Как да създадете формуляр за въвеждане на данни в Excel (Ръководство стъпка по стъпка)

Гледайте видеоклипа за използване на формуляри за въвеждане на данни в Excel

По -долу е подробен писмен урок за формуляра за въвеждане на данни в Excel, в случай че предпочитате да четете, вместо да гледате видеоклип.

Excel има много полезни функции, когато става въпрос за въвеждане на данни.

И една такава характеристика е Формуляр за въвеждане на данни.

В този урок ще ви покажа какво представляват формулярите за въвеждане на данни и как да ги създавате и използвате в Excel.

Защо трябва да знаете за формулярите за въвеждане на данни?

Може би не го правите!

Но ако въвеждането на данни е част от ежедневната ви работа, препоръчвам ви да проверите тази функция и да видите как тя може да ви помогне да спестите време (и да ви направи по -ефективни).

Има два често срещани проблема, с които се сблъсках (и видях хората), когато става въпрос за въвеждане на данни в Excel:

1. Отнема много време. Трябва да въведете данните в една клетка, след това да преминете към следващата клетка и да въведете данните за нея. Понякога трябва да превъртите нагоре и да видите коя колона е и какви данни трябва да въведете. Или превъртете надясно и след това се върнете в началото, в случай че има много колони.
2. Склонен е към грешки. Ако имате огромен набор от данни, който се нуждае от 40 записа, има вероятност да въведете нещо, което не е предназначено за тази клетка.

Формулярът за въвеждане на данни може да помогне, като направи процеса по-бърз и по-малко податлив на грешки.

Преди да ви покажа как да създадете формуляр за въвеждане на данни в Excel, позволете ми бързо да ви покажа какво прави.

По -долу е даден набор от данни, който обикновено се поддържа от екипа по наемане в организация.

Всеки път, когато потребителят трябва да добави нов запис, той/тя ще трябва да избере клетката в следващия празен ред и след това да премине клетка по клетка, за да направи записа за всяка колона.

Въпреки че това е напълно добър начин да го направите, по -ефективен начин би бил използването на формуляр за въвеждане на данни в Excel.

По -долу е формуляр за въвеждане на данни, който можете да използвате за въвеждане на този набор от данни.

Маркираните полета са мястото, където бихте въвели данните. След като приключите, натиснете клавиша Enter, за да направите данните част от таблицата и преминете към следващия запис.

По -долу е демонстрация как работи:

Както можете да видите, това е по -лесно от обикновеното въвеждане на данни, тъй като има всичко в един диалогов прозорец.

Формуляр за въвеждане на данни в Excel

Използването на формуляр за въвеждане на данни в Excel се нуждае от малко предварителна работа.

Ще забележите, че няма опция за използване на формуляр за въвеждане на данни в Excel (не в който и да е раздел в лентата).

За да го използвате, първо трябва да го добавите към лентата с инструменти за бърз достъп (или лентата).

Добавяне на опция за формуляр за въвеждане на данни към лентата с инструменти за бърз достъп

По -долу са стъпките за добавяне на опцията за формуляр за въвеждане на данни към лентата с инструменти за бърз достъп:

1. Щракнете с десния бутон върху някоя от съществуващите икони в лентата с инструменти за бърз достъп.
2. Кликнете върху „Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп“.
3. В диалоговия прозорец „Опции на Excel“, който се отваря, изберете опцията „Всички команди“ от падащото меню.
4. Превъртете надолу списъка с команди и изберете „Формуляр“.
5. Кликнете върху бутона „Добавяне“.
6. Щракнете върху OK.

Горните стъпки биха добавили иконата на формуляр към лентата с инструменти за бърз достъп (както е показано по -долу).

След като го имате в QAT, можете да щракнете върху всяка клетка във вашия набор от данни (в която искате да направите записа) и да кликнете върху иконата Формуляр.

Забележка: За да работи формулярът за въвеждане на данни, вашите данни трябва да бъдат в таблица на Excel. Ако още не е, ще трябва да го преобразувате в таблица на Excel (клавишна комбинация - Control + T).

Части от формуляра за въвеждане на данни

Формуляр за въвеждане на данни в Excel има много различни бутони (както можете да видите по -долу).

