24 Excel трика, които бихте искали да знаете вчера

Excel улесни живота ни по толкова много начини. Има обаче някои проблеми с Excel, които продължават да ни губят времето и да повишават нивата на разочарование. Това са малки проблеми, които могат да бъдат отстранени за няколко секунди, но да не знаете правилния начин да направите това може да струва много време.

24 Excel трика за ежедневна работа

В тази публикация в блога ще ви разкрия 24 трика на Excel, които ще ви спестят много време и енергия. Ако работите с Excel, рано или късно ще изпаднете в беда с нещо, което изглежда невъзможно.

Ето някои бързи поправки, които ще направят това възможно.

Excel трик #1 - Копиране -поставяне на формули без промяна на препратките

Това се случва през цялото време. Опитвате се да копирате клетка с формула в друга клетка и всичко се смесва. Това се случва, защото препратките се променят, когато копирате на друго място (освен ако, разбира се, не сте строги и не поправите всички препратки).

Ето бързото решение:

1. Изберете клетките, които искате да копирате.
2. Отидете на Начало -> Номер. В падащото меню Формат на числото изберете Текст. Това ще промени формата на клетката на Текст.
3. Натиснете F2, за да влезете в режим на редактиране. Сега задръжте клавиша Control и натиснете Enter.
4. Копирайте клетките.
5. Отидете до целевата клетка и поставете.
6. Променете формата от Текст на Общ.
7. Натиснете F2 и натиснете Control + Enter.
8. И сте готови !!.

Ето още един чудесен метод от MVP на Excel Том Уртис (използвайки Find and Replace) [кредит на Дейв Брънс от ExcelJet за това, че ми показа този метод]

Трик на Excel #2 - Дръжката за попълване не се показва

Виждам толкова много хора, изправени пред този проблем. Дръжката за запълване просто не се показва за работа.

Ето поправката:

1. Отидете на Файл -> Опции.
2. В диалоговия прозорец Опции изберете Разширени.
3. Поставете отметка в опцията „Активиране на дръжката за попълване и плъзгане и пускане на клетки“.

Трик на Excel #3 - Номер като текст

Захващам се с това много пъти. Числата са форматирани като текст и не работят добре във формулите.

Ето едно бързо решение:

• Добавете 0 към клетката. Това ще запази номера непокътнат и може да се използва във формули.

Много хора използват апострофа (‘) преди числото, за да направят числата като текст. Този трик на Excel би работил и в този случай.

Excel трик #4 - Необходимост от преобразуване на формули в стойности

Това е лесно. Ако имате формули, които трябва да бъдат преобразувани в стойности, ето стъпките:

1. Копирайте клетките.
2. Щракнете с десния бутон и изберете Специално поставяне.
3. В диалоговия прозорец Специално поставяне изберете Стойности (Клавишна комбинация - Alt + E + S + V).
4. Щракнете върху OK.

Вижте също: Научете повече за Поставяне на специални преки пътища.

Excel трик #5 - Задръжте курсора - не може да промени активната клетка чрез клавишите със стрелки

Първият път, когато това се случи с мен, затворих работната книга на Excel и рестартирах системата си. Проблемът, разбира се, може да бъде решен лесно без рестартиране.

Проблемът в този случай е, че случайно сте активирали Scroll Lock.

Изключете го и продължете.

Трик на Excel #6 - VLOOKUP/MATCH не работи дори когато има съвпадение

Можете да видите, че двете стойности съвпадат перфектно, но формулата VLOOKUP или MATCH все пак ще каже, че няма съвпадение.

Ааааааа …

Допълнителните пространства са виновниците тук. Ако текстът има начални или последни интервали (или повече от едно интервал между думите), Excel няма да го счита за точно съвпадение и формулата ви ще изведе неочаквани резултати.

Пътят наоколо - използвайте TRIM функция. Той премахва всички начални и последни интервали и всяко допълнително пространство между думите.

Вижте също: Много проблеми могат да бъдат решени, ако знаете как да почистите данните си в Excel.

