Как автоматично да отворите конкретен Excel файл при стартиране

Искате ли някои Excel файлове да се отварят автоматично, когато стартирате Excel?

Това могат да бъдат файлове, които отваряте всеки ден сутрин (като лист за проследяване или график), или някои файлове, свързани с проекти, които трябва да отворите веднага щом стартирате Excel.

Въпреки че винаги имате възможност да отворите тези файлове ръчно, това е само едно от онези малки неща за спестяване на време, които можете да направите, като автоматизирате процеса.

И тази автоматизация не се нуждае от VBA код или сложни стъпки. Това е нещо, което можете да направите за няколко секунди и да пестите време всеки ден.

Сега има два начина за автоматично отваряне на Excel файлове:

1. Когато стартирате Excel - Препоръчва се
2. Когато стартирате вашата система (Windows)
3. Когато отворите файл на Excel и той отваря всички свързани файлове с него (този метод използва VBA)

В този урок ще ви покажа как да отворите конкретни Excel файлове, когато стартирате Excel, както и когато стартирате Windows.

Забележка: Всички неща, които обхващам в този урок, са за операционна система Windows. Ако използвате Mac, можете да опитате, но не съм тествал това на Mac.

Автоматично отваряне на файлове при стартиране на Excel

С Excel можете да персонализирате поведението при стартиране на:

1. Стартирайте Excel и покажете началния екран (или отворете празна работна книга)
2. Стартирайте Excel и отворете конкретна работна книга или шаблон
3. Стартирайте Excel и отворете всички файлове на Excel в папка

Когато стартирате Excel, поведението по подразбиране е, че отваря началния екран, който показва последните работни книги и шаблони (както е показано по -долу).

Забележка: Това поведение при показване на началния екран при стартиране се превърна в подразбиращо се от Excel 2013 нататък

От началния екран можете да изберете да отворите нова работна книга или да изберете от съществуващите шаблони в Excel (в този списък има някои полезни шаблони).

Excel ви позволява да персонализирате поведението при стартиране, където можете да посочите дали искате да отворите нова празна работна книга (вместо началния екран) или конкретен файл на Excel или дори всички файлове в определена папка.

Така че нека бързо преминем през различните опции и да научим как можете да персонализирате стартирането на Excel.

Отворете празен файл, когато Excel стартира

Когато активирате тази опция, при всяко стартиране на Excel тя ще отваря нова празна работна книга.

Ето как да активирате това:

1. Стартирайте Excel и отворете нова работна книга, като щракнете върху Празна работна книга в началния екран (или можете да отворите всяка съществуваща запазена работна книга)
2. Щракнете върху Файл
3. Кликнете върху Опции
4. В диалоговия прозорец Опции на Excel се уверете, че в левия прозорец е избрано Общо
5. Превъртете надолу и в „Опции за стартиране“ и премахнете отметката от тази, която казва - „Показване на началния екран, когато това приложение се стартира“
6. Щракнете върху OK.

Свършен!

Сега, когато стартирате Excel отсега нататък, той ще отвори празна работна книга и няма да показва началния екран.

Отворете конкретна работна книга, когато Excel стартира

Във вашата система има папка XLStart, която определя кои файлове да се отварят при стартиране на Excel.

По подразбиране тази папка е празна, поради което виждате начален екран или празна работна книга, когато стартирате Excel.

Така че, ако искате да се отвори конкретна работна книга на Excel (или дори няколко работни книги) при стартиране на Excel, трябва да поставите тази работна книга в тази папка XLStart.

И за да направите това, първо трябва да знаете къде да намерите тази папка XLStart.

По -долу са стъпките, за да получите пътя към папката XLStart:

1. Отворете нова работна книга или съществуваща работна книга
2. Щракнете върху Файл
3. Кликнете върху Опции
4. В диалоговия прозорец Опции на Excel щракнете върху Център за доверие (в левия прозорец на диалоговия прозорец)
5. Кликнете върху Настройки на центъра за доверие
6. В диалоговия прозорец Център за доверие, който се отваря, щракнете върху „Надеждни местоположения“. Това ще ви покаже всички надеждни местоположения (включително местоположението на Excel StartUp)
7. Щракнете двукратно върху местоположението на Excel StartUp.
8. Това ще отвори диалоговия прозорец за надеждно местоположение с местоположението на папката Excel StartUp. Копирайте това местоположение.
9. Отворете всяка папка и въведете копираното местоположение и натиснете Enter. Това ще отвори папката Excel StartUp
10. Поставете файла (или пряк път към файла), който искате да отворите, в тази папка. В горния пример имам файла Main.xlsx в тази папка, който ще се отвори автоматично, когато стартирам Excel следващия път.

