Прилагането на условно форматиране в обобщена таблица може да бъде малко сложно.
Като се има предвид, че обобщените таблици са толкова динамични и данните в задната част могат да се променят често, трябва да знаете правилния начин да използвате условно форматиране в обобщена таблица в Excel.
Грешен начин за прилагане на условно форматиране към обобщена таблица
Нека първо разгледаме обичайния начин за прилагане на условно форматиране в обобщена таблица.
Да предположим, че имате обобщена таблица, както е показано по -долу:
В горния набор от данни датата е в редовете и имаме данни за продажбите в колони.
Ето обичайния начин за прилагане на условно форматиране към всеки набор от данни:
- Изберете данните (в този случай прилагаме условното форматиране към B5: D14).
- Отидете на Начало -> Условно форматиране -> Правила отгоре/отдолу -> Над средното.
- Посочете формата (използвам „Зелено запълване с тъмен зелен текст“).
- Щракнете върху OK.
Това ще приложи условното форматиране, както е показано по -долу:
Всички точки от данни, които са над средното за целия набор от данни, са подчертани.
Проблемът с този метод е, че той е приложил условния формат към фиксиран диапазон от клетки (B5: D14). Ако добавите данни в бекенда и опресните тази обобщена таблица, условното форматиране няма да се приложи към нея.
Например, връщам се към набора от данни и добавям данни за още една дата (11 януари 2015 г.). Това получавам, когато опреснявам обобщената таблица.
Както можете да видите на снимката по -горе, данните за 11 януари 2015 г. не се подчертават (макар че трябва, тъй като стойностите за Магазин 1 и Магазин 3 са над средните).
Причината, както споменах по -горе, е, че условното форматиране е приложено към фиксиран диапазон (B5: D14) и не се разширява до нови данни в обобщената таблица.
Правилният начин за прилагане на условно форматиране към обобщена таблица
Ето два метода, за да се уверите, че условното форматиране работи, дори когато има нови данни в бекенда.
Метод 1 - Използване на икона за форматиране на обобщена таблица
Този метод използва иконата за опции за форматиране на обобщена таблица, която се появява веднага щом приложите условно форматиране в обобщена таблица.
Ето стъпките за това:
- Изберете данните, към които искате да приложите условно форматиране.
- Отидете на Начало -> Условно форматиране -> Правила отгоре/отдолу -> Над средното.
- Посочете формата (използвам „Зелено запълване с тъмен зелен текст“).
- Щракнете върху OK.
- Когато следвате горните стъпки, той прилага условното форматиране към набора от данни. В долния десен ъгъл на набора от данни ще видите иконата Опции за форматиране:
- Щракнете върху иконата. Той ще покаже три опции в падащо меню:
- Избрани клетки (които ще бъдат избрани по подразбиране).
- Всички клетки, показващи стойности „сума на приходите“.
- Всички клетки, показващи стойностите „Сума от приходите“ за „Дата“ и „Съхранение“.
- Изберете третата опция - Всички клетки, показващи стойностите „Сума от приходите“ за „Дата“ и „Съхранение“.
Сега, когато добавите данни в задната част и опресните обобщената таблица, допълнителните данни автоматично ще бъдат покрити от условно форматиране.
Разбиране на трите варианта:
- Избрани клетки: Това е опцията по подразбиране, при която условното форматиране се прилага само върху избраните клетки.
- Всички клетки, показващи стойностите на „сума на приходите“: В тази опция той разглежда всички клетки, които показват сумата от стойностите на приходите (или каквито и да е данни, които имате в секцията със стойности на обобщената таблица).
- Проблемът с тази опция е, че тя ще обхваща и общите стойности и ще приложи условно форматиране към нея.
- Всички клетки, показващи стойностите „Сума от приходите“ за „Дата“ и „Съхранение“: Това е най -добрият вариант в този случай. Той прилага условното форматиране към всички стойности (с изключение на общите суми) за комбинацията от Дата и Съхранение. Дори ако добавите повече данни в задната част, тази опция ще се погрижи за това.
Забележка:
- Иконата Опции за форматиране се вижда веднага след като приложите условно форматиране към набора от данни. Ако изчезне, ако направите нещо друго (редактирате клетка или промените шрифта/подравняването и т.н.).
- Условното форматиране изчезва, ако промените полетата за ред/колона. Например, ако премахнете полето Дата и го приложите отново, условното форматиране ще бъде загубено.
Метод 2 - Използване на мениджъра на правила за условно форматиране
Освен като използвате иконата Опции за форматиране, можете да използвате и диалоговия прозорец Мениджър на правила за условно форматиране, за да приложите условно форматиране в обобщена таблица.
Този метод е полезен, когато вече сте приложили условното форматиране и искате да промените правилата.
Ето как да го направите:
- Изберете данните, към които искате да приложите условно форматиране.
- Отидете на Начало -> Условно форматиране -> Правила отгоре/отдолу -> Над средното.
- Посочете формата (използвам „Зелено запълване с тъмно зелен текст“).
- Щракнете върху OK. Това ще приложи условното форматиране към избраните клетки.
- Отидете на Начало -> Условно форматиране -> Управление на правилата.
- В Мениджъра на правила за условно форматиране изберете правилото, което искате да редактирате, и щракнете върху бутона Редактиране на правило.
- В диалоговия прозорец Редактиране на правило ще видите същите три опции:
- Избрани клетки.
- Всички клетки, показващи стойности „сума на приходите“.
- Всички клетки, показващи стойностите „Сума от приходите“ за „Дата“ и „Съхранение“.
- Изберете третата опция и щракнете върху OK.
Това ще приложи условното форматиране към всички клетки за полета „Дата“ и „Съхранение“. Дори ако промените бекенд данните (добавете още данни за магазина или данни за дата), условното форматиране би било функционално.
Забележка: Условното форматиране изчезва, ако промените полетата за ред/колона. Например, ако премахнете полето Дата и го приложите отново, условното форматиране ще бъде загубено.