Трик на Excel #7 - Искате да скриете текст в клетки

Понякога може да се наложи да скриете текст/числа в клетка, така че потребителят да не може да ги види.

Има 2 начина да направите това:

• Добрият: Направете цвета на шрифта на текста бял (или какъвто и да е цвят на фона).
• По -добрият: Изберете клетката и натиснете Control + 1. Това отваря диалоговия прозорец Форматиране на клетки. В раздела номер изберете Персонализиран и въведете формата ;;;

Excel Трик #8 - Трябва да копирате само видими клетки

• Въпрос: Какво се случва, когато копирате диапазон от клетки със скрити редове/колони и го поставите някъде?
• Отговор: Всички стойности на клетките (видими + скрити) се копират и поставят.
• Загриженост: Не искам да копирам скрити стойности на клетки.
• Решение: Изберете клетките и натиснете Alt +; (това избира само видими клетки). Сега поставете навсякъде и се поставят само видими клетки.

Excel Трик #9 - Изберете всички празни клетки наведнъж

Често импортирам данни от различни бази данни. Много клетки в тези данни са празни, където трябва да вмъкна 0 или N/A. Бърз начин да изберете всички празни клетки:

1. Изберете всички клетки в диапазона.
2. Отидете на Начало -> Редактиране -> Намиране и избор -> Отидете на Специално.
3. Изберете празни полета в диалоговия прозорец Отиди на специален.
4. Щракнете върху OK.

Това ще избере всички празни клетки. За да въведете 0 във всички клетки, въведете 0 (това ще въведе стойността в активната клетка) и натиснете Control + Enter.

Трик на Excel #10 - Необходимо е да премахнете прекъсванията на реда от текст

Ако имате много прекъсвания на редове и искате да премахнете тези прекъсвания, това ще ви отнеме много време.

Ще бъде жалко, ако трябва да направите това ръчно.

Опитайте това бързо поправяне:

1. Изберете данните
2. Отидете на Начало -> Намиране и избор -> Замяна (Клавишна комбинация - Control + H)
3. В диалоговия прозорец Намиране и замяна:
   • Намерете какво: Натиснете Control + J (може да не видите нищо освен мигаща точка)
   • Заменете с: Пробел (натиснете интервал веднъж)
4. Кликнете върху Замени всички (уверете се, че преносът на думи е активиран)

https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg

Вижте също: Прочетете повече за невероятните неща, които Find and Replace може да направи за вас.

Трик на Excel #11 - Сортирането не работи, когато клетките се сливат

Разбира се, не е така.

Не е направено по този начин. Но това не означава, че не можете да имате това, което искате. Тук е заместител на Merge and Center и се нарича Center Across Selection.

Ето правилния начин за обединяване на клетки в Excel:

1. Изберете клетките, които искате да обедините (само колони. За редове, продължете напред и използвайте сливане и центриране).
2. Натиснете Control + 1, за да отворите диалоговия прозорец Форматиране на клетки.
3. Отидете в раздела Подравняване.
4. В падащото меню „Хоризонтално“ изберете „Център през селекцията“.
5. Щракнете върху OK.

Сега имате нещо, което изглежда еднакво и работи чудесно със сортирането.

Excel Трик #12 - Данните имат дубликати

Можете да направите 2 неща с дублирани данни - Маркирайте го или Изтрий го

• Маркирайте дублирани данни: Изберете данните и отидете на Начало -> Условно форматиране -> Правила за маркиране на клетки -> Дублирани стойности.
  • Посочете форматирането и всички дублирани стойности ще бъдат подчертани.
• Изтриване на дубликати в данни: Изберете данните и отидете на Данни -> Премахване на дубликати.
  • Изберете дали вашите данни имат заглавки, след това изберете колоната и щракнете върху OK. Това премахва дубликати от списъка. Ако искате оригиналният списък да бъде непокътнат, копирайте и поставете данните на друго място и след това направете това.

Свързани: Най -доброто ръководство за намиране и премахване на дубликати в Excel

Excel Трик #13 - Трябва да проверите за правописни грешки

Натиснете F7, за да стартирате проверката на правописа.