След като направите всички горепосочени стъпки и поставите файла в папката Excel StartUp, този файл автоматично ще се отвори следващия път, когато отворите Excel.

Също така, ако искате да се отворят няколко файла, можете да поставите всички файлове в тази папка.

Ето някои важни неща, които трябва да знаете, когато поставяте файлове в папката XLStart:

• Само тези Excel файлове, които са в папката XLStart, ще се отворят автоматично, когато стартирате Excel. Ако има някакъв файл в подпапка в папката XLStart, тези файлове няма да се отворят.
• Имайте предвид, че можете да поставите файловите формати на Excel само в тази папка. Ако поставите файл, който не може да бъде прочетен от Excel, той няма да се отвори и ще видите грешка (файловият формат не е валиден).
• Ако имате файл на Excel, който има макрос, който се изпълнява, когато отворите файла, макросът ще се изпълнява дори когато файлът се отвори, когато е в папката XLStart. В случай, че не искате макросът да се изпълнява, задръжте клавиша SHIFT и след това отворете Excel.

Презаписване на файлове в стартовата папка на Excel

Когато добавите файл към папката Excel StartUp, няма да можете да го презапишете.

Това означава, че след като сте добавили файл и отворите Excel следващия път, този файл се отваря. И сега, ако направите някои промени в него и след това се опитате да го запазите, той ще ви помоли да го запишете на друго място. Ще видите подкана, както е показано по -долу:

Това работи добре, тъй като през повечето време файловете, които добавяте към стартовата папка на Excel, ще бъдат шаблони/формати, които не искате да променяте. Така че, когато работите върху файл, който се отваря автоматично и след това искате да го запишете, той ще ви помоли да го запишете на друго място.

Но какво ще стане, ако искате да запишете промените в същия файл (в папката за стартиране на Excel) и искате тези промени да отразят следващия път, когато отворите Excel.

Номерът би бил да запишете пряк път на файла Excel в папката XLStart, а не самия файл на Excel.

Автоматично отваряне на работни книги в определена папка

В горния пример ви показах как да поставите файл на Excel или няколко файла в папката XLStart. И когато отворите Excel, тези файлове се отварят автоматично.

Но какво ще стане, ако искате файловете в друга папка да се отварят автоматично при стартиране на Excel. Това може да бъде папка на проект или папка с шаблони, която съдържа вашите файлове за ежедневна употреба. Или това може да е папка на мрежовото устройство, която съдържа текущите ви файлове на проекта, които искате да отворите всеки път, когато отваряте Excel.

Excel ви позволява да посочите папка и тя автоматично ще отвори всички файлове в папката, когато стартирате Excel.

По -долу са описани стъпките за определяне на тази алтернативна стартираща папка:

1. Отворете нова работна книга или съществуваща работна книга
2. Щракнете върху Файл
3. Кликнете върху Опции
4. В диалоговия прозорец Опции на Excel щракнете върху Разширени (в левия прозорец на диалоговия прозорец)
5. Превъртете надолу и в общите опции въведете местоположението на папката в полето с описанието - „При стартиране отворете всички файлове в:“
6. Щракнете върху OK

Това е!

Сега, когато стартирате Excel, той автоматично ще отвори всички файлове в тази посочена папка.

Когато използвате този метод, трябва да знаете няколко неща:

1. Можете да презапишете файлове, които автоматично се отварят. Така че, ако отворите Excel, който отваря всички файлове в посочената папка, след което направите промяна във всеки от файловете и го запазите, тази промяна ще бъде запазена. Следващият път, когато отворите Excel, той ще отвори тези файлове в посочената папка с промените, които сте направили.
2. Той ще отваря само файлове, които са във формат Excel. Например, ако имате файл с MS Word или бележник, той няма да се отвори.
3. Отварят се само файлове в папката (не в подпапките)

Аз лично вярвам, че това може да бъде източник на проблема и понякога може да направите промени, които не искате. За да предотвратите това, можете да използвате създаване на VBA код, който записва файла с различно име (може би времева отметка) в друга папка, когато го запишете.

