Гледайте видео - Използване на Flash Fill в Excel (Примери)
Flash Fill е невероятен инструмент, който е добавен в Excel 2013 и е достъпен във всички версии след това.
Можете да използвате Flash Fill в Excel, за да улесните въвеждането на данни. Това е интелигентен инструмент, който се опитва да идентифицира модели въз основа на въведените от вас данни и прави това вместо вас.
Някои прости примери за използване на Flash Fill могат да бъдат получаването на първото име от пълното име, получаването на инициалите на имената, форматирането на телефонни номера и т.н.
Използване на Flash Fill в Excel - Примери
Ето няколко примера, при които запълването с флаш наистина може да спести време чрез идентифициране на модели и улесняване на въвеждането на данни.
Пример 1 - Вземете първото име от пълното име
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:
Докато Excel Flash Fill не се появи, начинът да се получи първото име от пълното име беше да се използва Text to Columns или да се използват функциите на Excel.
Но сега можете незабавно да получите резултатите, като използвате новия инструмент в блока - Flash Fill в Excel.
Ето как можете да използвате Flash Fill в Excel, за да получите първото име:
- Изберете клетка, съседна на клетката, която съдържа данните (В2 в този случай).
- Въведете данните (в този случай собствено име).
- Изберете клетката точно под тази, в която сте въвели данни (В3 в този случай).
- Отидете в раздела Данни и в групата Инструменти за данни щракнете върху Flash Fill.
Excel Flash Fill автоматично ще запълни всички клетки с първото име от набора от данни.
Извършва се светкавично (и оттам идва името Excel Flash Fill).
Клавишната комбинация за използване на Flash Fill в Excel е Control + E.
Забележка: Flash Fill все още не е наличен в Excel за Mac версии.Пример 2 - Вземете инициалите от Името
Тъй като Flash Fill работи чрез идентифициране на шаблони, можете да го използвате, за да получите името и фамилията инициали.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:
Ето стъпките, които използвате Flash Fill в Excel, за да получите инициалите:
- Изберете клетка, съседна на клетката, която съдържа данните (В2 в този случай).
- Въведете първоначалното име в избраната клетка.
- Изберете клетката точно под тази, в която сте въвели данни (В3 в този случай).
- Отидете в раздела Данни и в групата Инструменти за данни щракнете върху Flash Fill.
Excel Flash Fill автоматично ще запълни всички клетки с инициалите на името.
Пример 3 - Свързване на имена в различен формат
Въпреки че можете да използвате Flash Fill в Excel за разделяне на данни (на собствено име или инициали, както се вижда в Примери 1 и 2 по -горе), можете да го използвате и за обединяване на клетки.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:
Намерението тук е да се комбинират имената в следния формат - Фамилия, Име. Например, Тони и Старк ще се комбинират, за да дадат Старк, Тони.
Ето как можете да използвате Flash Fill в Excel, за да комбинирате имена:
- Изберете клетка, съседна на клетката, която съдържа данните (В2 в този случай).
- Въведете клетката с комбинираното име в желания формат.
- Изберете клетката точно под тази, в която сте въвели данни (В3 в този случай).
- Отидете в раздела Данни и в групата Инструменти за данни щракнете върху Flash Fill.
Excel Flash Fill автоматично ще запълни всички клетки, където имената са комбинирани в посочения формат.
Пример 4 - Вземете потребителски имена от имейл адреси
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:
Намерението тук е да получите потребителското име от имейл адреса (например, да получите „tonystark“ от [email protected]).
Ето как можете да използвате Flash Fill в Excel, за да получите имената на потребителите от идентификационните номера на имейлите:
- Изберете клетка, съседна на клетката, която съдържа данните (В2 в този случай).
- Въведете клетката с потребителското име от имейл адреса от клетката вляво.
- Изберете клетката точно под тази, в която сте въвели данни (В3 в този случай).
- Отидете в раздела Данни и в групата Инструменти за данни щракнете върху Flash Fill.
Excel Flash Fill автоматично ще запълни всички клетки, където са имената на потребителите от съответните имейл адреси.
Пример 5 - Форматиране на телефонни номера
Можете да използвате Flash Fill с текст, както и с числа.
Ето един пример, където можете да форматирате телефонните номера с помощта на Excel Flash Fill.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:
Намерението тук е да получите телефонния номер в следния формат: XXX-XXX-XXXX.
Ето как можете да използвате Flash Fill в Excel, за да получите телефонния номер в желания формат:
- Изберете клетка, съседна на клетката, която има телефонен номер (В2 в този случай).
- Въведете клетката с телефонния номер в желания формат.
- Изберете клетката точно под тази, в която сте въвели данни (В3 в този случай).
- Отидете в раздела Данни и в групата Инструменти за данни щракнете върху Flash Fill.
Excel Flash Fill автоматично ще запълни всички клетки с телефонните номера в определения формат.
Пример 6 - Извличане на специфични точки от данни (като град от адрес)
Можете да използвате Flash Fill в Excel, за да извлечете част от набор от данни.
Да предположим, че имате набор от данни, както е показано по -долу:
Намерението тук е да получите кода на състоянието от всеки адрес.
Ето стъпките за получаване на кода на състоянието от адрес с помощта на Flash Fill в Excel:
- Изберете клетка, съседна на клетката, която има телефонен номер (В2 в този случай).
- В клетката въведете кода на състоянието от адреса вляво.
- Изберете клетката точно под тази, в която сте въвели данни (В3 в този случай).
- Отидете в раздела Данни и в групата Инструменти за данни щракнете върху Flash Fill.
Това незабавно ще извлече всички кодове на състоянието в колона B.
По същия начин можете да извлечете и пин кодове.
Ограничения на Flash Fill в Excel
Въпреки че Flash Fill е невероятен инструмент, важно е да знаете, че има ограничения, преди да го използвате за големи и важни набори от данни:
- Резултатът от Flash Fill е статичен. Това означава, че ако промените оригиналния набор от данни, резултатът от Flash Fill няма да се промени.
- Flash Fill игнорира клетката с интервал. Ако използвате Flash Fill, уверете се, че клетките, където ще дойде резултатът, нямат знак за интервал. Ако това стане, Excel Flash Fill просто ще го игнорира.
- В някои случаи Flash Fill може да се обърка при идентифицирането на модела, даващ неправилни резултати. Например, в случай на извличане на средните имена, ако има имена без второ име, Flash Fill ще даде неправилни резултати (както е показано по -долу).
Грешка при запълване на Excel Flash
Ако Flash Fill не може да разпознае модел, той може да покаже грешка, както е показано по -долу:
В такъв случай можете да попълните още няколко клетки, така че Flash Fill да разпознае модел или да изхвърлите идеята за използване на Flash Fill и вместо това да използвате функциите на Excel.
Може да харесате и следните уроци по Excel:
- Как да използвате Fill Handle в Excel.
- Как да създадете падащ списък в Excel.
- 10 съвета за въвеждане на данни в Excel, които не можете да пропуснете.