Ето подробен урок за използване на проверката на правописа в Excel.

Трик на Excel #14 - Превъртане надолу върху големи набори от данни скрива заглавията на колоните

Има 2 начина да разрешите това.

• Използвайте функцията за таблица на Excel: Използването на функцията Excel Excel гарантира, че когато превъртате надолу, заглавките винаги са видими. Като добра практика, Excel Table винаги трябва да се използва с таблични данни, тъй като има някои много мощни и полезни функции. Научете повече за таблиците на Excel
• Използване на опциите за безплатни панели: Ако искате да се вижда повече от заглавката (да речем в случай на подзаглавие или стойности като общо, средно в началото), използвайте функцията за замразяване на Excel. Да го направя:
  • Изберете целия ред, над който искате да замразите редовете (или най -лявата клетка в този ред)
  • Отидете на View -> Freeze Panes -> Freeze Panes
    Това ще ви позволи винаги да виждате фиксираните редове, когато превъртате надолу.

Excel Трик #15 - Загуба на време при превъртане напред и назад в големи набори от данни

Ако работите с огромни набори от данни и трябва да превъртате нагоре и надолу (или надясно и наляво), за да препратите към някои точки от данни, има начин да спестите много време и превъртане - като използвате Разделен прозорец особеност.

Тази функция може да раздели прозореца ви на две или четири части и всяка част има активирано собствено превъртане. Така че, ако трябва да се позовавате на данни в дадена колона CZ, докато работите в колона A, тогава тази функция е идеална за вас.

1. Отидете на View -> Window -> Split.

Това разделя работния лист на четири части. Всяка част може да се управлява чрез допълнителна лента за превъртане (вертикална и хоризонтална). Ако искате само вертикално разделяне, плъзнете хоризонталната разделена линия до дъното (и тя ще изчезне).

Excel трик #16 - Формула за отстраняване на грешки

Пропусната запетая, грешна препратка, липсващ аргумент, грешна позиция в скоби и т.н. … Може да има стотици причини за грешен резултат по формула.

Отстраняването на грешки във формула може да бъде болезнено, особено ако е създадена от някой друг. Ето един начин да го направите лесно и просто. За отстраняване на грешки във формула:

1. Изберете клетката с формулата.
2. Отидете на формули -> одит на формули -> оценка на формула (Клавишни комбинации Alt + TUF).
3. Кликнете върху Оценка, за да видите стъпките, по които формулата се оценява от Excel.

Искате да отстраните грешки в част от формула - Ето още един начин да използвате клавиша F9

Трик на Excel #17 - Excel вмъква препратка към клетка, докато редактира формула

Това е далеч един от най -дразнещите проблеми с Excel, през които преминавам почти всеки ден. Представете си, че имате огромна формула, натискате F2, за да редактирате формулата (в клетка или условно форматиране или именован диапазон), и веднага щом натиснете левия клавиш, за да редактирате част от нея, Excel вмъква някаква нежелана препратка към клетка. Excel прави това понякога, тъй като не знае, че сте в режим на редактиране. Можете да видите текущия режим в долния ляв ъгъл на екрана.

Пътят наоколо е прост, натиснете F2 веднъж за да влезете в режим на редактиране и сега можете да се разхождате свободно във формулата си.

Excel Trick #18 - Твърде много именови диапазони (не помня имената)

Много използвам Named Ranges. Той има много предимства и е лесен за използване. Но какво ще стане, ако има прекалено много именовани диапазони ?? Ще трябва ли да се връщате при мениджъра на имена отново и отново, за да получите името?

НЕ!!

Просто използвайте пряк път F3. Той ще покаже имената на всички назовани диапазони във вашата работна книга. Просто щракнете двукратно върху този, който искате да използвате, и той ще бъде поставен (във формулата, ако го правите, или в листа)

Въпрос към вас? Какво се случва, ако имате много именувани диапазони и намалите мащаба под 40%? Ще оставя това на вас да разберете.

