Гледайте видео - Най -бързият начин за разгъване на данни в Excel
Обобщените таблици са чудесни, когато искате да анализирате огромно количество данни за секунди. Той също така ви позволява бързо да създавате различни изгледи на данни, като просто плъзгате и пускате.
И за да създадете обобщена таблица, трябва да имате данните в определен формат, готов за обобщена таблица.
В много случаи е вероятно да получите данните във формати, които не са готови за обобщена таблица.
Това често се случва, когато някой ръчно събира данни и създава формат, по -четим от хората (не обобщени таблици).
Нещо, както е показано по -долу:
Горният формат на данни е нещо, което очаквате да получите като резултат от анализ на обобщена таблица.
Какво ще стане, ако искате да анализирате същите тези данни и да видите какви са общите продажби за всеки регион или за всеки месец.
Въпреки че това може лесно да се направи с помощта на обобщени таблици, за съжаление не можете да въведете горните данни в обобщена таблица.
Така че трябва да разгънете данните и да ги направите удобни за обобщена таблица.
Въпреки че има някои начини да направите това с помощта на формулата на Excel или VBA, Power Query (Получаване и преобразуване в Excel 2016) е най -добрият инструмент за разгъване на данни.
Развъртете данните с помощта на Power Query
Ето стъпките за разгъване на данни с помощта на Power Query:
(Ако вашите данни вече са в таблица на Excel, започнете от стъпка 6 нататък)
- Изберете всяка клетка в набора от данни.
- Отидете на раздела Вмъкване.
- Щракнете върху иконата на таблицата.
- В диалоговия прозорец „Създаване на таблица“ се уверете, че диапазонът е правилен. Можете да промените диапазона, ако е необходимо.
- Щракнете върху OK. Това ще преобразува вашите таблични данни в таблица на Excel.
- С всяка клетка, избрана в таблицата на Excel, щракнете върху раздела Данни.
- В групата данни Get & Transform кликнете върху иконата „От таблица/диапазон“.
- В диалоговия прозорец Създаване на таблица, който се отваря (ако се отвори), щракнете върху OK. Това ще отвори редактора на заявки, като използва данните от таблицата на Excel.
- В редактора на заявки щракнете с десния бутон върху колоната Регион.
- Кликнете върху опцията „Unpivot Other Columns“. Това незабавно ще отключи данните ви.
- Променете името на колоната „Атрибут“ на по -смислено име, например „Месеци“.
- След като разполагате с Unpivoted данни, добра практика е да се уверите, че всички типове данни са правилни. В този пример щракнете върху една клетка за всяка колона и вижте типа данни в раздела Трансформиране. Ако е необходимо, можете да промените и типа данни.
- (По избор) Променете името на заявката си на „Продажби“.
- Отидете в раздела Начало (в редактора на заявки).
- Кликнете върху Затваряне и зареждане.
Горните стъпки биха разгърнали вашия набор от данни с помощта на Power Query и биха поставили обратно в Excel като таблица в нов работен лист.
Сега можете да използвате тези данни за създаване на различни изгледи с помощта на обобщена таблица. Например можете да проверите общата стойност на продажбите по месеци или по региони.
Опресняване на заявката при добавяне на нови данни
Всичко това работи добре.
Но какво се случва, когато към първоначалния ни набор от данни се добавят нови данни.
Да приемем, че получавате данни за юли, които са в същия формат като този, с който започнахме.
Трябва ли да повторя отново всички стъпки, за да включа тези данни в моя неоткрит набор от данни?
Отговорът е НЕ.
И това е толкова страхотно за Power Query. Можете да продължите да добавяте нови данни (или да променяте съществуващи данни) и Power Query ще ги актуализира незабавно, веднага щом ги опресните.
Нека ви покажа как.
Да предположим по -долу е новият набор от данни, който получавам (който има допълнителни данни за юли):
Ето стъпките за опресняване на вече създадената заявка и разгъване на тези данни:
- Добавете тези нови данни към първоначалните си данни, които сте използвали за създаване на заявката.
- Тъй като добавяте данни към съседната колона на таблица в Excel, таблицата в Excel ще се разшири, за да включи тези данни в нея. Ако случайно не стане, направете го ръчно, като плъзнете малката обърната икона „L“ в долния десен ъгъл на таблицата на Excel.
- Отидете в раздела Данни и кликнете върху Заявки и връзки. Това ще покаже прозорец с всички съществуващи заявки в него.
- Щракнете с десния бутон върху заявката за продажби в прозореца Заявки.
- Кликнете върху Опресняване.
Това е! Вашите нови данни незабавно се отменят и се добавят към съществуващите данни.
Ще забележите, че броят редове, показани в актуализациите на заявката, за да ви покаже новите числа. В този пример беше 24 преди опресняването и стана 28 след опресняването.
Това също означава, че ако сте създали някакви обобщени таблици, използвайки данните, получени от Power Query, тези обобщени таблици също ще се опреснят, за да ви покажат актуализираните резултати.
