic (или натиснете ALT + F11).
- В редактора Vb, в Project Explorer, щракнете с десния бутон върху някое от имената на листа (ако не виждате Project Explorer, натиснете CONTROL + R).
- Отидете на Вмъкване и щракнете върху Модул.
- В прозореца Код на модула копирайте и поставете VBA кода.
- Затворете редактора на VB.
Как да стартирам VBA кода (макро)?
След като копирате поставили този макрос, има няколко начина да използвате този макрос.
Използване на диалоговия прозорец за макроси
Ето стъпките за стартиране на този макрос с помощта на диалоговия прозорец Макрос:
- Изберете данните.
- Отидете в раздела Разработчик и щракнете върху Макроси.
- В диалоговия прозорец Макрос изберете макроса „HighlightBlankCells“ и щракнете върху Изпълни.
Използване на VB Editor
Ето стъпките за стартиране на този макрос с помощта на VB Editor:
- Изберете данните.
- Отидете в раздела Developer и кликнете върху Visual Basic.
- В редактора на VB щракнете навсякъде в кода.
- Кликнете върху бутона Зелен триъгълник в лентата с инструменти (или натиснете клавиша F5).
Както споменах, използването на VBA макрос за подчертаване на празни клетки е начинът, по който трябва да правите това често. Освен посочените по-горе начини за стартиране на макроса, можете също да създадете добавка или да запазите кода в личната работна книга на макроса. Това ще ви позволи да получите достъп до този код от всяка работна книга във вашата система.