Ето кратко описание за какво е всеки бутон:

• Нов: Това ще изчисти всички съществуващи данни във формуляра и ще ви позволи да създадете нов запис.
• Изтрий: Това ще ви позволи да изтриете съществуващ запис. Например, ако натисна клавиша Delete в горния пример, той ще изтрие записа за Mike Banes.
• Възстанови: Ако редактирате съществуващ запис, можете да възстановите предишните данни във формуляра (ако не сте натиснали New или натиснали Enter).
• Намери Пред: Това ще намери предишния запис.
• Намери следващото: Това ще намери следващия запис.
• Критерии: Това ви позволява да намерите конкретни записи. Например, ако търся всички записи, където кандидатът е бил нает, трябва да кликна върху бутона Критерии, да въведем „Нает“ в полето Състояние и след това да използвам бутоните за намиране. Пример за това е разгледан по -късно в този урок.
• Близо: Това ще затвори формуляра.
• Плъзгач: Можете да използвате лентата за превъртане, за да преминете през записите.

Сега нека преминем през всички неща, които можете да направите с формуляр за въвеждане на данни в Excel.

Обърнете внимание, че трябва да конвертирате данните си в таблица на Excel и да изберете всяка клетка в таблицата, за да можете да отворите диалоговия прозорец Форма за въвеждане на данни.

Ако не сте избрали клетка в таблицата на Excel, тя ще покаже подкана, както е показано по -долу:

Създаване на нов запис

По -долу са стъпките за създаване на нов запис с помощта на формуляра за въвеждане на данни в Excel:

1. Изберете всяка клетка в таблицата на Excel.
2. Кликнете върху иконата Формуляр в лентата с инструменти за бърз достъп.
3. Въведете данните в полетата на формуляра.
4. Натиснете клавиша Enter (или щракнете върху бутона New), за да въведете записа в таблицата и да получите празен формуляр за следващия запис.

Придвижване през съществуващи записи

Едно от предимствата на използването на формуляр за въвеждане на данни е, че можете лесно да навигирате и редактирате записите, без изобщо да напускате диалоговия прозорец.

Това може да бъде особено полезно, ако имате набор от данни с много колони. Това може да ви спести много превъртане и процеса на въртене напред -назад.

По -долу са стъпките за навигиране и редактиране на записите с помощта на формуляр за въвеждане на данни:

1. Изберете всяка клетка в таблицата на Excel.
2. Кликнете върху иконата Формуляр в лентата с инструменти за бърз достъп.
3. За да преминете към следващия запис, щракнете върху бутона „Намери следващия“ и за да преминете към предишния запис, щракнете върху бутона „Намери предишен“.
4. За да редактирате запис, просто направете промяната и натиснете enter. В случай, че искате да се върнете към първоначалния запис (ако не сте натиснали клавиша за въвеждане), щракнете върху бутона „Възстановяване“.

Можете също да използвате лентата за превъртане, за да се придвижвате в записи един по един.

Горната снимка показва основна навигация, където преминавате през всички записи един след друг.

Но също така можете бързо да навигирате през всички записи въз основа на критерии.

Например, ако искате да преминете през всички записи, където състоянието е „В процес на изпълнение“, можете да направите това, като използвате стъпките по-долу:

• Изберете всяка клетка в таблицата на Excel.
• Кликнете върху иконата Формуляр в лентата с инструменти за бърз достъп.
• В диалоговия прозорец Въвеждане на данни щракнете върху бутона Критерии.
• В полето Състояние въведете „В ход“. Имайте предвид, че тази стойност не е чувствителна към регистъра. Така че дори да влезете в IN-PROGRESS, пак ще работи.
• Използвайте бутоните Find Prev/Find Next, за да се придвижвате през записите, където състоянието е In-Progress.

Критериите са много полезна функция, когато имате огромен набор от данни и искате бързо да преминете през тези записи, които отговарят на даден набор от критерии.

Имайте предвид, че можете да използвате множество полета за критерии за навигация през данните.

Например, ако искате да преминете през всички записи „В ход“ след 07-08-2018, можете да използвате „> 07-08-2018“ в критериите за поле „Дата“ и „В процес на изпълнение“ като стойността в полето за състояние. Сега, когато навигирате с помощта на бутоните Find Prev/Find Next, той ще показва записи само след 07-08-2018, където състоянието е в ход.