Ето един пример, при който VBA код се използва за създаване на резервни копия на работната книга, когато я запишете.

В случай че има файл със същото име в папката XLStart, както и в папката, която сте посочили да използвате за отваряне на работни книги, файлът в папката XLStart ще бъде отворен.

Отворете шаблони на работна книга/работен лист при стартиране на Excel

Ако има конкретен шаблон, върху който трябва да работите всеки ден, можете да запишете този шаблон и да го отваряте автоматично, когато стартирате Excel.

Например, ако имате шаблон, който има предварително зададен тип/размер на шрифта, горен/долен колонтитул, фирмено лого, заглавки на ред/колона и т.н., можете да запишете това като шаблон и да го отворите автоматично при стартиране на Excel.

За да направите това, трябва да запишете файла на Excel като шаблон (обхванат в стъпките по -долу) и след това да поставите този файл с шаблон в папката XLStart или в папката, която сте посочили като алтернативна папка за стартиране.

По -долу са стъпките за запазване на работна книга като шаблон:

1. Отворете нова работна книга (или използвайте съществуваща работна книга, за която искате да запазите шаблон)
2. Направете желаната от вас промяна в шаблона (като размер/тип на шрифта, горен/долен колонтитул, колони/заглавки на редове, таблици с държачи на места и т.н.)
3. Щракнете върху раздела Файл
4. Кликнете върху Запазване като
5. В диалоговия прозорец Запазване като щракнете върху диалоговия прозорец Запиши като тип
6. Кликнете върху Шаблон на Excel (*.xltx)
7. Намерете папката, в която искате да запишете този шаблон файл
8. Щракнете върху Запазване

Забележка: В горните стъпки не успях да запиша файла директно в папката XLStart. Той показа подкана, както е показано по -долу, казвайки, че нямам разрешение да запазвам в тази папка. Но успях да запиша този файл с шаблон в обикновена папка и след това да копирам/изрязвам и поставям в папката XLStart. Алтернативно, можете също да запишете този файл с шаблон в папката (и да посочите тази папка за автоматично отваряне на файлове на Excel). Създаването и използването на алтернативни папки е разгледано тук.

Предотвратете автоматичното отваряне на файлове на Excel

Ако отворите Excel и внезапно се отворят някои работни книги, вероятно имате една (или и двете) от двете ситуации по -долу:

1. В папката ви за стартиране на Excel (XLStart) има файлове
2. Имате алтернативна папка, посочена като папка StartUp, която има някои Excel (и) файл (и).

Така че, ако искате Excel да не отваря тези файлове и да прибягва до поведението по подразбиране при отваряне на празна работна книга или начален екран, трябва да проверите горните две неща.

Първото нещо, което трябва да проверите, е папката XLStart и да премахнете всички файлове в нея. Ако знаете как да намерите папката XLStart, чудесно.

Иначе следвайте стъпките по -долу, за да проверите дали има файлове в папката XLStart:

1. Отворете нова работна книга или съществуваща работна книга
2. Щракнете върху Файл
3. Кликнете върху Опции
4. В диалоговия прозорец Опции на Excel щракнете върху Център за доверие (в левия прозорец на диалоговия прозорец)
5. Кликнете върху Настройки на центъра за доверие
6. В диалоговия прозорец Център за доверие, който се отваря, щракнете върху Доверени местоположения. Това ще ви покаже всички надеждни местоположения (включително местоположението на Excel StartUp)
7. Щракнете двукратно върху местоположението на Excel StartUp. Това ще отвори диалоговия прозорец за надеждно местоположение с местоположението на папката Excel StartUp
8. Копирайте пътя на местоположението
9. Отворете всяка папка и въведете копираното местоположение и натиснете Enter. Това ще отвори папката Excel StartUp
10. Изтрийте всеки файл в папката.

Това премахва всички файлове, които автоматично се отварят, когато стартирате Excel, защото те са били част от папката XLStart.

Можете да проверите дали това решава проблема (затворете всички работни книги на Excel и стартирайте Excel отново).

В случай, че все още имате файлове, които се отварят автоматично, вероятно имате друга папка, посочена като папка Startup.