Трик на Excel #19 - Грешка навсякъде

Грешка е едно грозно петно ​​в електронната ви таблица. Но понякога грешките са необходимото зло. Може да искате формулата ви да върне грешка (да речем, когато стойност за търсене не е намерена във VLOOKUP). Но не е нужно да преминавате през мъките, в които се взирате в един. Просто използвайте IFERROR.

IFERROR няма да работи за Excel версия 2003 и по -ранни. В този случай използвайте комбинация от IF и ISERROR.

Excel трик #20 - Трябва бързо да изтриете всички коментари

Често използвам повторно шаблони с коментари. Премахването на всички коментари е една от операциите на работния лист, която правя, когато започвам отначало. Ето бърз начин да изберете всички коментари наведнъж и да изтриете всички:

1. Изберете всички клетки.
2. Отидете на Начало -> Редактиране -> Намиране и избор -> Отидете на Специално.
3. Изберете Коментари в диалоговия прозорец Отиди на специален.
4. Щракнете върху OK.

Това ще избере всички клетки, в които има коментари. Сега отидете на някоя от избраните клетки, щракнете с десния бутон и изберете Изтриване на коментар

Excel трик #21 - Превключвайте само между електронни таблици на Excel

Вие ли сте от тези, които отварят милиони приложения едновременно.

Често имам отворени едновременно Google Chrome, Excel, PowerPoint, Kindle, Mozilla Firefox, Email и много други приложения.

Повечето от нас използват Alt + Tab, за да преминават през различни отворени приложения, но какво ще стане, ако искате да прелиствате само през отворени работни книги на Excel. Използвайте Control + Tab вместо.

Excel трик #22 - Показване на номер с текст

Искате да покажете числото 100 като 100 милиона или 100 грама? Можете да направите това и все пак да използвате този номер в изчисленията. Номерът е в познаването на правилния формат на числото. За да покажете 100 като 100 милиона:

1. Отидете в клетката с числата (или изберете всички клетки, където искате да приложите това).
2. Натиснете Control + 1.
3. В раздела Номер отидете на Персонализиран (в левия прозорец).
4. Променете общия на общ „Милион“.

Форматирането на персонализирани номера е само по себе си наслада. Научете един невероятен трик с помощта на персонализиран формат на номера

Excel Трик #23 - Бързо превъртете надясно в огромен набор от данни

Да предположим, че имате огромен набор от данни, който обхваща много колони (да речем 200 колони). И трябва да превъртате данните си често. Какви са начините, по които можете да направите това.

• Обикновен начин 1: Използвайте клавиша със стрелка надясно (и покрийте всяка колона една по една).
• Обикновен начин 2: Оставете клавиатурата, хванете мишката, изберете лентата за превъртане и превъртете.
• Ето третия не толкова обикновен начин-Използване Alt + PageDown ключ. Той прави това, което Page Down прави за редове. Прескача 20 колони наведнъж.

Excel трик #24 - Страдате от бавна електронна таблица

Всички сме минали през това. Електронните таблици на Excel имат тенденция да стават прекалено бавни.

Някои стъпки по-долу могат да помогнат за ускоряване на нещата. [Написах по -подробна статия за това как да ускоря електронните таблици. Щракнете тук, за да прочетете]

• Използвайте помощни колони.
• Избягвайте летливата формула.
• Използвайте ръчен режим на изчисление вместо автоматичен.
• Използвайте Excel таблици за жилищни данни.
• Избягвайте формулата на масива.

Това са моите топ 24 трикове в Excel (без конкретен ред). Сигурен съм, че има още стотици, но човек може да напише само толкова много наведнъж !! 😉

Споделете списъка си с най -добрите ежедневни трикове за отстраняване на неизправности, които използвате, за да свършите работата 🙂

Полезни ресурси на Excel:

• Полезни въпроси за интервю в Excel + отговори.
• Безплатно онлайн обучение по Excel.
• Безплатни шаблони на Excel.
• Как да копирате форматиране на диаграми в Excel