Можете също да използвате заместващи знаци в критерии.

Например, ако сте били непоследователни при въвеждането на данните и сте използвали варианти на дума (като В процес на изпълнение, в процес на изпълнение, в процес на изпълнение и в процес на изпълнение), тогава трябва да използвате заместващи знаци, за да получите тези записи.

По -долу са описани стъпките за това:

1. Изберете всяка клетка в таблицата на Excel.
2. Кликнете върху иконата Формуляр в лентата с инструменти за бърз достъп.
3. Щракнете върху бутона Критерии.
4. В полето Състояние въведете *напредък
5. Използвайте бутоните Find Prev/Find Next, за да се придвижвате през записите, където състоянието е In-Progress.

Това работи като звездичка (*) е заместващ знак, който може да представлява произволен брой знаци в Excel. Така че, ако състоянието съдържа „напредък“, то ще бъде взето от бутоните Find Prev/Find Next, без значение какво е преди него).

Изтриване на запис

Можете да изтриете записи от самия формуляр за въвеждане на данни.

Това може да бъде полезно, когато искате да намерите конкретен тип записи и да ги изтриете.

По -долу са стъпките за изтриване на запис с помощта на формуляр за въвеждане на данни:

1. Изберете всяка клетка в таблицата на Excel.
2. Кликнете върху иконата Формуляр в лентата с инструменти за бърз достъп.
3. Придвижете се до записа, който искате да изтриете
4. Щракнете върху бутона Изтриване.

Въпреки че може да почувствате, че всичко това изглежда като много работа само за въвеждане и навигиране през записи, това спестява много време, ако работите с много данни и трябва да правите въвеждане на данни доста често.

Ограничаване на въвеждането на данни въз основа на правила

Можете да използвате валидиране на данни в клетки, за да сте сигурни, че въведените данни отговарят на няколко правила.

Например, ако искате да се уверите, че колоната за дата приема само дата по време на въвеждане на данни, можете да създадете правило за валидиране на данни, за да разрешите само дати.

Ако потребителят въведе данни, които не са дата, те няма да бъдат разрешени и на потребителя ще бъде показана грешка.

Ето как да създадете тези правила при въвеждане на данни:

1. Изберете клетките (или дори цялата колона), където искате да създадете правило за валидиране на данни. В този пример съм избрал колона А.
2. Щракнете върху раздела Данни.
3. Щракнете върху опцията Проверка на данни.
4. В диалоговия прозорец „Проверка на данни“, в раздела „Настройки“ изберете „Дата“ от падащото меню „Разрешаване“.
5. Посочете началната и крайната дата. Записите в този период от време ще бъдат валидни, а останалите ще бъдат отказани.
6. Щракнете върху OK.

Сега, ако използвате формуляра за въвеждане на данни, за да въведете данни в колоната Дата и ако това не е дата, това няма да бъде разрешено.

Ще видите съобщение, както е показано по -долу:

По същия начин можете да използвате валидиране на данни с формуляри за въвеждане на данни, за да сте сигурни, че потребителите няма да въведат грешни данни. Някои примери, където можете да използвате това, са числа, дължина на текста, дати и т.н.

Ето няколко важни неща, които трябва да знаете за формуляра за въвеждане на данни в Excel:

1. Можете да използвате заместващи знаци, докато навигирате през записите (чрез опция за критерии).
2. Трябва да имате таблица в Excel, за да можете да използвате формуляра за въвеждане на данни. Освен това трябва да имате избрана клетка в нея, за да използвате формуляра. Има обаче едно изключение от това. Ако имате именован диапазон с името „База данни“, тогава формулярът на Excel също ще се позовава на този именен диапазон, дори ако имате таблица в Excel.
3. Ширината на полето във формуляра за въвеждане на данни зависи от ширината на колоната на данните. Ако ширината на колоната ви е твърде тясна, същото ще се отрази във формуляра.
4. Можете също така да вмъкнете точки за маркиране във формуляра за въвеждане на данни. За да направите това, използвайте клавишната комбинация ALT + 7 или ALT + 9 от цифровата си клавиатура. Ето видеоклип за точките.