По -долу са описани стъпките за премахване на всяка папка като начална папка по подразбиране:

1. Отворете нова работна книга или съществуваща работна книга
2. Щракнете върху Файл
3. Кликнете върху Опции
4. В диалоговия прозорец Опции на Excel щракнете върху Разширени (в левия прозорец на диалоговия прозорец)
5. Превъртете надолу и в рамките на общите опции изтрийте всяко място на папката в полето с описанието - „При стартиране отворете всички файлове в:“
6. Щракнете върху OK

Отворете файловете на Excel автоматично, когато стартирате компютъра/лаптопа си

Точно както имаме папка XLStart, която автоматично отваря Excel файлове в нея, има и папка Startup за Windows.

Тази папка често се използва за отваряне на конкретни програми, които искате да отворите автоматично при стартиране на вашата система - като браузър или програми на Microsoft, като Excel или PowerPoint.

Можете също да използвате тази папка за отваряне на конкретни файлове на Excel веднага след стартиране на компютъра.

За да направите това, трябва да копирате файла (или прекия път на този файл) и да го поставите в стартовата папка.

По -долу са описани стъпките за отваряне на стартовата папка в Windows 8 и 10:

1. Отворете диалоговия прозорец Windows Run (използвайте клавишната комбинация Windows Key + R или просто въведете Run в лентата за търсене в долния ляв ъгъл на вашата система).
2. В диалоговия прозорец Изпълнение копирайте и поставете следния път - %AppData%\ Microsoft \ Windows \ Start Menu \ Programs \ Startup
3. Натиснете клавиша Enter или щракнете върху OK.

Горните стъпки ще отворят папката за стартиране на Windows. Сега поставете файловете на Excel или прекия път към файловете на Excel, които искате да отворите веднага след стартиране на Windows.

Можете също да постигнете същото, като добавите файла в папката XLSart или използвате алтернативна папка (и двете са обхванати по -горе в този урок) и след това добавете пряк път към програмата Excel в папката за стартиране на Windows. Това кара Excel да стартира, когато стартирате Windows (защото имате пряк път Excel в папката за стартиране на Windows), което отваря файловете в папката XLStart.

Ако използвате Windows 7, тук можете да намерите инструкцията за отваряне на стартовата папка.

Отваряне на свързани файлове на Excel, когато отваряте конкретна работна книга (използвайки VBA)

В горните раздели разгледах как да отворя файлове при стартиране на Excel.

В тази част на урока ще ви покажа как да отворите всички свързани файлове, когато отворите конкретна работна книга на Excel.

Например, ако работите по проект, можете да отворите главния тракер и той едновременно да отвори някои свързани файлове (като работен лист за състоянието на проекта или анализ на разходите и ползите на проекта или работната книга за планиране на проекта).

Вие схващате идеята!

За да направите това, можете да използвате прост VBA код и да посочите файловете, които искате да отворите.

По -долу е кодът, който ще отвори свързан файл „Tracker.xlsx“, когато отворите файла, в който се намира този код:

Private Sub Workbook_Open () Workbooks.Open "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test File A.xlsx" End Sub

Горният код използва събитието за отваряне на работната книга, за да стартира кода веднага щом се отвори тази работна книга. Трябва да посочите точния път на файла (включително разширението на файла).

Ако искате да се отворят няколко файла, можете да добавите няколко реда код с всеки ред, указващ местоположението на файла.

Например, кодът по -долу ще отвори три файла, когато отворите кода, в който се намира този код:

Private Sub Workbook_Open () Workbooks.Open "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test New \ Test File A.xlsx" Workbooks.Open "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test New \ Test File B.xlsx" Работни книги .Отворете "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test New \ Test File C.xlsx" End Sub

Къде да сложа този код?

Този код трябва да бъде поставен в работната книга, която при отваряне би задействала отваряне на свързаната работна книга (чийто адрес е споменат в кода).

По -долу са стъпките за поставяне на кода в работната книга:

1. При отворена работна книга задръжте клавиша ALT и след това натиснете клавиша F11. Това ще отвори VB Editor.
2. В редактора на VB щракнете двукратно върху обекта ThisWorkbook (който ще бъде посочен като един от обектите в прозореца Project Explorer). Това ще отвори кодовия прозорец за обекта ThisWorkbook. Ако не виждате прозореца на Project Explorer, щракнете върху „View“ в лентата с менюта и след това върху „Project Explorer“.
3. В прозореца на кода копирайте и поставете горния код
4. Затворете редактора на VB

Когато поставите горния код в кодовия прозорец „ThisWorkbook“, всеки път, когато тази работна книга се отвори, този VBA код ще се изпълни, което от своя страна ще отвори посочените файлове на Excel.